Half oktober is een goed moment om terug te kijken op het verhuurjaar. Er zijn nog zo'n twee en een halve maand te gaan, de reparaties van het voorjaar zijn je nog niet helemaal ontschoten en de bonnetjes liggen nog ergens waar je ze kunt vinden.

In Hongarije is er nog een extra aanleiding: de voorschotbetaling over de huurinkomsten van het derde kwartaal was verschuldigd op 12 oktober 2026, en het voorschot voor het laatste kwartaal moet uiterlijk op 12 januari 2027 betaald zijn. Waar je ook verhuurt, de klus is dezelfde. Vroeg of laat wil jijzelf, je accountant of de belastingdienst weten wat er binnenkwam, wat er uitging en wat het bewijs daarvan is.

In dit stappenplan laten we zien hoe je dat in LeasingTrack bijhoudt, woning voor woning. Onze vorige productpost ging over huurders uitnodigen voor reparatieverzoeken en berichten. Deze gaat over het geld en de papieren.

Waarom een administratie per woning ertoe doet

Eind juli 2026 publiceerde de Hongaarse belastingdienst (NAV) een toelichting voor mensen die een woning verhuren, waarover Portfolio berichtte. Het bestond vooral uit praktische tips: zorg voor een geldige schriftelijke huurovereenkomst, leg elke huurbetaling vast (een bankoverschrijving met de datum en "huur" in de omschrijving is het eenvoudigst) en bewaar je facturen als je de werkelijke kosten wilt aftrekken.

Dat laatste geldt in veel landen. Bij de Hongaarse methode met werkelijke kosten mag je kosten aftrekken die met de verhuur samenhangen, maar alleen als ze betaald zijn en met een factuur kunnen worden aangetoond. Het alternatief is een forfaitaire kostenaftrek van 10%: dan heb je geen bonnen nodig, maar kun je er ook niets bovenop aftrekken. Andere landen kennen hun eigen variant van deze keuze, en de regels over welke kosten aftrekbaar zijn verschillen sterk.

Wat je land ook is, een paar dingen gelden overal:

  • Inkomsten en kosten moeten gescheiden en terug te vinden zijn, niet op één grote bankafschriftenhoop.
  • Als je meer dan één woning hebt, moet elke post bij de juiste woning horen.
  • Facturen moeten vaak jarenlang bewaard worden, veel langer dan de aangifte waarvoor je ze gebruikte. Hoe lang precies hangt af van de verjaringstermijn in jouw land, dus vraag het je accountant.

LeasingTrack is precies hierop gebouwd. Elke woning heeft haar eigen huurovereenkomsten, huurders, inkomsten, uitgaven, documenten en berichten.

Stap 1: Boek elke huurbetaling op de juiste huurovereenkomst

Wanneer de huur binnenkomt, registreer je die in LeasingTrack bij de huurovereenkomst waarvoor die bedoeld is, niet alleen bij de woning.

Zo blijft het saldo kloppend. LeasingTrack berekent het saldo van elke huurovereenkomst uit de betalingen die je hebt vastgelegd, dus je hoeft geen lopend totaal in een spreadsheet bij te houden. Als een huurder in september maar een deel van de huur betaalde, of een maand oversloeg, komt het tekort vanzelf naar boven. Een aparte lijst met achterstanden heb je niet nodig.

Een paar gewoontes helpen:

  • Gebruik de datum waarop het geld binnenkwam. In Hongarije bijvoorbeeld wordt het kwartaal waartoe een inkomen behoort doorgaans bepaald door wanneer je het ontving, niet door de maand waarvoor de huur was. In andere landen kan dat anders zijn, maar de echte datum vastleggen is nooit verkeerd.
  • Leg deelbetalingen vast zodra ze binnenkomen. Betaalt een huurder in twee keer, voer dan beide bedragen in.
  • Houd huur en overige kosten gescheiden, als je huurovereenkomst die ook uit elkaar haalt. De belastingregels voor servicekosten of nutsvoorzieningen die je aan de huurder doorberekent verschillen per land. In Hongarije rekent de NAV in de toelichting van juli de gemeenschappelijke kosten die de huurder aan de verhuurder betaalt tot de huurinkomsten.

Ook je huurders zien hun eigen huurovereenkomst en de bijbehorende betalingen, waardoor een meningsverschil over wat er betaald is meestal wordt opgelost voordat het een ruzie wordt.

Stap 2: Voer uitgaven in bij de juiste woning, met de factuur

Elke kostenpost die je mogelijk wilt aftrekken, of gewoon wilt onthouden, voer je in als uitgave bij de woning waarop die betrekking heeft. Denk aan:

  • reparaties en onderhoud (de loodgieter, een nieuw onderdeel voor de cv-ketel, schilderwerk tussen twee huurders)
  • apparaten en meubels die je voor de woning kocht
  • bijdragen of heffingen voor het gebouw die je als eigenaar betaalt
  • verzekering, makelaarskosten, juridische of boekhoudkosten die met de verhuur samenhangen

Bewaar de factuur vervolgens bij de woning, direct naast de uitgave. Maak een foto of scan op de dag dat je betaalt, zolang je het papier nog in handen hebt. Een vervaagde kassabon in de keukenla is een veelvoorkomende reden om aftrek mis te lopen.

Heb je twee woningen in hetzelfde gebouw, wees dan streng over welke kosten bij welke woning horen. Dingen in maart uit elkaar rafelen is veel lastiger dan ze nu meteen goed doen.

Stap 3: Bewaar de huurovereenkomst, opleveringsnotities en berichten bij de woning

Geldgegevens zijn beter te begrijpen als de papieren erachter dichtbij zijn. In LeasingTrack bewaar je per woning:

  • de ondertekende huurovereenkomst en eventuele wijzigingen, zoals een huurverhoging
  • opleveringsnotities en foto's van de intrek en het vertrek, die van belang zijn als je de borg afrekent
  • berichten met de huurder, zodat een afspraak als "jij betaalt de nieuwe kraan, ik trek het af van de huur van oktober" is vastgelegd naast de betaling waarop die afspraak invloed heeft

Vraagt je accountant waarom de huur van oktober lager was, dan is het antwoord één klik weg in plaats van begraven in je telefoon.

Je checklist voor jaareinde

Kies een rustige avond in november of begin december en loop elke woning langs:

  1. Huur: is elke ontvangen betaling van dit jaar vastgelegd bij de juiste huurovereenkomst, op de juiste datum?
  2. Saldo's: staat er bij een huurovereenkomst nog een openstaand bedrag? Praat er nu over met de huurder, niet pas in januari.
  3. Uitgaven: is elke kostenpost van dit jaar bij de juiste woning ingevoerd?
  4. Facturen: heeft elke uitgave die je wilt aftrekken de bijbehorende factuur erbij? Vraag ontbrekende facturen bij leveranciers op voordat het jaar afloopt.
  5. Documenten: staan de huidige huurovereenkomst, eventuele wijzigingen en de laatste opleveringsnotities bij de woning?
  6. Wijzigingen: is er een huurder vertrokken, een nieuwe huurovereenkomst ingegaan of de huur veranderd? Controleer of de administratie klopt.
  7. Deadlines: noteer de eerstvolgende belastingdata in jouw land. In Hongarije zijn dat de voorschotbetaling op 12 januari 2027 en de jaaraangifte in mei.
  8. Vragen voor je accountant: schrijf op wat onduidelijk is, zoals welke kosten meetellen of welke kostenmethode bij je past, en neem de lijst mee naar je afspraak.

Een opmerking over belasting

Dit artikel legt uit hoe je een goede administratie bijhoudt. Het is geen belastingadvies. Wat je mag aftrekken, hoelang je facturen moet bewaren en wanneer je moet betalen, hangt af van je land en soms van je persoonlijke situatie. Voor Hongarije is het informatieboekje van de NAV over het verhuren van onroerend goed een goed startpunt. Elders vraag je het aan je belastingdienst of een accountant.

LeasingTrack is gratis voor maximaal twee woningen. Als je je verhuur al een tijdje uit een spreadsheet wilt halen, is het einde van het jaar een natuurlijk moment om dat te doen.