Vorauszahlung und tatsächliche Kosten: So funktioniert die Nebenkostenabrechnung

Viele Mieter zahlen zusätzlich zur Miete jeden Monat einen festen Betrag für Heizung, Wasser, Müllabfuhr, Treppenhausreinigung und ähnliche Kosten. Dieser Betrag ist eine Vorauszahlung, also eine Schätzung. Liegen die echten Rechnungen des Jahres vor, vergleichen Vermieter und Mieter beides: Der Mieter zahlt nach, wenn die Vorauszahlungen zu niedrig waren, oder bekommt Geld zurück, wenn sie zu hoch waren.

Genau hier beginnen viele Streitigkeiten im Mietverhältnis. Böser Wille ist dabei selten der Grund. Meistens ist die Abrechnung schlicht schwer nachzuvollziehen. Dieser Ratgeber erklärt, wie eine verständliche Abrechnung aussieht, welche Kosten hineingehören und wie Sie die Vorauszahlung für das nächste Jahr festlegen. Als Beispiel dient Deutschland, weil die Regeln dort sehr detailliert sind und die Frist bald abläuft: Abrechnungen für 2025 müssen den Mietern bis zum 31. Dezember 2026 zugehen, also in etwa zehn Wochen.

Was eine Abrechnung zeigen muss

Egal, wo vermietet wird: Eine Abrechnung, die der Mieter selbst prüfen kann, enthält in der Regel sechs Angaben:

1. Den Abrechnungszeitraum. Zum Beispiel 1. Januar bis 31. Dezember 2025. Ist der Mieter im Lauf des Jahres ein- oder ausgezogen, zählen nur seine Monate.
2. Die Gesamtkosten jeder Position. Keine Pauschalsumme, sondern Heizung, Wasser, Müll, Versicherung usw. jeweils einzeln.
3. Den Umlageschlüssel. Wie jede Summe aufgeteilt wird: nach Wohnfläche, Personenzahl, Zählerstand oder je Wohnung. Der Schlüssel sollte zum Mietvertrag passen.
4. Den Anteil des Mieters. Der Betrag, der sich ergibt, wenn der Schlüssel auf die Gesamtkosten angewendet wird.
5. Die tatsächlich gezahlten Vorauszahlungen. Das, was der Mieter wirklich gezahlt hat, nicht das, was er hätte zahlen sollen. Ausgebliebene Vorauszahlungen sind eine eigene Forderung.
6. Das Ergebnis. Die Nachzahlung oder das Guthaben und möglichst auch die neue monatliche Vorauszahlung.

Fehlt eine dieser Angaben, kann der Mieter die Zahlen nicht prüfen, und dann beginnt der Ärger.

Ein durchgerechnetes Beispiel

Angenommen, eine 70-m²-Wohnung liegt in einem Haus mit 700 m² Wohnfläche, der Flächenanteil des Mieters beträgt also 10 %. Der Mieter hat 180 € pro Monat gezahlt, im Jahr 2.160 €.

Die Zahlen sind erfunden, entscheidend ist der Aufbau: Der Mieter sieht, woher jede Zahl stammt.

Was umgelegt werden kann und was beim Eigentümer bleibt

Der Grundgedanke ist in den meisten Ländern derselbe: Mieter zahlen die laufenden Kosten der Nutzung der Immobilie. Der Eigentümer trägt die Kosten für Instandhaltung und für den Betrieb als Geschäft. In der Praxis heißt das:

In der Regel umlagefähig (sofern der Mietvertrag das vorsieht): Heizung und Warmwasser, Wasser und Abwasser, Müllabfuhr, Reinigung und Beleuchtung von Gemeinschaftsflächen, Aufzugsbetrieb, Gebäudeversicherung, Schornsteinfeger, Gartenpflege, laufende Hauswartarbeiten und in Deutschland die Grundsteuer.

In der Regel beim Eigentümer:

• Reparaturen und Instandhaltung. Eine defekte Kesselpumpe, ein neues Dach, ein neuer Anstrich im Treppenhaus.
• Verwaltungskosten. Honorar der Hausverwaltung, die eigene Arbeitszeit des Eigentümers, Bankgebühren, Buchhaltung.
• Rücklagen. Beiträge zur Instandhaltungs- oder Rücklage des Hauses.
• Leerstand. Der Kostenanteil für leerstehende Einheiten.

Ein häufiger Fehler: Die gesamte Rechnung des Hauswarts oder der Hausverwaltung wird umgelegt, obwohl ein Teil davon Reparaturen oder Verwaltung betrifft. Dieser Teil muss herausgerechnet werden.

In Deutschland ist diese Trennung gesetzlich geregelt. § 1 der Betriebskostenverordnung (BetrKV) schließt Verwaltungskosten sowie Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten ausdrücklich von den Betriebskosten aus, die auf Mieter umgelegt werden dürfen. Aber auch zulässige Kosten dürfen nur umgelegt werden, wenn der Mietvertrag dies vorsieht.

Deutschland: die Frist und was danach gilt

Nach § 556 Abs. 3 des Bürgerlichen Gesetzbuchs (BGB) müssen Vorauszahlungen für Betriebskosten jährlich abgerechnet werden. Die Abrechnung muss dem Mieter spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach dem Ende des Abrechnungszeitraums mitgeteilt werden. Bei einem Kalenderjahr bedeutet das: Die Abrechnung für 2025 muss bis zum 31. Dezember 2026 zugehen.

Entscheidend ist, wann der Mieter sie erhält, nicht wann Sie sie abschicken. Im Streitfall muss der Vermieter den Zugang beweisen. Werfen Sie den Brief also nicht am 30. Dezember in den Briefkasten und hoffen auf das Beste. Übergeben Sie ihn persönlich im Beisein eines Zeugen oder versenden Sie ihn nachweisbar, und zwar deutlich vor Fristablauf.

Wird die Frist versäumt:

• Der Vermieter kann in der Regel keine Nachzahlung mehr verlangen. Ausnahme ist nur eine Verspätung, die er nicht zu vertreten hat.
• Ein Guthaben ist weiterhin auszuzahlen. Die Frist schützt den Mieter, nicht den Vermieter.
• Der Mieter hat zwölf Monate nach Erhalt der Abrechnung Zeit für Einwendungen. Danach sind Einwendungen grundsätzlich ausgeschlossen, es sei denn, er hat die Verspätung nicht zu vertreten.

Außerdem müssen die Kosten angemessen bleiben (Wirtschaftlichkeitsgebot). Ein überteuerter Vertrag darf nicht einfach umgelegt werden, nur weil der Mieter zahlt.

Für die Heizung gelten in Deutschland eigene Regeln: Nach der Heizkostenverordnung muss ein großer Teil der Heizkosten nach gemessenem Verbrauch verteilt werden. Deshalb liegt die Heizkostenabrechnung des Messdienstleisters meist als eigene Anlage bei. Unser Artikel vom 3. Oktober zu den Ablesungen der Heizungszähler geht darauf genauer ein.

Die Vorauszahlung für das nächste Jahr anpassen

Die Abrechnung ist der natürliche Zeitpunkt, die monatliche Vorauszahlung anzupassen. Im Beispiel lagen die echten Kosten bei 2.340 €, also 195 € pro Monat. Bliebe der Mieter bei 180 €, entstünde im nächsten Jahr wieder ein Fehlbetrag.

In Deutschland erlaubt § 560 Abs. 4 BGB beiden Parteien, die Vorauszahlung nach einer Abrechnung durch Erklärung in Textform (eine E-Mail genügt) auf eine angemessene Höhe anzupassen. „Angemessen“ heißt: auf Grundlage der letzten Abrechnung, zuzüglich Erhöhungen, die Sie tatsächlich belegen können, etwa eine veröffentlichte Preiserhöhung des Energieversorgers. Ein pauschaler Aufschlag „zur Sicherheit“ zählt nicht. Mieter können dieselbe Regel nutzen, um nach einem hohen Guthaben eine niedrigere Vorauszahlung zu verlangen.

Außerhalb Deutschlands sollten Sie prüfen, ob Ihr Mietvertrag eine Änderung der Vorauszahlung zulässt und mit welcher Frist.

Was ein Mieter einsehen darf

Eine Abrechnung ist nur so vertrauenswürdig wie ihre Unterlagen. Mieter dürfen in der Regel Einsicht verlangen in:

• die Lieferantenrechnungen hinter jeder Position (Wasserversorger, Müllentsorger, Versicherer, Reinigungsfirma);
• die Kostenabrechnung des Hauses von der Hausverwaltung oder Eigentümergemeinschaft, wenn die Wohnung in einem gemeinsamen Gebäude liegt;
• die Zählerstände zu Beginn und am Ende des Zeitraums, auch bei Ein- oder Auszug;
• die Heizkostenabrechnung und die Ablesewerte der Heizkostenverteiler;
• die Unterlagen zum Umlageschlüssel, etwa die Wohnflächen.

In Deutschland gibt § 556 Abs. 4 BGB Mietern das Recht, auf Verlangen die Belege einzusehen; der Vermieter darf sie auch elektronisch bereitstellen. Eingescannte Rechnungen per E-Mail genügen.

Anderswo: gleiche Logik, andere Regeln

Die deutsche Frist und die deutsche Kostenliste gelten in anderen Ländern nicht. Jedes Land regelt das anders, und oft zählt der Mietvertrag mehr als jedes Gesetz.

Ungarn ist ein gutes Beispiel. Versorgungsverträge laufen dort oft weiter auf den Namen des Eigentümers, und der Mieter zahlt entweder die tatsächlichen Rechnungen nach Zählerstand oder eine im Mietvertrag vereinbarte monatliche Pauschale (átalány). Bei einer Pauschale hängt es vom Vertrag ab, ob es überhaupt eine Jahresabrechnung gibt. Die Gemeinschaftskosten des Hauses (közös költség) schuldet der Eigentümer der Eigentümergemeinschaft. Ob der Mieter sie ganz, nur den verbrauchsabhängigen Teil oder gar nicht trägt, ist ebenfalls Vertragssache. Ungarische Vermieterratgeber wie die Übersicht von Fundamenta und dieser Ratgeber von RentTab empfehlen, Miete, Nebenkosten und Gemeinschaftskosten im Mietvertrag getrennt aufzuführen und festzulegen, ob nach Zähler oder pauschal abgerechnet wird.

In jedem Land gilt: Ist eine Nachzahlung hoch oder bestreitet der Mieter sie, lohnt sich ein kurzes Gespräch mit einem Steuerberater, Anwalt oder dem Mieter- bzw. Vermieterverein vor Ort.

Checkliste vor dem Versand der Abrechnung

• ☐ Zeitraum angegeben, ggf. mit Ein- oder Auszugsdatum
• ☐ Jede Kostenposition mit den Gesamtkosten des Hauses aufgeführt
• ☐ Umlageschlüssel je Position genannt und mit dem Mietvertrag vereinbar
• ☐ Reparaturen, Verwaltungsgebühren und Rücklagen herausgerechnet
• ☐ Nur Kosten enthalten, die der Mietvertrag zulässt
• ☐ Tatsächlich gezahlte Vorauszahlungen angegeben, nicht die erwarteten
• ☐ Nachzahlung oder Guthaben klar beziffert, mit Zahlungstermin
• ☐ Neue monatliche Vorauszahlung samt Begründung vorgeschlagen
• ☐ Rechnungen, Kostenaufstellungen und Zählerstände zur Einsicht bereit
• ☐ Deutschland: mit Zugangsnachweis deutlich vor dem 31. Dezember 2026 zugestellt

Der größte Teil der Arbeit besteht darin, Unterlagen zusammenzusuchen: zwölf Monate Vorauszahlungen an einem Ort, Rechnungen an einem anderen, Zählerfotos auf dem Handy. In LeasingTrack bewahrt jede Immobilie Einnahmen, Ausgaben und Dokumente zusammen auf, und der Mieter sieht seine eigenen Zahlungen. Wenn die Abrechnungszeit kommt, liegen die Zahlen schon an einem Ort.