Chaque mois d’octobre se déroule de la même façon. Le premier matin vraiment froid arrive, le locataire monte le chauffage, et quelque chose ne fonctionne pas : un radiateur reste tiède, la chaudière affiche un code d’erreur, ou une fenêtre qui semblait parfaite en été laisse maintenant passer un courant d’air. Viennent ensuite les questions sur le relevé du compteur ou sur la provision pour frais de chauffage.

Rien d’inhabituel à cela. Le problème, c’est l’endroit où tout cela atterrit : un SMS le mardi, un appel manqué le mercredi, une photo envoyée par messagerie le vendredi. Trois semaines plus tard, au moment de régler la facture du plombier, vous faites défiler votre téléphone pour retrouver ce qui a été signalé, et quand.

Si vous avez lu notre liste de contrôle d’entretien d’automne ou l’article sur la saison de chauffe en Hongrie publié plus tôt ce mois-ci, voici l’étape pratique suivante : donner à votre locataire un seul endroit où signaler les problèmes, avant les semaines de grand froid plutôt qu’après.

Pourquoi le faire maintenant plutôt qu’en janvier

Il est plus facile de s’accorder sur une nouvelle habitude quand rien n’est en panne. Si vous invitez votre locataire début octobre en lui disant « merci de signaler tout problème ici », la première panne de chauffage arrivera au bon endroit. Si vous attendez que la chaudière lâche, la conversation commencera par un SMS, comme toujours.

Il y a une seconde raison. Les problèmes de chauffage durent souvent un moment : un premier signalement, la visite du technicien, une pièce commandée, un suivi. Quand tout l’échange est au même endroit, vous voyez d’un coup d’œil ce qui s’est passé jusque-là, et votre locataire aussi.

Comment inviter votre locataire

Dans LeasingTrack, les locataires sont invités par e-mail. Il vous faut saisir la bonne adresse e-mail du locataire dans l’application, puis envoyer l’invitation. Le locataire reçoit un e-mail, l’accepte, et peut ensuite se connecter à son espace personnel.

Quelques points pratiques :

  • Vérifiez d’abord l’adresse. Une faute de frappe, et l’invitation ne va nulle part. Demandez au locataire quelle adresse il consulte réellement : pour beaucoup de gens, ce n’est pas celle qui figure dans les papiers du bail.
  • S’il y a deux locataires, convenez avec eux de qui doit avoir accès, pour savoir à qui vous parlez.
  • Prévenez-les. Un court message (« Je vous ai envoyé une invitation LeasingTrack, merci de l’accepter ») évite que l’e-mail soit ignoré ou oublié dans les courriers indésirables.

Ce que voit votre locataire

C’est la question que les bailleurs posent le plus souvent, et la réponse est simple : votre locataire ne voit que son propre bail. Il ne voit ni vos autres biens, ni les autres locataires, ni vos recettes et dépenses ailleurs.

Dans son espace, le locataire peut :

  • suivre ses paiements et voir où en est le solde du bail,
  • signaler une demande d’intervention,
  • vous envoyer un message.

L’interface existe en huit langues : anglais, hongrois, allemand, français, espagnol, tchèque, slovaque et ukrainien. Votre locataire utilise l’application dans sa propre langue, quelle que soit la vôtre. C’est utile si, par exemple, vous gérez un appartement à Budapest en hongrois et que votre locataire est plus à l’aise en ukrainien ou en anglais.

Signaler un problème et en discuter

Quand quelque chose ne va pas, le locataire fait son signalement dans LeasingTrack au lieu de vous envoyer un SMS. Vous pouvez ensuite répondre et assurer le suivi au même endroit.

Prenons un exemple typique d’octobre. Le locataire signale que le radiateur de la chambre reste froid. Vous répondez que le chauffagiste passera jeudi. Jeudi, le technicien purge le radiateur et suggère de revérifier la pression de la chaudière dans une semaine. Une semaine plus tard, le locataire écrit que tout va bien. Voilà toute l’histoire, dans l’ordre, au même endroit.

Il en va de même pour les autres questions habituelles de l’automne :

  • fenêtres ou portes qui laissent passer l’air : depuis quand, dans quelle pièce, si cela empire ;
  • questions sur les compteurs : par exemple, quand le locataire doit vous transmettre un relevé, ou pourquoi la provision pour le chauffage a changé ;
  • condensation ou moisissures : qui apparaissent souvent dès que les fenêtres restent fermées et que le chauffage tourne.

Qui paie quelle réparation, et comment les frais de chauffage sont répartis, varie selon les pays et selon les contrats. L’application garde la conversation au même endroit, mais ne décide pas de qui est responsable. En cas de doute, reportez-vous à votre bail et, si nécessaire, demandez conseil à un avocat ou à une association locale de bailleurs.

Pourquoi il est utile de tout garder avec le bien

Dans LeasingTrack, chaque bien est conservé avec ses baux, ses locataires, ses recettes et dépenses, ses documents et les messages échangés avec le locataire. La conversation sur le radiateur froid ne flotte donc pas toute seule : elle se trouve à côté du bail concerné, et à côté de la dépense que vous enregistrez quand vous payez le technicien.

Cela rend service plus tard :

  • au moment de faire vos comptes annuels, quand vous voulez vous rappeler à quoi correspondait cette facture de novembre ;
  • au départ du locataire, quand vous passez en revue l’état du logement lors de la remise des clés ;
  • quand une panne similaire revient l’hiver prochain et que vous voulez savoir ce qui avait été fait la fois précédente.

Le solde du bail découle aussi des données que vous saisissez : inutile de tenir un tableur séparé à côté des messages.

Une réserve : une application ne remplace pas le bon sens en cas d’urgence. En cas d’odeur de gaz, d’eau qui traverse le plafond ou d’absence totale de chauffage par temps de gel, votre locataire doit toujours vous appeler – ou appeler les secours – immédiatement. Convenez-en avec lui. Le signalement dans l’application pourra suivre ensuite, pour que l’historique reste complet.

Combien ça coûte

LeasingTrack est gratuit jusqu’à deux biens, ce qui couvre la plupart des bailleurs possédant un ou deux logements. Les portefeuilles plus importants nécessiteront un abonnement, dont le prix n’a pas encore été publié. Le service fonctionne comme application web et comme application Android.

Une liste de contrôle simple pour cette semaine

  1. Confirmez l’adresse e-mail de votre locataire. Demandez-lui directement laquelle il consulte.
  2. Envoyez l’invitation depuis LeasingTrack et prévenez-le qu’elle est en route.
  3. Demandez à votre locataire d’y signaler les problèmes, dès la première panne de chauffage, et convenez de ce qui constitue une urgence nécessitant un appel téléphonique.

Dix minutes aujourd’hui vous épargneront bien du défilement dans de vieux SMS en février.