Október közepe jó alkalom arra, hogy visszanézz a bérbeadási évre. Még két és fél hónap van hátra, a tavaszi javításokra is emlékszel, és a blokkok is megvannak valahol.

Itthon ráadásul a naptár is szól: a harmadik negyedéves bérbeadási jövedelem utáni adóelőleget 2026. október 12-ig kellett befizetni, a negyedik negyedévét pedig 2027. január 12-ig kell. A feladat azonban bárhol ugyanaz: előbb-utóbb te, a könyvelőd vagy az adóhatóság látni akarja, mi jött be, mi ment ki, és mivel tudod ezt igazolni.

Ebben az útmutatóban azt mutatjuk meg, hogyan vezetheted ezt lakásonként a LeasingTrackben. Az előző termékcikkünk arról szólt, hogyan hívd meg a bérlőket a hibabejelentésekhez és az üzenetekhez. Most a pénzügyek és a papírok jönnek.

Miért fontos, hogy lakásonként legyen nyilvántartás?

A NAV 2026. július végén közleményt adott ki a lakáskiadóknak, erről a Portfolio is beszámolt. Gyakorlati tanácsokat adott: legyen érvényes, írásos bérleti szerződés, a lakbér kifizetését érdemes dokumentálni (a legegyszerűbb az átutalás, a közleményben a dátummal és azzal, hogy „bérleti díj”), és ha a tényleges költségeidet akarod levonni, a számlákat meg kell őrizned.

Itthon két módszer közül választhatsz. Tételes költségelszámolásnál a bérbeadással kapcsolatban felmerült, kifizetett és számlával igazolt kiadásokat vonhatod le a bevételből. A 10%-os költséghányad választásakor nem kell számlát gyűjtened, de ezen felül semmit nem számolhatsz el. A jövedelem után 15% szja-t kell fizetni. Más országokban hasonló a választás, de hogy mi számít elszámolható költségnek, az országonként nagyon eltér.

Az ország mindegy, néhány dolog mindenhol igaz:

  • A bevételnek és a költségnek külön, visszakereshetően kell megvannia, nem egyetlen bankszámlakivonatba keverve.
  • Ha több lakásod van, minden tételnek a megfelelő lakáshoz kell tartoznia.
  • A számlákat gyakran évekig meg kell őrizni, jóval tovább annál a bevallásnál, amelyikhez felhasználtad őket. Az elévülési idő országonként más, ezt kérdezd meg a könyvelődtől.

A LeasingTrack pontosan erre épül: minden ingatlanhoz külön tartoznak a szerződések, a bérlők, a bevételek, a kiadások, a dokumentumok és az üzenetek.

1. lépés: Minden befizetést a hozzá tartozó szerződéshez rögzíts

Ha megjön a lakbér, a LeasingTrackben ahhoz a bérleti szerződéshez rögzítsd, amelyikhez tartozik, ne csak a lakáshoz.

Ez tartja pontosan az egyenleget. A LeasingTrack a rögzített befizetésekből számolja ki az egyes szerződések egyenlegét, így nem kell egy táblázatban kézzel vezetned a folyó összeget. Ha a bérlő a szeptemberi lakbérnek csak egy részét fizette ki, vagy kihagyott egy hónapot, a hátralék magától megjelenik. Külön tartozáslistát sem kell vezetned.

Néhány bevált szokás:

  • Azt a dátumot írd be, amikor a pénz ténylegesen megérkezett. Itthon az számít, mikor kaptad meg a pénzt, nem az, hogy a lakbér melyik hónapra szól. Ez dönti el, melyik negyedév adóelőlegébe tartozik a bevétel.
  • A részleteket egyenként rögzítsd. Ha a bérlő két részletben fizet, mindkettőt vidd fel.
  • A lakbért és az egyéb díjakat tartsd külön, ha a szerződésed is külön kezeli őket. Figyelj: a NAV júliusi tájékoztatója szerint a bérlő által neked megfizetett közös költség bérbeadásból származó bevételnek számít, még akkor is, ha rezsielemek is vannak benne.

A bérlőd is látja a saját szerződését és a befizetéseit. Így ha nem egyezik, mennyit fizetett, az többnyire tisztázódik, mielőtt vita lenne belőle.

2. lépés: A költségeket a megfelelő lakáshoz vidd fel, a számlával együtt

Minden költséget, amit le szeretnél vonni, vagy csak nem akarsz elfelejteni, kiadásként rögzíts annál a lakásnál, amelyikhez tartozik. Jellemző tételek:

  • javítás és karbantartás (a vízszerelő, egy kazánalkatrész, festés két bérlő között)
  • a lakásba vett gépek, bútorok
  • tulajdonosként fizetett díjak, például felújítási alap
  • biztosítás, ingatlanközvetítői, ügyvédi vagy könyvelési díj, ha a bérbeadáshoz kapcsolódik

A számlát tedd a lakás dokumentumai közé, a kiadás mellé. Még aznap fotózd vagy szkenneld be, amikor kifizetted, amíg a kezedben van a papír. A konyhafiókban kifakult hőpapíros blokk az egyik leggyakoribb oka annak, hogy egy költség elvész.

Ha két lakásod van ugyanabban a házban, szigorúan figyelj, melyik költség melyikhez tartozik. Márciusban szétválogatni sokkal nehezebb, mint most jól rögzíteni.

3. lépés: A szerződés, az átadás-átvételi jegyzőkönyv és az üzenetek is a lakásnál legyenek

A számok akkor érthetők, ha a mögöttük lévő papírok is kéznél vannak. A LeasingTrackben minden lakásnál megtarthatod:

  • az aláírt bérleti szerződést és a módosításait, például egy lakbéremelést
  • a beköltözéskor és kiköltözéskor készült jegyzőkönyvet és fotókat, amelyek a kaució elszámolásánál számítanak
  • a bérlővel váltott üzeneteket, így egy olyan megállapodás is írásban megmarad az érintett befizetés mellett, mint hogy „te fizeted az új csaptelepet, én levonom az októberi lakbérből”

Ha a könyvelőd megkérdezi, miért volt kevesebb az októberi lakbér, a válasz egy kattintásnyira van, nem pedig valahol a telefonodban.

Évzáró ellenőrzőlista

Novemberben vagy december elején szánj rá egy nyugodt estét, és menj végig minden lakáson:

  1. Lakbér: minden idei befizetés a megfelelő szerződéshez, a valós dátummal van rögzítve?
  2. Egyenlegek: van szerződés, amelyiken tartozás látszik? Beszélj a bérlővel most, ne januárban.
  3. Kiadások: minden idei költség a megfelelő lakásnál szerepel?
  4. Számlák: minden levonni kívánt kiadás mellett ott a számla? Ha valamelyik hiányzik, kérd el a szolgáltatótól még az év lezárása előtt.
  5. Dokumentumok: a lakásnál van a hatályos szerződés, a módosítások és a legutóbbi átadás-átvételi jegyzőkönyv?
  6. Változások: kiköltözött egy bérlő, új szerződés indult, vagy változott a lakbér? Nézd meg, hogy a nyilvántartás is ezt mutatja-e.
  7. Határidők: írd fel a következő adós dátumokat. Itthon ez a 2027. január 12-i adóelőleg és a májusi szja-bevallás.
  8. Kérdések a könyvelőnek: jegyezd fel, ami nem világos (például mi számolható el, vagy melyik módszer éri meg jobban), és vidd el a listát az egyeztetésre.

Az adóról röviden

Ez a cikk arról szól, hogyan vezess rendes nyilvántartást. Adótanácsnak ne tekintsd. Hogy mit vonhatsz le, meddig kell megőrizned a számlákat és mikor kell fizetned, az az országtól, sőt néha a saját helyzetedtől is függ. Itthon jó kiindulópont a NAV ingatlan-bérbeadásról szóló 10. számú információs füzete. A saját esetedet beszéld át egy könyvelővel vagy adótanácsadóval.

A LeasingTrack legfeljebb két ingatlanig ingyenes. Ha régóta tervezed, hogy a lakásaid adatait kihozod az Excel-táblázatból, az év vége erre éppen jó alkalom.