Кожного жовтня все відбувається однаково. Настає перший по-справжньому холодний ранок, орендар збільшує опалення, і щось не працює: радіатор ледь теплий, котел показує код помилки, а вікно, яке влітку здавалося справним, тепер пропускає протяг. А ще є питання про показання лічильника чи аванс за опалення.

Нічого незвичного в цьому немає. Проблема в тому, де все це опиняється: повідомлення у вівторок, пропущений дзвінок у середу, фото в месенджері в п’ятницю. Через три тижні, коли ви оплачуєте рахунок сантехніка, ви гортаєте телефон і намагаєтеся зрозуміти, про що і коли вам повідомляли.

Якщо ви читали наш осінній чек-лист з обслуговування або матеріал про опалювальний сезон в Угорщині, опублікований раніше цього місяця, то ось практичний наступний крок: дайте орендареві одне місце, де можна повідомляти про проблеми, до початку холодів, а не після.

Чому саме зараз, а не в січні

Домовитися про нову звичку легше, коли нічого не зламано. Якщо ви запросите орендаря на початку жовтня й скажете: «Будь ласка, повідомляйте про будь-які проблеми тут», то перша ж несправність опалення потрапить куди слід. Якщо чекати, поки вийде з ладу котел, розмова, як завжди, почнеться з SMS.

Є й друга причина. Проблеми з опаленням часто тягнуться: перше повідомлення, візит майстра, замовлена деталь, повторна перевірка. Коли вся історія в одному місці, ви з орендарем бачите, що вже було зроблено.

Як запросити орендаря

У LeasingTrack орендарів запрошують електронною поштою. Потрібно вказати в застосунку правильну адресу орендаря й надіслати запрошення. Орендар отримує лист, приймає запрошення і відтоді може заходити у власний розділ.

Кілька практичних порад:

  • Спершу перевірте адресу. Помилка в адресі означає, що запрошення нікуди не потрапить. Запитайте орендаря, яку пошту він справді читає: у багатьох це не та адреса, що вказана в документах до оренди.
  • Якщо орендарів двоє, домовтеся з ними, хто отримає доступ, щоб ви знали, з ким спілкуєтеся.
  • Попередьте, що запрошення прийде. Коротке повідомлення («Я надіслав вам запрошення з LeasingTrack, будь ласка, прийміть його») убезпечить лист від того, щоб його проігнорували чи він залишився непрочитаним у спамі.

Що бачить орендар

Орендодавці зазвичай питають саме про це, а відповідь проста: орендар бачить лише власну оренду. Він не бачить інших ваших об’єктів, інших орендарів, а також ваших доходів і витрат деінде.

У своєму розділі орендар може:

  • стежити за платежами й бачити, який баланс за орендою,
  • подати заявку на ремонт,
  • написати вам повідомлення.

Інтерфейс доступний вісьмома мовами: англійською, угорською, німецькою, французькою, іспанською, чеською, словацькою та українською. Орендар користується застосунком своєю мовою, незалежно від того, якою користуєтеся ви. Це зручно, якщо, наприклад, ви керуєте квартирою в Будапешті угорською, а орендарю комфортніше українською чи англійською.

Повідомлення про проблему й розмова щодо неї

Коли щось ламається, орендар подає заявку в LeasingTrack замість того, щоб писати вам SMS. Ви можете відповісти й уточнити деталі в тому самому місці.

Візьмімо типовий жовтневий приклад. Орендар повідомляє, що радіатор у спальні холодний. Ви відповідаєте, що майстер із опалення прийде в четвер. У четвер майстер випускає повітря з радіатора й радить за тиждень ще раз перевірити тиск у котлі. Через тиждень орендар пише, що все гаразд. Ось уся історія, по порядку, в одному місці.

Так само працює і з іншими типовими осінніми питаннями:

  • протяги у вікнах чи дверях – коли почалося, в якій кімнаті, чи погіршується;
  • питання про лічильники – наприклад, коли орендар має передати вам показання або чому змінився аванс за опалення;
  • конденсат чи пліснява – вони часто з’являються, коли вікна зачинені, а опалення ввімкнене.

Хто платить за який ремонт і як розподіляються витрати на опалення, залежить від країни та від договору. Застосунок зберігає розмову в одному місці, але не вирішує, хто за що відповідає. Якщо ви не певні, перегляньте договір оренди і, за потреби, зверніться до юриста чи місцевого об’єднання орендодавців.

Чому корисно зберігати це разом з об’єктом

У LeasingTrack кожен об’єкт зберігається разом зі своїми орендами, орендарями, доходами й витратами, документами та листуванням з орендарем. Тож розмова про холодний радіатор не «висить у повітрі». Вона лежить поруч з орендою, до якої належить, і поруч з витратою, яку ви записуєте, коли платите майстру.

Це окупається згодом:

  • коли ви складаєте річний звіт і хочете згадати, за що був той листопадовий рахунок;
  • коли орендар виселяється, а ви перевіряєте стан квартири під час передачі;
  • коли схожа несправність повертається наступної зими й ви хочете знати, що робили минулого разу.

Баланс за орендою також випливає із записів, які ви вносите, тож вам не потрібна окрема таблиця поряд із листуванням.

Одне застереження: застосунок не замінює здорового глузду в аварійній ситуації. Якщо відчувається запах газу, крізь стелю тече вода або в морози зовсім немає опалення, орендар має одразу зателефонувати вам або в аварійну службу. Домовтеся про це заздалегідь. Запис у застосунку можна зробити потім, щоб історія лишалася повною.

Скільки це коштує

LeasingTrack безкоштовний для двох об’єктів, чого вистачає більшості орендодавців з однією-двома квартирами. Для більших портфелів знадобиться підписка; її ціну ще не оприлюднено. Він працює як вебзастосунок і як застосунок для Android.

Простий чек-лист на цей тиждень

  1. Уточніть електронну адресу орендаря. Запитайте напряму, яку пошту він перевіряє.
  2. Надішліть запрошення з LeasingTrack і повідомте, що воно в дорозі.
  3. Скажіть орендареві повідомляти про проблеми там, починаючи з першої несправності опалення, і домовтеся, що вважати аварією, коли потрібен телефонний дзвінок.

Десять хвилин зараз заощадять багато гортання старих повідомлень у лютому.