Mitte Oktober ist ein guter Zeitpunkt, um auf das Mietjahr zurückzublicken. Es bleiben noch gut zweieinhalb Monate, die Reparaturen vom Frühjahr sind noch nicht ganz vergessen, und die Belege liegen vermutlich noch irgendwo, wo Sie sie finden.

In Ungarn gibt es einen zusätzlichen Anstoß: Die Steuervorauszahlung auf die Mieteinnahmen des dritten Quartals war am 12. Oktober 2026 fällig, die Vorauszahlung für das letzte Quartal ist am 12. Januar 2027 fällig. Egal, in welchem Land Sie Vermieter sind: Die Aufgabe bleibt dieselbe. Früher oder später möchten Sie selbst, Ihr Steuerberater oder das Finanzamt wissen, was hereingekommen ist, was ausgegeben wurde – und die Belege dazu sehen.

Diese Anleitung zeigt, wie Sie diese Unterlagen in LeasingTrack führen, Immobilie für Immobilie. Unser vorheriger Produktbeitrag handelte davon, Mieter für Schadensmeldungen und Nachrichten einzuladen. Hier geht es um Geld und Papierkram.

Warum Aufzeichnungen je Immobilie wichtig sind

Ende Juli 2026 veröffentlichte die ungarische Steuerbehörde (NAV) Hinweise für Personen, die Wohnungen vermieten, über die Portfolio berichtete. Es waren überwiegend praktische Ratschläge: einen gültigen schriftlichen Mietvertrag haben, jede Mietzahlung dokumentieren (am einfachsten per Überweisung mit Datum und dem Verwendungszweck „Miete“) und Rechnungen aufbewahren, wenn Sie tatsächliche Kosten absetzen wollen.

Dieser letzte Punkt gilt in vielen Ländern. Bei der ungarischen Einzelnachweismethode können Sie Kosten im Zusammenhang mit der Vermietung abziehen, aber nur, wenn sie bezahlt und durch eine Rechnung belegt sind. Die Alternative ist eine pauschale Kostenerstattung von 10 %: Dafür braucht man keine Belege, kann aber darüber hinaus nichts abziehen. Andere Länder kennen eigene Varianten dieser Wahl, und was als absetzbare Kosten gilt, unterscheidet sich stark.

Unabhängig vom Land gilt überall:

  • Einnahmen und Kosten müssen getrennt und nachvollziehbar sein, nicht in einem einzigen Kontoauszug vermischt.
  • Wenn Sie mehr als eine Wohnung besitzen, muss jede Position der richtigen Immobilie zugeordnet sein.
  • Rechnungen müssen oft über Jahre aufbewahrt werden, weit über die Steuererklärung hinaus, für die Sie sie verwendet haben. Wie lange, hängt von der Verjährungsfrist in Ihrem Land ab – fragen Sie Ihren Steuerberater.

Genau darauf ist LeasingTrack ausgelegt. Jede Immobilie enthält ihre eigenen Mietverträge, Mieter, Einnahmen, Ausgaben, Dokumente und Nachrichten.

Schritt 1: Jede Mietzahlung beim Mietvertrag erfassen

Wenn die Miete eingeht, erfassen Sie sie in LeasingTrack beim passenden Mietvertrag, nicht nur bei der Wohnung.

So bleibt der Saldo korrekt. LeasingTrack ermittelt den Saldo jedes Mietvertrags aus den erfassten Zahlungen, Sie müssen also keine laufende Summe in einer Tabelle führen. Hat ein Mieter von der Septembermiete nur einen Teil gezahlt oder einen Monat ausgelassen, erscheint der Fehlbetrag von selbst. Eine gesonderte Liste der Rückstände brauchen Sie nicht.

Ein paar Gewohnheiten helfen:

  • Nehmen Sie das Datum des Geldeingangs. In Ungarn etwa richtet sich das Quartal, dem eine Einnahme zugeordnet wird, grundsätzlich danach, wann Sie das Geld erhalten haben, nicht nach dem Monat, für den die Miete gilt. In anderen Ländern kann das anders sein, aber das tatsächliche Datum zu erfassen ist nie falsch.
  • Erfassen Sie Teilzahlungen, sobald sie eingehen. Zahlt ein Mieter in zwei Raten, tragen Sie beide ein.
  • Trennen Sie Miete und sonstige Kosten, wenn Ihr Mietvertrag sie trennt. Wie an den Mieter weitergegebene Nebenkosten steuerlich behandelt werden, ist von Land zu Land verschieden. In Ungarn zählen laut den NAV-Hinweisen vom Juli Gemeinschaftskosten, die der Mieter an den Vermieter zahlt, zu den Mieteinnahmen.

Auch Ihre Mieter sehen ihren eigenen Mietvertrag und dessen Zahlungen. Meinungsverschiedenheiten darüber, was bezahlt wurde, klären sich daher meist, bevor sie zum Streit werden.

Schritt 2: Ausgaben mit Rechnung der richtigen Immobilie zuordnen

Jede Ausgabe, die Sie absetzen oder einfach nicht vergessen möchten, tragen Sie als Ausgabe bei der Immobilie ein, zu der sie gehört. Typische Beispiele:

  • Reparaturen und Instandhaltung (Klempner, ein neues Heizkesselteil, Streichen zwischen zwei Mietern)
  • Haushaltsgeräte und Möbel für die Wohnung
  • Gebühren und Kosten des Hauses, die Sie als Eigentümer tragen
  • Versicherung, Maklergebühren, Rechts- oder Buchhaltungskosten im Zusammenhang mit der Vermietung

Bewahren Sie die Rechnung dann bei der Immobilie auf, direkt neben der Ausgabe. Machen Sie am Zahltag ein Foto oder einen Scan, solange Sie den Beleg noch in der Hand haben. Ein verblasster Kassenbon in der Küchenschublade ist ein häufiger Grund, einen Abzug zu verlieren.

Besitzen Sie zwei Wohnungen im selben Haus, sollten Sie genau darauf achten, zu welcher jede Ausgabe gehört. Im März etwas auseinanderzusortieren ist viel mühsamer, als es jetzt gleich richtig zu machen.

Schritt 3: Mietvertrag, Übergabeprotokolle und Nachrichten bei der Wohnung halten

Geldaufzeichnungen ergeben mehr Sinn, wenn die Unterlagen dahinter in der Nähe sind. In LeasingTrack können Sie je Immobilie ablegen:

  • den unterschriebenen Mietvertrag samt Änderungen, etwa einer Mieterhöhung
  • Übergabeprotokolle und Fotos von Ein- und Auszug, die bei der Abrechnung der Kaution wichtig sind
  • Nachrichten mit dem Mieter, sodass eine Absprache wie „Sie zahlen den neuen Wasserhahn, ich ziehe ihn von der Oktobermiete ab“ schriftlich neben der betroffenen Zahlung steht

Wenn Ihr Steuerberater fragt, warum die Oktobermiete niedriger war, ist die Antwort nur einen Klick entfernt, statt irgendwo im Handy vergraben zu sein.

Ihre Checkliste zum Jahresende

Nehmen Sie sich einen ruhigen Abend im November oder Anfang Dezember und gehen Sie jede Immobilie durch:

  1. Miete: Ist jede in diesem Jahr eingegangene Zahlung beim richtigen Mietvertrag und mit dem richtigen Datum erfasst?
  2. Salden: Zeigt ein Mietvertrag offene Beträge? Sprechen Sie den Mieter jetzt an, nicht erst im Januar.
  3. Ausgaben: Ist jede Ausgabe dieses Jahres bei der richtigen Immobilie eingetragen?
  4. Rechnungen: Ist zu jeder Ausgabe, die Sie absetzen möchten, die Rechnung gespeichert? Fordern Sie fehlende bei den Lieferanten an, bevor das Jahr endet.
  5. Dokumente: Sind der aktuelle Mietvertrag, Änderungen und die letzten Übergabeprotokolle bei der Wohnung abgelegt?
  6. Änderungen: Ist ein Mieter ausgezogen, ein neuer Mietvertrag gestartet oder die Miete geändert worden? Prüfen Sie, ob die Aufzeichnungen dazu passen.
  7. Fristen: Notieren Sie die nächsten Steuertermine Ihres Landes. In Ungarn sind das die Vorauszahlung am 12. Januar 2027 und die Jahreserklärung im Mai.
  8. Fragen an den Steuerberater: Halten Sie Unklarheiten fest, etwa welche Kosten zählen oder welche Kostenmethode zu Ihnen passt, und bringen Sie die Liste zum Termin mit.

Ein Hinweis zur Steuer

Dieser Artikel erklärt, wie Sie Ihre Unterlagen gut führen. Er ist keine Steuerberatung. Was Sie absetzen können, wie lange Rechnungen aufzubewahren sind und wann Zahlungen fällig werden, hängt von Ihrem Land und manchmal von Ihrer persönlichen Situation ab. In Ungarn ist das Informationsheft der NAV zur Vermietung von Immobilien ein guter Einstieg. Anderswo wenden Sie sich an Ihr Finanzamt oder einen Steuerberater.

LeasingTrack ist für bis zu zwei Immobilien kostenlos. Wenn Sie Ihre Vermietung schon länger aus einer Tabelle herausholen wollten, ist das Jahresende ein natürlicher Zeitpunkt dafür.