Jedes Jahr im Oktober läuft es ähnlich. Der erste richtig kalte Morgen kommt, der Mieter dreht die Heizung auf, und etwas funktioniert nicht: Ein Heizkörper bleibt nur lauwarm, die Therme zeigt einen Fehlercode an, oder ein Fenster, das im Sommer unauffällig war, zieht plötzlich. Dazu kommt die Frage zum Zählerstand oder zur Heizkostenvorauszahlung.

Das ist alles nichts Ungewöhnliches. Das Problem ist, wo diese Meldungen landen: eine SMS am Dienstag, ein verpasster Anruf am Mittwoch, ein Foto in einem Messenger am Freitag. Drei Wochen später, wenn Sie die Rechnung des Installateurs bezahlen, scrollen Sie durch Ihr Handy und versuchen zu rekonstruieren, was wann gemeldet wurde.

Wenn Sie unsere Checkliste für die Herbstwartung oder den Beitrag zur ungarischen Heizsaison von Anfang des Monats gelesen haben, ist dies der praktische nächste Schritt: Geben Sie Ihrem Mieter einen festen Ort, um Probleme zu melden – vor den kalten Wochen, nicht danach.

Warum jetzt und nicht erst im Januar

Eine neue Gewohnheit lässt sich leichter vereinbaren, solange nichts kaputt ist. Wenn Sie Ihren Mieter Anfang Oktober einladen und sagen: „Bitte melden Sie Probleme künftig hier“, landet die erste Heizungsstörung gleich am richtigen Ort. Warten Sie, bis die Therme ausfällt, beginnt die Unterhaltung wie immer per SMS.

Es gibt noch einen zweiten Grund. Heizungsprobleme ziehen sich oft hin: erste Meldung, Besuch des Technikers, ein Ersatzteil wird bestellt, eine Nachkontrolle. Wenn der gesamte Verlauf an einer Stelle steht, sehen Sie und Ihr Mieter auf einen Blick, was bisher geschehen ist.

So laden Sie Ihren Mieter ein

In LeasingTrack werden Mieter per E-Mail eingeladen. Sie hinterlegen die richtige E-Mail-Adresse des Mieters in der App und senden dann die Einladung. Der Mieter erhält eine E-Mail, nimmt sie an und kann sich ab dann in seiner eigenen Ansicht anmelden.

Ein paar praktische Hinweise:

  • Prüfen Sie zuerst die Adresse. Bei einem Tippfehler geht die Einladung ins Leere. Fragen Sie den Mieter, welche Adresse er tatsächlich liest – bei vielen ist das nicht die, die im Mietvertrag steht.
  • Bei zwei Mietern sprechen Sie ab, wer Zugang erhalten soll, damit Sie wissen, mit wem Sie schreiben.
  • Kündigen Sie die Einladung an. Eine kurze Nachricht („Ich habe Ihnen eine Einladung von LeasingTrack geschickt, bitte nehmen Sie sie an“) verhindert, dass die E-Mail ungelesen im Spam-Ordner landet.

Was Ihr Mieter sieht

Danach fragen Vermieter am häufigsten, und die Antwort ist einfach: Ihr Mieter sieht nur seinen eigenen Mietvertrag. Ihre anderen Immobilien, andere Mieter oder Ihre Einnahmen und Ausgaben an anderer Stelle bleiben für ihn unsichtbar.

In seiner Ansicht kann der Mieter:

  • seine Zahlungen verfolgen und sehen, wie der Kontostand des Mietvertrags aussieht,
  • eine Schadensmeldung abgeben,
  • Ihnen eine Nachricht schicken.

Die Oberfläche gibt es in acht Sprachen: Englisch, Ungarisch, Deutsch, Französisch, Spanisch, Tschechisch, Slowakisch und Ukrainisch. Ihr Mieter nutzt die App in seiner eigenen Sprache, unabhängig davon, welche Sie verwenden. Das hilft zum Beispiel, wenn Sie eine Wohnung in Budapest auf Ungarisch verwalten und Ihr Mieter sich auf Ukrainisch oder Englisch wohler fühlt.

Ein Problem melden und darüber sprechen

Wenn etwas schiefgeht, meldet der Mieter das Problem in LeasingTrack, statt Ihnen eine SMS zu schreiben. Sie können dann am selben Ort antworten und nachfassen.

Ein typisches Oktoberbeispiel: Der Mieter meldet, dass der Heizkörper im Schlafzimmer kalt bleibt. Sie antworten, dass der Heizungsmonteur am Donnerstag kommt. Am Donnerstag entlüftet der Monteur den Heizkörper und empfiehlt, in einer Woche den Druck der Therme noch einmal zu prüfen. Eine Woche später schreibt der Mieter, dass alles in Ordnung ist. Die ganze Geschichte steht der Reihe nach an einem Ort.

Dasselbe funktioniert für die anderen typischen Herbstfragen:

  • zugige Fenster oder Türen – seit wann, in welchem Raum, ob es schlimmer wird;
  • Fragen zu Zählern – etwa wann der Mieter Ihnen einen Zählerstand mitteilen soll oder warum sich die Heizkostenvorauszahlung geändert hat;
  • Kondenswasser oder Schimmel – der oft auftritt, wenn die Fenster geschlossen bleiben und die Heizung läuft.

Wer welche Reparatur bezahlt und wie Heizkosten aufgeteilt werden, hängt vom Land und vom Vertrag ab. Die App hält das Gespräch zusammen, entscheidet aber nicht, wer zuständig ist. Wenn Sie unsicher sind, schauen Sie in Ihren Mietvertrag und fragen Sie bei Bedarf einen Anwalt oder Ihren örtlichen Vermieterverband.

Warum es hilft, alles bei der Immobilie zu halten

In LeasingTrack wird jede Immobilie zusammen mit ihren Mietverträgen, Mietern, Einnahmen und Ausgaben, Dokumenten und dem Nachrichtenaustausch mit dem Mieter geführt. Das Gespräch über den kalten Heizkörper schwebt also nicht für sich allein, sondern steht neben dem Mietvertrag, zu dem es gehört, und neben der Ausgabe, die Sie für den Monteur erfassen.

Das zahlt sich später aus:

  • bei der Jahresabrechnung, wenn Sie wissen möchten, wofür die Rechnung vom November war;
  • beim Auszug des Mieters, wenn Sie bei der Übergabe den Zustand der Wohnung durchgehen;
  • wenn im nächsten Winter ein ähnlicher Defekt wiederkehrt und Sie wissen wollen, was beim letzten Mal getan wurde.

Auch der Kontostand des Mietvertrags ergibt sich aus den erfassten Daten, sodass Sie neben den Nachrichten keine separate Tabelle pflegen müssen.

Eine Einschränkung: Eine App ersetzt im Notfall nicht den gesunden Menschenverstand. Bei Gasgeruch, Wasser, das durch die Decke kommt, oder völligem Heizungsausfall bei Frost sollte Ihr Mieter Sie – oder den Notdienst – sofort anrufen. Sprechen Sie das mit ihm ab. Die Meldung in der App kann danach folgen, damit die Dokumentation vollständig bleibt.

Was es kostet

LeasingTrack ist für bis zu zwei Immobilien kostenlos, was für die meisten Vermieter mit einer oder zwei Wohnungen genügt. Größere Bestände benötigen ein Abonnement; ein Preis ist noch nicht veröffentlicht. Es läuft als Webanwendung und als Android-App.

Eine einfache Checkliste für diese Woche

  1. Bestätigen Sie die E-Mail-Adresse Ihres Mieters. Fragen Sie direkt, welche er regelmäßig liest.
  2. Senden Sie die Einladung aus LeasingTrack und sagen Sie ihm Bescheid, dass sie unterwegs ist.
  3. Bitten Sie Ihren Mieter, Probleme dort zu melden – ab der ersten Heizungsstörung – und vereinbaren Sie, was als Notfall gilt, der einen Anruf erfordert.

Zehn Minuten jetzt ersparen Ihnen im Februar viel Scrollen durch alte SMS.