À la mi-octobre, c’est le bon moment pour faire le point sur l’année locative. Il reste deux mois et demi, le souvenir des réparations du printemps n’a pas tout à fait disparu, et les justificatifs sont encore quelque part où vous pouvez les retrouver.

En Hongrie, un rappel supplémentaire s’ajoute : l’acompte d’impôt sur les loyers du troisième trimestre était dû le 12 octobre 2026, et celui du dernier trimestre l’est le 12 janvier 2027. Mais où que vous soyez bailleur, le travail est le même. Tôt ou tard, vous, votre comptable ou l’administration fiscale voudrez voir ce qui est entré, ce qui est sorti, et les preuves des deux.

Ce guide montre comment tenir ce suivi dans LeasingTrack, bien par bien. Notre précédent article produit portait sur l’invitation des locataires pour les demandes d’intervention et les messages. Celui-ci traite de l’argent et des papiers.

Pourquoi un suivi par bien est utile

Fin juillet 2026, l’administration fiscale hongroise (NAV) a publié des conseils à l’attention des personnes qui louent un logement, relayés par Portfolio. Il s’agissait surtout de conseils pratiques : disposer d’un bail écrit valide, documenter chaque paiement de loyer (un virement bancaire avec la date et la mention « loyer » en référence est le plus simple) et conserver ses factures si l’on prévoit de déduire les frais réels.

Ce dernier point vaut dans de nombreux pays. Selon la méthode détaillée hongroise, vous pouvez déduire les frais liés à la location, mais seulement s’ils ont été payés et appuyés par une facture. L’alternative est un abattement forfaitaire de 10 % pour frais : aucun justificatif n’est nécessaire, mais vous ne pouvez rien déduire de plus. D’autres pays ont leur propre version de ce choix, et les règles sur ce qui constitue une charge déductible varient beaucoup.

Quel que soit votre pays, quelques principes restent valables partout :

  • Les revenus et les frais doivent être distincts et traçables, et non mélangés dans un seul relevé bancaire.
  • Si vous possédez plusieurs logements, chaque opération doit être rattachée au bon bien.
  • Les factures doivent souvent être conservées pendant des années, bien après la déclaration pour laquelle elles ont servi. La durée dépend du délai de prescription de votre pays : demandez à votre comptable.

LeasingTrack est construit précisément autour de cela. Chaque bien regroupe ses propres baux, locataires, revenus, dépenses, documents et messages.

Étape 1 : enregistrer chaque loyer sur son bail

Quand un loyer arrive, enregistrez-le dans LeasingTrack sur le bail concerné, et pas seulement sur le logement.

C’est ce qui garantit un solde fiable. LeasingTrack calcule le solde de chaque bail à partir des paiements que vous avez enregistrés, vous n’avez donc pas besoin de tenir un total courant dans un tableur. Si un locataire n’a payé qu’une partie du loyer de septembre, ou a sauté un mois, le manque apparaît de lui-même. Inutile de tenir une liste d’impayés à part.

Quelques habitudes aident :

  • Utilisez la date de réception des fonds. En Hongrie, par exemple, le trimestre auquel un revenu se rattache est en général déterminé par la date à laquelle vous l’avez reçu, et non par le mois que le loyer couvrait. D’autres pays peuvent différer, mais noter la date réelle n’est jamais une erreur.
  • Enregistrez les paiements partiels au fur et à mesure. Si un locataire paie en deux fois, saisissez les deux versements.
  • Séparez le loyer et les autres charges lorsque votre bail les distingue. Les règles d’imposition des charges ou des consommations refacturées au locataire diffèrent selon les pays. En Hongrie, les conseils de la NAV de juillet précisent que les charges communes que le locataire verse au bailleur sont considérées comme des revenus locatifs.

Vos locataires voient aussi leur propre bail et ses paiements ; un désaccord sur ce qui a été réglé se dissipe donc généralement avant de tourner à la dispute.

Étape 2 : saisir les dépenses sur le bon bien, avec la facture

Chaque frais que vous souhaitez peut-être déduire, ou simplement garder en mémoire, s’enregistre comme une dépense sur le bien concerné. Par exemple :

  • réparations et entretien (le plombier, une pièce de chaudière, la remise en peinture entre deux locataires)
  • électroménager et meubles achetés pour le logement
  • charges ou frais d’immeuble que vous payez en tant que propriétaire
  • assurance, frais d’agence, frais juridiques ou comptables liés à la location

Conservez ensuite la facture avec le bien, juste à côté de la dépense. Prenez une photo ou scannez-la le jour du paiement, tant que le papier est encore dans votre main. Un ticket thermique effacé au fond d’un tiroir de cuisine est une cause fréquente de déduction perdue.

Si vous possédez deux logements dans le même immeuble, soyez rigoureux sur le bien auquel chaque frais se rattache. Démêler tout cela en mars est bien plus difficile que de le faire correctement dès maintenant.

Étape 3 : garder le bail, les états des lieux et les messages avec le logement

Les écritures comptables prennent plus de sens quand les documents qui les justifient sont à portée de main. Dans LeasingTrack, vous pouvez conserver avec chaque bien :

  • le bail signé et ses avenants, par exemple une augmentation de loyer
  • les notes et photos de remise des clés à l’entrée et à la sortie, utiles pour régler le dépôt de garantie
  • les messages échangés avec le locataire, afin qu’un accord du type « vous payez le nouveau robinet, je le déduis du loyer d’octobre » soit consigné à côté du paiement qu’il concerne

Quand votre comptable vous demandera pourquoi le loyer d’octobre était plus bas, la réponse sera à un clic, plutôt qu’enfouie dans votre téléphone.

Votre liste de contrôle de fin d’année

Choisissez une soirée tranquille en novembre ou début décembre et passez en revue chaque bien :

  1. Loyers : chaque paiement reçu cette année est-il enregistré sur le bon bail, à la bonne date ?
  2. Soldes : un bail affiche-t-il une somme due ? Parlez-en au locataire dès maintenant plutôt qu’en janvier.
  3. Dépenses : chaque frais de l’année est-il saisi sur le bon bien ?
  4. Factures : chaque dépense que vous comptez déduire a-t-elle sa facture rangée avec elle ? Réclamez à vos fournisseurs celles qui manquent avant la clôture de l’année.
  5. Documents : le bail en cours, les avenants éventuels et les derniers états des lieux sont-ils enregistrés avec le logement ?
  6. Changements : un locataire est-il parti, un nouveau bail a-t-il commencé, le loyer a-t-il changé ? Vérifiez que les enregistrements correspondent.
  7. Échéances : notez les prochaines dates fiscales de votre pays. En Hongrie, il s’agit de l’acompte dû le 12 janvier 2027 et de la déclaration annuelle en mai.
  8. Questions pour votre comptable : notez ce qui n’est pas clair, par exemple quels frais sont déductibles ou quelle méthode de calcul des frais vous convient, et apportez cette liste à votre rendez-vous.

À propos de la fiscalité

Cet article explique comment tenir de bons registres. Il ne constitue pas un conseil fiscal. Ce que vous pouvez déduire, la durée de conservation des factures et les dates de paiement dépendent de votre pays et parfois de votre situation personnelle. En Hongrie, la brochure d’information de la NAV sur la location de biens immobiliers est un bon point de départ. Ailleurs, renseignez-vous auprès de votre administration fiscale ou d’un comptable.

LeasingTrack est gratuit jusqu’à deux biens : si vous songez depuis un moment à sortir vos locations d’un tableur, la fin de l’année est un moment tout indiqué pour le faire.