Polovina října je dobrá chvíle ohlédnout se za pronajímatelským rokem. Zbývají dva a půl měsíce, na jarní opravy ještě docela dobře pamatujete a účtenky jsou stále někde, kde je najdete.

V Maďarsku navíc platí malé připomenutí: záloha na daň z příjmů z pronájmu za třetí čtvrtletí byla splatná 12. října 2026 a záloha za poslední čtvrtletí je splatná 12. ledna 2027. Ať už pronajímáte kdekoli, práce je ale stejná. Dřív nebo později budete vy, vaše účetní nebo finanční úřad chtít vidět, co přišlo, co odešlo a čím to obojí doložíte.

Tento postup ukazuje, jak si takovou evidenci vést v LeasingTracku, vždy po jedné nemovitosti. Náš předchozí produktový článek se věnoval pozvání nájemníků kvůli hlášení závad a zprávám. Tentokrát jde o peníze a papíry.

Proč se vyplatí evidence po nemovitostech

Koncem července 2026 maďarský finanční úřad (NAV) zveřejnil pokyny pro lidi, kteří pronajímají byty. Informoval o nich Portfolio. Šlo hlavně o praktické rady: mějte platnou písemnou smlouvu, dokládejte každou platbu nájemného (nejjednodušší je bankovní převod s datem a poznámkou „nájemné“) a uschovejte si faktury, pokud chcete uplatnit skutečné náklady.

Ten poslední bod platí v mnoha zemích. Podle maďarské metody skutečných nákladů lze odečíst náklady spojené s pronájmem, ale jen pokud jsou zaplacené a doložené fakturou. Druhou možností je paušální náklad ve výši 10 %: účtenky nejsou potřeba, ale nic navíc už odečíst nelze. Jiné země mají vlastní podoby této volby a pravidla o tom, co je daňově uznatelný náklad, se výrazně liší.

Ať žijete kdekoli, několik věcí platí všude:

  • Příjmy a náklady musí být oddělené a dohledatelné, ne smíchané v jednom bankovním výpisu.
  • Pokud vlastníte více bytů, každá položka musí patřit ke správné nemovitosti.
  • Faktury je často nutné uchovávat několik let, tedy mnohem déle, než se použijí v daňovém přiznání. Jak dlouho, záleží na promlčecí lhůtě ve vaší zemi, zeptejte se proto účetní.

LeasingTrack je postavený přesně na tomto principu. Každá nemovitost má své nájmy, nájemníky, příjmy, výdaje, dokumenty a zprávy.

Krok 1: Zaznamenejte každou platbu nájemného k příslušnému nájmu

Když nájemné dorazí, zapište ho v LeasingTracku k nájmu, kterého se týká, ne jen k bytu.

Právě to udrží zůstatek věrohodný. LeasingTrack vypočítá zůstatek každého nájmu ze zaznamenaných plateb, takže nemusíte vést průběžný součet v tabulce. Pokud nájemník zaplatil za září jen část nebo měsíc vynechal, rozdíl se ukáže sám. Zvláštní seznam dlužných plateb nepotřebujete.

Pomůže několik návyků:

  • Zadávejte datum, kdy peníze dorazily. V Maďarsku například o tom, do kterého čtvrtletí příjem spadá, obecně rozhoduje okamžik přijetí, ne měsíc, za který se nájemné platilo. Jinde to může být jinak, ale zapsat skutečné datum není nikdy chyba.
  • Částečné platby zapisujte hned. Pokud nájemník platí ve dvou splátkách, zadejte obě.
  • Oddělte nájemné a ostatní platby, pokud je vaše smlouva rozlišuje. Pravidla pro zdanění služeb či energií přeúčtovaných nájemníkovi se v jednotlivých zemích liší. V Maďarsku podle červencových pokynů NAV platí, že společné náklady, které nájemník hradí pronajímateli, se počítají jako příjem z pronájmu.

Vaši nájemníci vidí svůj nájem i jeho platby také, takže nejasnosti o tom, co je zaplaceno, se obvykle vyjasní dřív, než přerostou ve spor.

Krok 2: Zadejte výdaje ke správné nemovitosti a přiložte fakturu

Každý náklad, který byste chtěli odečíst nebo si ho jen pamatovat, zadejte jako výdaj k nemovitosti, které se týká. Typické příklady:

  • opravy a údržba (instalatér, nový díl do kotle, malování mezi nájemníky)
  • spotřebiče a nábytek koupené do bytu
  • poplatky za dům nebo jiné platby, které hradíte jako vlastník
  • pojištění, provize makléři, právní či účetní služby spojené s pronájmem

Fakturu pak uložte u nemovitosti, hned vedle výdaje. Vyfoťte nebo naskenujte ji v den platby, dokud ji ještě držíte v ruce. Vybledlý termopapír v kuchyňské zásuvce je častým důvodem, proč se odpočet ztratí.

Pokud vlastníte dva byty ve stejném domě, buďte důslední v tom, kam který náklad patří. Rozdělovat věci v březnu je mnohem těžší než je mít správně hned.

Krok 3: Nájemní smlouvu, předávací protokoly a zprávy uchovejte u bytu

Záznamy o penězích dávají větší smysl, když jsou po ruce i podklady. V LeasingTracku můžete u každé nemovitosti uchovávat:

  • podepsanou nájemní smlouvu a dodatky, například ke zvýšení nájemného
  • předávací protokoly a fotografie z nastěhování i vystěhování, které se hodí při vyúčtování kauce
  • zprávy s nájemníkem, aby dohoda typu „nový kohoutek zaplatíte vy a já vám ho odečtu z říjnového nájemného“ byla zapsaná přímo u platby, které se týká

Až se vás účetní zeptá, proč bylo říjnové nájemné nižší, odpověď bude na jedno kliknutí, ne ztracená kdesi v telefonu.

Kontrolní seznam na konec roku

Vyberte si klidný večer v listopadu nebo na začátku prosince a projděte každou nemovitost:

  1. Nájemné: je každá letos přijatá platba zapsaná u správného nájmu a se správným datem?
  2. Zůstatky: vykazuje některý nájem dluh? Promluvte si s nájemníkem hned, ne až v lednu.
  3. Výdaje: je každý letošní náklad zadaný u správné nemovitosti?
  4. Faktury: má každý výdaj, který chcete odečíst, uloženou fakturu? Chybějící si vyžádejte od dodavatelů, než rok skončí.
  5. Dokumenty: je u bytu uložená aktuální smlouva, dodatky a poslední předávací protokol?
  6. Změny: odešel nájemník, začal nový nájem nebo se změnilo nájemné? Zkontrolujte, že evidence odpovídá.
  7. Termíny: poznamenejte si nejbližší daňové termíny ve své zemi. V Maďarsku jde o zálohu splatnou 12. ledna 2027 a roční přiznání v květnu.
  8. Otázky pro účetní: zapište si, co není jasné, třeba které náklady jsou uznatelné nebo jaký způsob uplatnění nákladů se vám hodí, a vezměte seznam na schůzku.

Poznámka k daním

Tento článek vysvětluje, jak vést dobrou evidenci. Není to daňové poradenství. Co lze odečíst, jak dlouho musíte faktury uchovávat a kdy jsou platby splatné, závisí na vaší zemi a někdy i na vaší konkrétní situaci. V Maďarsku je dobrým výchozím bodem informační brožura NAV o pronájmu nemovitostí. Jinde se obraťte na svůj finanční úřad nebo účetní.

LeasingTrack je zdarma až pro dvě nemovitosti. Pokud jste už dlouho chtěli přestěhovat svůj pronájem z tabulky, konec roku je k tomu přirozená chvíle.