Každý říjen probíhá stejně. Přijde první opravdu studené ráno, nájemník přitopí a něco nefunguje: radiátor zůstane vlažný, kotel hlásí chybu nebo okno, které v létě vypadalo v pořádku, najednou táhne. K tomu přibude dotaz na odečet měřidla nebo na zálohy na teplo.

Nic neobvyklého. Potíž je v tom, kde to všechno skončí: SMS v úterý, zmeškaný hovor ve středu, fotka v chatovací aplikaci v pátek. O tři týdny později platíte fakturu instalatérovi a listujete telefonem, abyste zjistili, co se hlásilo a kdy.

Pokud jste četli náš podzimní kontrolní seznam údržby nebo text o maďarské topné sezóně z počátku tohoto měsíce, je tohle praktický další krok: dejte nájemníkovi jedno místo, kde bude hlásit problémy, ještě než přijdou chladné týdny, ne až po nich.

Proč právě teď a ne v lednu

Nový zvyk se zavádí snadno, když nic nehoří. Pozvete-li nájemníka na začátku října a řeknete mu „prosím, hlaste případné problémy tady“, první porucha topení dorazí na správné místo. Počkáte-li, až kotel selže, rozhovor začne jako vždy v SMS.

Je tu i druhý důvod. Problémy s topením se často táhnou: první hlášení, návštěva technika, objednaný díl, kontrola po čase. Když je celé vlákno na jednom místě, vidíte na první pohled, co se dosud stalo, a nájemník také.

Jak nájemníka pozvat

V aplikaci LeasingTrack se nájemníci zvou e-mailem. V aplikaci musíte mít správnou e-mailovou adresu nájemníka a poté pošlete pozvánku. Nájemník dostane e-mail, přijme ji a od té chvíle se může přihlásit do svého vlastního zobrazení.

Několik praktických poznámek:

  • Nejdřív zkontrolujte adresu. Překlep znamená, že pozvánka nikam nedorazí. Zeptejte se nájemníka, kterou adresu skutečně čte; u mnoha lidí to není ta ze smluvních dokumentů.
  • Jsou-li nájemníci dva, domluvte se s nimi, kdo má mít přístup, abyste věděli, s kým komunikujete.
  • Upozorněte je předem. Krátká zpráva („poslal jsem ti pozvánku z LeasingTrack, prosím přijmi ji“) zabrání tomu, aby e-mail zapadl nebo skončil nepřečtený ve spamu.

Co nájemník vidí

Na to se pronajímatelé ptají nejčastěji a odpověď je jednoduchá: nájemník vidí pouze svůj vlastní nájem. Nevidí vaše další nemovitosti, jiné nájemníky ani vaše příjmy a výdaje jinde.

Ve svém zobrazení může nájemník:

  • sledovat své platby a stav zůstatku nájmu,
  • nahlásit závadu,
  • poslat vám zprávu.

Rozhraní je k dispozici v osmi jazycích: angličtině, maďarštině, němčině, francouzštině, španělštině, češtině, slovenštině a ukrajinštině. Nájemník používá aplikaci ve svém jazyce, ať používáte jakýkoli vy. To pomůže, když například spravujete byt v Budapešti v maďarštině a nájemníkovi je pohodlnější ukrajinština nebo angličtina.

Hlášení problému a rozhovor o něm

Když se něco pokazí, nájemník nahlásí závadu v LeasingTrack, místo aby vám psal SMS. Vy pak odpovíte a navážete na ni na stejném místě.

Typický říjnový příklad: nájemník nahlásí, že radiátor v ložnici zůstává studený. Odpovíte, že technik topení přijde ve čtvrtek. Ve čtvrtek technik radiátor odvzdušní a doporučí za týden znovu zkontrolovat tlak v kotli. O týden později nájemník napíše, že je vše v pořádku. To je celý příběh, popořadě, na jednom místě.

Stejně to funguje u dalších obvyklých podzimních témat:

  • táhnoucí okna nebo dveře – kdy to začalo, v které místnosti, zda se to zhoršuje;
  • dotazy k měřidlům – například kdy má nájemník poslat odečet nebo proč se změnila záloha na topení;
  • kondenzace nebo plísně – které se často objeví, jakmile jsou okna zavřená a topí se.

Kdo hradí kterou opravu a jak se dělí náklady na topení, se liší podle země i podle smlouvy. Aplikace udrží konverzaci pohromadě, ale nerozhoduje, kdo za co odpovídá. Pokud si nejste jistí, podívejte se do nájemní smlouvy a v případě potřeby se zeptejte právníka nebo místního sdružení pronajímatelů.

Proč se vyplatí mít to u nemovitosti

V LeasingTrack je každá nemovitost vedena pohromadě se svými nájmy, nájemníky, příjmy a výdaji, dokumenty a zprávami vyměněnými s nájemníkem. Rozhovor o studeném radiátoru tedy neplave sám o sobě. Leží vedle nájmu, ke kterému patří, a vedle výdaje, který zapíšete, když technika zaplatíte.

To se později vyplatí:

  • když děláte roční vyúčtování a chcete si vzpomenout, k čemu byla ta listopadová faktura;
  • když se nájemník stěhuje a procházíte stav bytu při předání;
  • když se podobná závada vrátí příští zimu a chcete vědět, co se udělalo minule.

Zůstatek nájmu navíc vychází ze záznamů, které zadáte, takže vedle zpráv nemusíte vést zvláštní tabulku.

Jedno upozornění: aplikace nenahrazuje zdravý rozum v nouzi. Při zápachu plynu, vodě prosakující stropem nebo úplném výpadku topení v mrazu má nájemník stále volat přímo vám, případně tísňovou linku. Domluvte si to s ním. Hlášení v aplikaci může přijít dodatečně, aby záznam zůstal úplný.

Kolik to stojí

LeasingTrack je zdarma až pro dvě nemovitosti, což pokryje většinu pronajímatelů s jedním či dvěma byty. Větší portfolia budou vyžadovat předplatné; jeho cena zatím nebyla zveřejněna. Funguje jako webová aplikace i jako aplikace pro Android.

Jednoduchý seznam na tento týden

  1. Ověřte e-mailovou adresu nájemníka. Zeptejte se ho přímo, kterou adresu čte.
  2. Pošlete pozvánku z LeasingTrack a dejte nájemníkovi vědět, že je na cestě.
  3. Řekněte nájemníkovi, ať problémy hlásí tam, už od první poruchy topení – a domluvte se, co se považuje za nouzi vyžadující telefonát.

Deset minut teď vám v únoru ušetří spoustu listování ve starých SMS.