Avansuri față de costuri reale: cum funcționează regularizarea anuală a utilităților

Mulți chiriași plătesc în fiecare lună, pe lângă chirie, o sumă fixă pentru încălzire, apă, colectarea deșeurilor, curățenia scării și alte costuri similare. Suma aceasta este un avans, adică o estimare. Când sosesc facturile reale ale anului, proprietarul și chiriașul compară cele două valori: chiriașul completează diferența dacă avansurile au fost prea mici sau primește bani înapoi dacă au fost prea mari.

Multe dispute dintre proprietari și chiriași pornesc de la această regularizare. Rareori e vorba de rea-credință. De obicei, pur și simplu, calculul este greu de urmărit. Acest ghid explică cum arată o regularizare clară, ce costuri își au locul în ea și cum se stabilește avansul pentru anul următor. Exemplul detaliat este Germania, pentru că regulile ei sunt precise, iar termenul se apropie: regularizările pentru 2025 trebuie să ajungă la chiriași până la 31 decembrie 2026, adică peste aproximativ zece săptămâni.

Ce trebuie să arate o regularizare

Oriunde ați închiria, o regularizare pe care chiriașul o poate verifica singur conține de obicei șase elemente:

1. Perioada. De exemplu, 1 ianuarie – 31 decembrie 2025. Dacă chiriașul s-a mutat în sau din locuință în cursul anului, se iau în calcul doar lunile lui.
2. Costul total pentru fiecare poziție. Nu o sumă globală. Încălzirea, apa, deșeurile, asigurarea și așa mai departe, fiecare separat.
3. Cheia de repartizare. Cum se împarte fiecare total: după suprafață, după numărul de persoane, după indexul contorului sau pe apartament. Cheia trebuie să corespundă cu ce prevede contractul de închiriere.
4. Cota chiriașului. Suma rezultată din aplicarea cheii asupra totalului.
5. Avansurile efectiv plătite. Ce a plătit chiriașul, nu ce ar fi trebuit să plătească. Avansurile neplătite sunt o datorie separată.
6. Rezultatul. Diferența de plată sau suma de returnat și, ideal, noul avans lunar.

Dacă lipsește oricare dintre ele, chiriașul nu poate verifica cifrele, iar de aici încep neînțelegerile.

Un exemplu calculat

Luăm un apartament de 70 m² într-o clădire cu 700 m² suprafață locuibilă, deci cota chiriașului după suprafață este de 10%. Chiriașul a plătit 180 € pe lună, adică 2.160 € pe an.

Cifrele sunt inventate, dar contează structura. Chiriașul vede de unde provine fiecare sumă.

Ce se poate refactura și ce rămâne în sarcina proprietarului

Ideea generală este aceeași în majoritatea țărilor: chiriașii plătesc costurile curente de utilizare a proprietății. Proprietarul plătește pentru menținerea ei în stare bună și pentru administrarea ei ca activitate economică. În practică:

De obicei se refacturează (dacă așa prevede contractul): încălzirea și apa caldă, apa și canalizarea, colectarea deșeurilor, curățenia și iluminatul spațiilor comune, funcționarea liftului, asigurarea clădirii, curățarea coșurilor de fum, întreținerea grădinii, munca curentă a îngrijitorului și, în Germania, impozitul pe proprietate.

De obicei rămân în sarcina proprietarului:

• Reparațiile și întreținerea. Pompa defectă a centralei, un acoperiș nou, revopsirea scării.
• Costurile de administrare. Onorariul administratorului, timpul propriu al proprietarului, comisioanele bancare, contabilitatea.
• Rezervele. Contribuțiile la fondul de renovare sau de rezervă al clădirii.
• Spațiile goale. Partea de costuri aferentă unităților nelocuite.

O greșeală frecventă este refacturarea integrală a facturii îngrijitorului sau a administratorului, deși o parte din ea acoperă reparații sau administrare. Acea parte trebuie scoasă.

În Germania, această împărțire este stabilită prin lege. § 1 din Ordonanța privind costurile de exploatare (BetrKV) exclude explicit costurile de administrare și cele de întreținere și reparații din costurile de exploatare care pot fi puse în sarcina chiriașilor. Chiar și un cost permis poate fi refacturat doar dacă este prevăzut în contract.

Germania: termenul-limită și consecințele depășirii lui

Conform § 556 alin. (3) din Codul civil german (BGB), avansurile pentru costurile de exploatare trebuie regularizate o dată pe an. Regularizarea trebuie să ajungă la chiriaș cel târziu la sfârșitul celei de-a douăsprezecea luni după încheierea perioadei de facturare. Pentru o perioadă care coincide cu anul calendaristic, regularizarea pentru 2025 trebuie să ajungă până la 31 decembrie 2026.

Contează momentul în care chiriașul o primește, nu cel în care o trimiteți. Dacă apare un litigiu, proprietarul trebuie să dovedească primirea. Așadar, nu puneți scrisoarea în cutia poștală pe 30 decembrie sperând că va fi bine. Predați-o personal, în prezența unui martor, sau trimiteți-o într-un mod pe care îl puteți dovedi, cu mult înainte de termen.

Dacă termenul este depășit:

• Proprietarul, în general, nu mai poate pretinde diferența de plată. Singura excepție este o întârziere pentru care nu este responsabil.
• Returnarea sumei cuvenite chiriașului rămâne obligatorie. Termenul îl protejează pe chiriaș, nu pe proprietar.
• Chiriașul are la dispoziție douăsprezece luni de la primirea regularizării pentru a ridica obiecții. După aceea, obiecțiile sunt în general excluse, din nou cu excepția cazului în care întârzierea nu i-a fost imputabilă.

Legea cere, de asemenea, ca costurile să fie rezonabile (principiul eficienței economice). Un proprietar nu poate refactura un contract supraevaluat doar pentru că îl plătește chiriașul.

Încălzirea are în Germania reguli proprii: potrivit Ordonanței privind costurile de încălzire, o mare parte din aceste costuri trebuie repartizată după consumul măsurat. De aceea releveul de costuri de încălzire de la firma de contorizare este de obicei un anexă separată. Articolul nostru din 3 octombrie despre citirea contoarelor de căldură tratează subiectul mai pe larg.

Reajustarea avansului pentru anul următor

Regularizarea este momentul firesc pentru a ajusta avansul lunar. În exemplu, costul real a fost de 2.340 €, adică 195 € pe lună, deci menținerea chiriașului la 180 € ar crea un nou deficit.

În Germania, § 560 alin. (4) BGB permite oricărei părți să ajusteze avansul la un nivel adecvat după o regularizare, printr-o declarație în formă de text (un e-mail este suficient). „Adecvat” înseamnă pe baza ultimei regularizări, plus majorările pe care le puteți dovedi efectiv, de exemplu o scumpire publicată de furnizorul de energie. O marjă rotundă în plus, „just in case”, nu se justifică. Chiriașii pot folosi aceeași regulă pentru a cere un avans mai mic după o restituire mare.

În afara Germaniei, verificați dacă contractul permite modificarea avansului și ce preaviz cere.

Ce poate cere chiriașul să vadă

O regularizare este la fel de credibilă ca documentele care o susțin. Chiriașii au în general dreptul să vadă:

• facturile furnizorilor din spatele fiecărei poziții (compania de apă, serviciul de salubritate, asigurătorul, firma de curățenie);
• situația costurilor clădirii, de la administrator sau asociația proprietarilor, dacă apartamentul se află într-o clădire cu mai mulți proprietari;
• indexurile contoarelor de la începutul și sfârșitul perioadei, inclusiv cele citite la mutarea în locuință sau la plecare;
• releveul costurilor de încălzire și indexurile repartitoarelor de costuri;
• documentele care stau la baza cheii de repartizare, de exemplu suprafețele.

În Germania, § 556 alin. (4) BGB le dă chiriașilor dreptul de a consulta documentele justificative la cerere, iar proprietarul le poate pune la dispoziție în format electronic. Facturile scanate trimise pe e-mail sunt acceptate.

În alte țări: aceeași logică, reguli diferite

Termenul german și lista de costuri nu se aplică în alte țări. Fiecare țară tratează aceste aspecte diferit, iar contractul de închiriere contează adesea mai mult decât orice lege.

Ungaria este un bun exemplu. Contractele de utilități rămân adesea pe numele proprietarului, iar chiriașul plătește fie facturile reale, pe baza indexurilor contoarelor, fie o sumă forfetară lunară fixă (átalány), convenită în contract. În cazul sumei forfetare, existența unei regularizări la sfârșitul anului depinde de ce prevede contractul. Cota de întreținere a clădirii (közös költség) este datorată asociației proprietarilor de către proprietar. Dacă chiriașul o plătește în întregime, doar partea legată de consum sau deloc este tot o chestiune de contract. Ghiduri maghiare pentru proprietari, precum prezentarea Fundamenta și acest ghid de la RentTab, recomandă ca în contract chiria, utilitățile și cota de întreținere să fie menționate separat și să se precizeze dacă regularizarea se face după contor sau prin sumă forfetară.

Indiferent de țară, dacă diferența de plată este mare sau chiriașul o contestă, merită o scurtă discuție cu un contabil, un avocat sau o asociație a chiriașilor ori a proprietarilor din localitatea dumneavoastră.

Listă de verificare înainte de a trimite regularizarea

• ☐ Perioada este precizată, cu datele de mutare sau de plecare, dacă este cazul
• ☐ Fiecare poziție de cost este listată cu totalul pe clădire
• ☐ Cheia de repartizare este numită pentru fiecare poziție și corespunde contractului
• ☐ Reparațiile, onorariile de administrare și contribuțiile la rezerve au fost scoase
• ☐ Sunt incluse doar costurile permise de contract
• ☐ Sunt arătate avansurile efectiv plătite, nu sumele așteptate
• ☐ Diferența de plată sau restituirea este indicată clar, cu o dată de plată
• ☐ Este propus noul avans lunar, cu motivarea
• ☐ Facturile, situațiile de costuri și indexurile contoarelor sunt pregătite pentru a fi prezentate
• ☐ Germania: livrare cu dovada primirii, cu mult înainte de 31 decembrie 2026

Cea mai mare parte a muncii înseamnă să găsiți hârtiile: avansurile pe douăsprezece luni într-un loc, facturile în altul, pozele cu contoarele în telefon. În LeasingTrack, fiecare proprietate își păstrează la un loc veniturile, cheltuielile și documentele, iar chiriașul își vede propriile plăți. Când vine vremea regularizării, cifrele sunt deja într-un singur loc.