Cada octubre pasa lo mismo. Llega la primera mañana de frío de verdad, el inquilino sube la calefacción y algo no funciona: un radiador que solo calienta a medias, la caldera que muestra un código de error o una ventana que en verano parecía perfecta y ahora deja pasar corriente. Y luego llega la pregunta sobre la lectura del contador o la provisión de gastos de calefacción.

Nada de esto es raro. El problema es dónde acaba: un mensaje el martes, una llamada perdida el miércoles, una foto en una aplicación de mensajería el viernes. Tres semanas después, cuando pagas la factura del fontanero, estás desplazándote por el móvil intentando averiguar qué se comunicó y cuándo.

Si leíste nuestra lista de mantenimiento de otoño o el artículo sobre la temporada de calefacción en Hungría publicado a principios de este mes, este es el siguiente paso práctico: dar a tu inquilino un único lugar donde avisar de los problemas antes de que lleguen las semanas de frío, no después.

Por qué hacerlo ahora y no en enero

Es más fácil acordar una costumbre nueva cuando no se ha roto nada. Si invitas a tu inquilino a principios de octubre y le dices «avísame de cualquier problema por aquí», la primera avería de calefacción llegará al sitio correcto. Si esperas a que falle la caldera, la conversación empezará por mensaje de texto, como siempre.

Hay un segundo motivo. Los problemas de calefacción suelen alargarse: un primer aviso, la visita del técnico, una pieza que hay que pedir, un seguimiento. Cuando todo el hilo está en un mismo sitio, tú y tu inquilino podéis ver de un vistazo qué ha pasado hasta el momento.

Cómo invitar a tu inquilino

En LeasingTrack los inquilinos se invitan por email. Necesitas tener en la aplicación la dirección de correo correcta del inquilino y, después, enviar la invitación. El inquilino recibe un email, lo acepta y a partir de ese momento puede entrar en su propia vista.

Algunos consejos prácticos:

  • Comprueba antes la dirección. Si hay una errata, la invitación no llegará a ninguna parte. Pregunta al inquilino qué correo lee de verdad; para mucha gente no es el que figura en los papeles del contrato.
  • Si hay dos inquilinos, acordad quién debe tener acceso, para que sepas con quién estás hablando.
  • Avísale de que va a llegar. Un mensaje breve («te he enviado una invitación de LeasingTrack, acéptala, por favor») evita que el email se ignore o se quede sin leer en la carpeta de spam.

Qué ve tu inquilino

Es lo que suelen preguntar los propietarios, y la respuesta es sencilla: tu inquilino solo ve su propio contrato. No ve tus otros inmuebles, ni a otros inquilinos, ni tus ingresos y gastos de otros sitios.

En su vista, el inquilino puede:

  • seguir sus pagos y ver cómo está el saldo del contrato,
  • comunicar una incidencia,
  • enviarte un mensaje.

La interfaz está disponible en ocho idiomas: inglés, húngaro, alemán, francés, español, checo, eslovaco y ucraniano. Tu inquilino usa la aplicación en su propio idioma, sea cual sea el que uses tú. Eso ayuda si, por ejemplo, gestionas un piso en Budapest en húngaro y tu inquilino se siente más cómodo en ucraniano o en inglés.

Comunicar un problema y hablar de él

Cuando algo falla, el inquilino comunica la incidencia en LeasingTrack en lugar de escribirte un mensaje. Después puedes responder y hacer el seguimiento en el mismo sitio.

Un ejemplo típico de octubre: el inquilino avisa de que el radiador del dormitorio no se calienta. Tú respondes que el técnico de calefacción irá el jueves. El jueves el técnico purga el radiador y sugiere volver a comprobar la presión de la caldera en una semana. Una semana después, el inquilino escribe que todo va bien. Esa es toda la historia, en orden y en un solo lugar.

Lo mismo sirve para las otras dudas habituales del otoño:

  • ventanas o puertas con corrientes: desde cuándo ocurre, en qué habitación, si va a peor;
  • dudas sobre contadores: por ejemplo, cuándo debe enviarte el inquilino una lectura o por qué ha cambiado la provisión de calefacción;
  • condensación o moho: que suele aparecer cuando las ventanas están cerradas y la calefacción encendida.

Quién paga cada reparación y cómo se reparten los gastos de calefacción depende del país y del contrato. La aplicación mantiene la conversación reunida, pero no decide quién es el responsable. Si tienes dudas, revisa tu contrato y, si hace falta, consulta con un abogado o con la asociación de propietarios de tu zona.

Por qué conviene tenerlo junto al inmueble

En LeasingTrack, cada inmueble se guarda junto con sus contratos, inquilinos, ingresos y gastos, documentos y los mensajes intercambiados con el inquilino. Así, la conversación sobre el radiador frío no anda suelta: queda al lado del contrato al que pertenece y del gasto que registras cuando pagas al técnico.

Eso se agradece más adelante:

  • cuando haces la contabilidad anual y quieres recordar para qué era aquella factura de noviembre;
  • cuando el inquilino se va y repasas el estado del piso en la entrega de llaves;
  • cuando una avería parecida vuelve el próximo invierno y quieres saber qué se hizo la última vez.

El saldo del contrato también se deriva de los registros que introduces, así que no tienes que llevar una hoja de cálculo aparte junto a los mensajes.

Una advertencia: una aplicación no sustituye al sentido común en una emergencia. Si hay olor a gas, entra agua por el techo o no hay nada de calefacción con temperaturas bajo cero, tu inquilino debe llamarte —o llamar a los servicios de emergencia— de inmediato. Acordadlo con antelación. El aviso en la aplicación puede llegar después, para que el registro quede completo.

Cuánto cuesta

LeasingTrack es gratis hasta dos inmuebles, lo que cubre a la mayoría de los propietarios con uno o dos pisos. Las carteras más grandes necesitarán una suscripción, cuyo precio aún no se ha publicado. Funciona como aplicación web y como aplicación para Android.

Una lista sencilla para esta semana

  1. Confirma el email de tu inquilino. Pregúntale directamente cuál consulta.
  2. Envía la invitación desde LeasingTrack y avísale de que va de camino.
  3. Dile que comunique ahí los problemas, desde la primera avería de calefacción, y acordad qué se considera una emergencia que requiere una llamada.

Diez minutos ahora te ahorran mucho desplazarte por mensajes antiguos en febrero.