Anticipos y gastos reales: cómo funciona la liquidación anual de suministros

Muchos inquilinos pagan cada mes una cantidad fija, además del alquiler, por calefacción, agua, recogida de basuras, limpieza del portal y gastos parecidos. Esa cantidad es un anticipo, es decir, una estimación. Cuando llegan las facturas reales del año, propietario e inquilino comparan ambas cifras: el inquilino paga la diferencia si los anticipos se quedaron cortos, o recupera dinero si fueron excesivos.

Esta regularización es el origen de muchas discusiones en el alquiler. Pocas veces hay mala fe; lo habitual es que la liquidación sea simplemente difícil de seguir. Esta guía explica cómo es una liquidación clara, qué gastos entran en ella y cómo fijar el anticipo del año siguiente. Usamos Alemania como ejemplo práctico, porque sus normas son detalladas y su plazo está cerca: las liquidaciones de 2025 deben llegar a los inquilinos antes del 31 de diciembre de 2026, dentro de unas diez semanas.

Qué debe mostrar una liquidación

Vivas donde vivas, una liquidación que el inquilino pueda comprobar por sí mismo suele incluir seis elementos:

1. El periodo. Por ejemplo, del 1 de enero al 31 de diciembre de 2025. Si el inquilino entró o se fue durante el año, solo cuentan sus meses.
2. El coste total de cada partida. No una suma global. Calefacción, agua, basuras, seguro, etc., cada una por separado.
3. El criterio de reparto. Cómo se divide cada total: por superficie, por número de ocupantes, por lectura de contador o por vivienda. El criterio debe coincidir con lo que dice el contrato.
4. La parte del inquilino. El importe que resulta de aplicar el criterio al total.
5. Los anticipos realmente pagados. Lo que el inquilino pagó, no lo que debía pagar. Los anticipos impagados son una deuda aparte.
6. El resultado. La cantidad a pagar o a devolver y, si es posible, el nuevo anticipo mensual.

Si falta alguno de estos puntos, el inquilino no puede comprobar las cifras, y ahí empiezan los desacuerdos.

Un ejemplo práctico

Imagina un piso de 70 m² en un edificio con 700 m² de superficie habitable, de modo que la parte del inquilino es del 10 %. El inquilino pagó 180 € al mes, es decir, 2.160 € al año.

Las cifras son inventadas, pero lo importante es la estructura: el inquilino ve de dónde sale cada número.

Qué se puede repercutir y qué corre a cargo del propietario

La idea general es parecida en la mayoría de los países: el inquilino paga los gastos corrientes de uso del inmueble. El propietario paga la conservación del inmueble y su gestión como negocio. En la práctica:

Suele repercutirse (si el contrato lo prevé): calefacción y agua caliente, agua y alcantarillado, recogida de basuras, limpieza e iluminación de zonas comunes, funcionamiento del ascensor, seguro del edificio, deshollinado, mantenimiento del jardín, tareas habituales de portería y, en Alemania, el impuesto sobre bienes inmuebles.

Suele quedar a cargo del propietario:

• Reparaciones y mantenimiento. Una bomba de caldera averiada, un tejado nuevo, repintar la escalera.
• Gastos de administración. Honorarios del administrador, el tiempo del propio propietario, comisiones bancarias, contabilidad.
• Reservas. Aportaciones a un fondo de reformas o de reserva del edificio.
• Vacíos. La parte de los gastos correspondiente a viviendas desocupadas.

Un error frecuente es repercutir la factura completa del portero o del administrador cuando una parte corresponde a reparaciones o a gestión. Esa parte hay que descontarla.

En Alemania, esta división está fijada por ley. El § 1 del Reglamento de gastos de explotación (BetrKV) excluye expresamente los gastos de administración y los de mantenimiento y reparación de los gastos que se pueden repercutir a los inquilinos. Y aun un gasto permitido solo se puede repercutir si el contrato lo contempla.

Alemania: el plazo y qué pasa si se incumple

Según el § 556 (3) del Código Civil alemán (BGB), los anticipos de gastos de explotación deben liquidarse una vez al año. La liquidación debe llegar al inquilino como máximo al final del duodécimo mes posterior al fin del periodo de facturación. Para un periodo que coincide con el año natural, eso significa que la liquidación de 2025 tiene que llegar antes del 31 de diciembre de 2026.

Lo que cuenta es cuándo la recibe el inquilino, no cuándo la envías. Si hay un conflicto, el propietario debe demostrar que la entregó. Así que no eches la carta al buzón el 30 de diciembre confiando en la suerte. Entrégala en mano con un testigo, o envíala por un medio que puedas acreditar, con bastante antelación.

Si se incumple el plazo:

• Por regla general, el propietario ya no puede reclamar la diferencia a su favor. La única excepción es un retraso del que no sea responsable.
• La devolución sigue siendo debida. El plazo protege al inquilino, no al propietario.
• El inquilino tiene doce meses desde que recibe la liquidación para presentar objeciones. Pasado ese tiempo, por lo general ya no puede hacerlo, salvo que el retraso no fuera culpa suya.

La ley también exige que los costes sean razonables (el principio de eficiencia económica). Un propietario no puede repercutir un contrato excesivamente caro solo porque lo pague el inquilino.

La calefacción tiene sus propias normas en Alemania: según el Reglamento de costes de calefacción, gran parte de estos costes debe repartirse según el consumo medido. Por eso la liquidación de calefacción de la empresa de medición suele ir como anexo aparte. Nuestro artículo del 3 de octubre sobre las lecturas de los contadores de calefacción lo explica con más detalle.

Ajustar el anticipo del año siguiente

La liquidación es el momento natural para ajustar el anticipo mensual. En el ejemplo, el coste real fue de 2.340 €, es decir, 195 € al mes, así que mantener al inquilino en 180 € generaría otro déficit.

En Alemania, el § 560 (4) BGB permite que cualquiera de las dos partes ajuste el anticipo a un importe adecuado tras una liquidación, mediante una declaración en forma de texto (basta un correo electrónico). «Adecuado» significa basado en la última liquidación, más los aumentos que puedas justificar, como una subida de precios publicada por el suministrador de energía. Un margen redondo «por si acaso» no vale. Los inquilinos pueden usar la misma norma para pedir un anticipo menor tras una devolución importante.

Fuera de Alemania, comprueba si tu contrato permite modificar el anticipo y con qué preaviso.

Qué puede pedir ver el inquilino

Una liquidación es tan fiable como su documentación. Por lo general, los inquilinos tienen derecho a ver:

• las facturas de los proveedores de cada partida (empresa de aguas, servicio de basuras, aseguradora, empresa de limpieza);
• la liquidación de gastos del edificio del administrador o de la comunidad de propietarios, si el piso está en un edificio compartido;
• las lecturas de los contadores al inicio y al final del periodo, incluidas las de la entrada o salida del inquilino;
• la liquidación de costes de calefacción y las lecturas de los repartidores de costes;
• los documentos que respaldan el criterio de reparto, por ejemplo, las superficies.

En Alemania, el § 556 (4) BGB da a los inquilinos derecho a consultar los justificantes si lo solicitan, y el propietario puede facilitarlos por vía electrónica. Las facturas escaneadas enviadas por correo electrónico son suficientes.

En otros países: misma lógica, normas distintas

El plazo alemán y la lista de gastos no se aplican en otros países. Cada país lo regula a su manera, y a menudo el contrato pesa más que cualquier ley.

Hungría es un buen ejemplo. Los contratos de suministros suelen seguir a nombre del propietario, y el inquilino paga o bien las facturas reales según las lecturas de los contadores, o bien una cuota fija mensual (átalány) pactada en el contrato. Con cuota fija, que exista o no una regularización a final de año depende de lo que diga el contrato. Los gastos comunes del edificio (közös költség) los debe el propietario a la comunidad de propietarios. Que el inquilino pague todo, solo la parte ligada al uso o nada también es cuestión del contrato. Guías húngaras para propietarios, como el resumen de Fundamenta y esta guía de RentTab, recomiendan detallar por separado en el contrato el alquiler, los suministros y los gastos comunes, e indicar si se liquida por contador o por cuota fija.

Sea cual sea el país, si la cantidad a pagar es elevada o el inquilino la discute, merece la pena una breve consulta con un asesor fiscal, un abogado o una asociación local de inquilinos o propietarios.

Lista de comprobación antes de enviar la liquidación

• ☐ Periodo indicado, con las fechas de entrada o salida si procede
• ☐ Cada partida con su total del edificio
• ☐ Criterio de reparto indicado para cada partida y acorde con el contrato
• ☐ Reparaciones, honorarios de gestión y aportaciones a reservas descontados
• ☐ Solo se incluyen los gastos que el contrato permite
• ☐ Anticipos realmente pagados, no los previstos
• ☐ Cantidad a pagar o a devolver claramente indicada, con fecha de pago
• ☐ Nuevo anticipo mensual propuesto, con su motivo
• ☐ Facturas, liquidaciones de gastos y lecturas de contadores listas para enseñar
• ☐ Alemania: entregada con prueba de recepción mucho antes del 31 de diciembre de 2026

Gran parte del trabajo consiste en encontrar papeles: los doce meses de anticipos en un sitio, las facturas en otro, las fotos de los contadores en el móvil. En LeasingTrack, cada inmueble reúne sus ingresos, gastos y documentos, y el inquilino ve sus propios pagos. Cuando llega la época de liquidar, las cifras ya están en un solo lugar.