Metà ottobre è un buon momento per ripensare all'anno di locazione. Mancano due mesi e mezzo, il ricordo delle riparazioni di primavera non è ancora sbiadito del tutto e le ricevute sono ancora in un posto dove si possono ritrovare.

In Ungheria c'è una spinta in più: l'acconto d'imposta sui redditi da locazione del terzo trimestre scadeva il 12 ottobre 2026, e quello dell'ultimo trimestre scade il 12 gennaio 2027. Ovunque tu sia locatore, però, il lavoro è lo stesso. Prima o poi tu, il tuo commercialista o l'ufficio delle imposte vorrete vedere cosa è entrato, cosa è uscito e le prove di entrambe le cose.

Questa guida mostra come tenere quel registro in LeasingTrack, un immobile alla volta. Il nostro articolo precedente sul prodotto parlava di come invitare gli inquilini per le segnalazioni guasto e i messaggi. Questo riguarda il denaro e le carte.

Perché conviene tenere i dati per singolo immobile

Alla fine di luglio 2026 l'autorità fiscale ungherese (NAV) ha pubblicato una guida per chi affitta appartamenti, ripresa da Portfolio. Si tratta soprattutto di consigli pratici: avere un contratto di locazione scritto e valido, documentare ogni pagamento del canone (il modo più semplice è un bonifico con data e la causale «canone») e conservare le fatture se si intende dedurre i costi effettivi.

Quest'ultimo punto vale in molti paesi. Con il metodo analitico ungherese puoi dedurre i costi legati alla locazione, ma solo se sono stati pagati e documentati da fattura. L'alternativa è una deduzione forfettaria del 10% dei costi: non servono ricevute, ma non puoi dedurre nulla oltre quella quota. Altri paesi hanno le loro versioni di questa scelta, e le regole su quali costi siano deducibili variano molto.

Qualunque sia il tuo paese, alcune cose valgono ovunque:

  • Entrate e costi devono essere separati e rintracciabili, non mescolati in un unico estratto conto.
  • Se hai più di un appartamento, ogni voce deve appartenere all'immobile giusto.
  • Le fatture spesso vanno conservate per anni, ben oltre la dichiarazione per cui le hai usate. Quanto dipende dai termini di prescrizione del tuo paese, quindi chiedi al tuo commercialista.

LeasingTrack è pensato proprio per questo. Ogni immobile contiene i propri contratti di locazione, inquilini, entrate, spese, documenti e messaggi.

Passo 1: registra ogni pagamento del canone sul contratto di locazione

Quando arriva il canone, registralo in LeasingTrack sul contratto di locazione a cui appartiene, non solo sull'appartamento.

È questo che mantiene il saldo veritiero. LeasingTrack calcola il saldo di ogni contratto a partire dai pagamenti che hai registrato, quindi non devi tenere un totale aggiornato in un foglio di calcolo. Se un inquilino ha pagato solo una parte del canone di settembre, o ha saltato un mese, la differenza emerge da sola. Non serve un elenco separato delle morosità.

Qualche buona abitudine:

  • Usa la data in cui il denaro è arrivato. In Ungheria, per esempio, il trimestre a cui appartiene un reddito è in genere stabilito da quando lo hai ricevuto, non dal mese a cui si riferiva il canone. Altri paesi possono essere diversi, ma registrare la data reale non è mai sbagliato.
  • Registra i pagamenti parziali man mano. Se un inquilino paga in due rate, inserisci entrambe.
  • Tieni separati canone e altri addebiti quando il contratto li distingue. Le regole sulla tassazione di spese condominiali o utenze addebitate all'inquilino cambiano da paese a paese. In Ungheria, la guida di luglio della NAV indica che le spese comuni che l'inquilino versa al locatore contano come reddito da locazione.

Anche i tuoi inquilini vedono il proprio contratto di locazione e i relativi pagamenti, quindi un disaccordo su cosa sia stato pagato di solito si chiarisce prima di diventare una discussione.

Passo 2: inserisci le spese sull'immobile giusto, con la fattura

Ogni costo che potresti voler dedurre, o che semplicemente vuoi ricordare, va inserito come spesa sull'immobile a cui si riferisce. Ecco le voci tipiche:

  • riparazioni e manutenzione (l'idraulico, un pezzo nuovo della caldaia, la tinteggiatura tra un inquilino e l'altro)
  • elettrodomestici e mobili acquistati per l'appartamento
  • spese condominiali o oneri che paghi come proprietario
  • assicurazione, compensi dell'agenzia, costi legali o contabili legati alla locazione

Poi conserva la fattura insieme all'immobile, accanto alla spesa. Fai una foto o una scansione il giorno stesso del pagamento, quando hai ancora la carta in mano. Uno scontrino termico sbiadito in un cassetto della cucina è una causa frequente di deduzioni perse.

Se possiedi due appartamenti nello stesso edificio, sii rigoroso su quale dei due ogni costo riguardi. Dividere le cose a marzo è molto più difficile che farle bene adesso.

Passo 3: tieni insieme all'appartamento contratto, verbali di consegna e messaggi

I dati sul denaro hanno più senso quando le carte che li sostengono sono a portata di mano. In LeasingTrack puoi conservare con ogni immobile:

  • il contratto di locazione firmato e le eventuali modifiche, come un aumento del canone
  • verbali di consegna e foto di ingresso e uscita, che contano quando si definisce il deposito cauzionale
  • i messaggi con l'inquilino, così un accordo come «il rubinetto nuovo lo paghi tu, io lo scalo dal canone di ottobre» resta scritto accanto al pagamento che riguarda

Quando il commercialista ti chiede perché il canone di ottobre era più basso, la risposta è a un clic di distanza invece che sepolta nel telefono.

La tua checklist di fine anno

Scegli una sera tranquilla tra novembre e inizio dicembre e passa in rassegna ogni immobile:

  1. Canone: ogni pagamento ricevuto quest'anno è registrato sul contratto di locazione giusto, con la data giusta?
  2. Saldi: qualche contratto mostra somme dovute? Parlane ora con l'inquilino, non a gennaio.
  3. Spese: ogni costo di quest'anno è inserito sull'immobile giusto?
  4. Fatture: ogni spesa che intendi dedurre ha la sua fattura archiviata? Chiedi ai fornitori quelle mancanti prima che l'anno si chiuda.
  5. Documenti: il contratto in vigore, le modifiche e gli ultimi verbali di consegna sono salvati con l'appartamento?
  6. Cambiamenti: un inquilino se n'è andato, è iniziato un nuovo contratto o è cambiato il canone? Verifica che i dati corrispondano.
  7. Scadenze: annota le prossime scadenze fiscali del tuo paese. In Ungheria significa l'acconto da versare entro il 12 gennaio 2027 e la dichiarazione annuale a maggio.
  8. Domande per il commercialista: annota ciò che non è chiaro, per esempio quali costi siano ammessi o quale metodo di calcolo dei costi ti convenga, e porta l'elenco all'incontro.

Una nota sulle tasse

Questo articolo spiega come tenere buoni registri. Non è una consulenza fiscale. Cosa puoi dedurre, per quanto tempo devi conservare le fatture e quando scadono i pagamenti dipende dal tuo paese e a volte dalla tua situazione personale. In Ungheria, l'opuscolo informativo della NAV sulla locazione di immobili è un buon punto di partenza. Altrove, rivolgiti al tuo ufficio delle imposte o a un commercialista.

LeasingTrack è gratuito fino a due immobili: se avevi in mente di portare i tuoi affitti fuori da un foglio di calcolo, la fine dell'anno è il momento naturale per farlo.