A mediados de octubre es un buen momento para echar la vista atrás y repasar el año de alquiler. Quedan dos meses y medio, el recuerdo de las reparaciones de primavera aún no se ha borrado del todo y los recibos todavía están en algún sitio donde puedes encontrarlos.

En Hungría hay un empujón añadido: el anticipo del impuesto sobre los ingresos por alquiler del tercer trimestre vencía el 12 de octubre de 2026, y el del último trimestre vence el 12 de enero de 2027. Pero en cualquier país donde seas propietario, la tarea es la misma. Tarde o temprano tú, tu gestor o la administración tributaria querréis ver qué ha entrado, qué ha salido y el justificante de ambas cosas.

Esta guía te muestra cómo llevar ese registro en LeasingTrack, inmueble por inmueble. Nuestra entrada anterior sobre el producto trataba de invitar a los inquilinos para las incidencias y los mensajes. Esta trata del dinero y del papeleo.

Por qué importa llevar los registros por inmueble

A finales de julio de 2026, la Hacienda húngara (NAV) publicó una guía para quienes alquilan viviendas, recogida por Portfolio. Eran sobre todo consejos prácticos: tener un contrato escrito y válido, documentar cada pago del alquiler (lo más sencillo es una transferencia con la fecha y «alquiler» en el concepto) y conservar las facturas si piensas deducir los gastos reales.

Este último punto vale para muchos países. Con el método de gastos detallados de Hungría puedes deducir los costes relacionados con el alquiler, pero solo si están pagados y respaldados por una factura. La alternativa es una deducción a tanto alzado del 10 % de los gastos, que no exige justificantes pero no permite deducir nada más. Otros países tienen sus propias versiones de esta elección, y las reglas sobre qué gastos son deducibles varían mucho.

Sea cual sea tu país, hay varias cosas que se cumplen en todas partes:

  • Los ingresos y los gastos deben estar separados y ser localizables, no mezclados en un único extracto bancario.
  • Si tienes más de una vivienda, cada apunte debe pertenecer al inmueble correcto.
  • Las facturas suelen tener que conservarse durante años, mucho más allá de la declaración en la que las usaste. Cuánto tiempo depende del plazo de prescripción de tu país, así que pregúntalo a tu gestor.

LeasingTrack está pensado justo para esto. Cada inmueble reúne sus propios contratos, inquilinos, ingresos, gastos, documentos y mensajes.

Paso 1: anota cada pago del alquiler en su contrato

Cuando llegue el alquiler, regístralo en LeasingTrack en el contrato al que corresponde, no solo en la vivienda.

Eso es lo que mantiene el saldo fiel a la realidad. LeasingTrack calcula el saldo de cada contrato a partir de los pagos que has registrado, así que no tienes que llevar un total acumulado en una hoja de cálculo. Si un inquilino pagó solo una parte del alquiler de septiembre, o se saltó un mes, la diferencia aparece sola. No necesitas una lista aparte de impagos.

Algunos hábitos ayudan:

  • Usa la fecha en que llegó el dinero. En Hungría, por ejemplo, el trimestre al que pertenece un ingreso se determina por lo general según cuándo lo cobraste, no por el mes al que correspondía el alquiler. Otros países pueden diferir, pero anotar la fecha real nunca es un error.
  • Registra los pagos parciales según lleguen. Si un inquilino paga en dos plazos, anota los dos.
  • Mantén separados el alquiler y otros gastos cuando tu contrato los distinga. Las reglas sobre cómo tributan los gastos de comunidad o los suministros repercutidos al inquilino cambian según el país. En Hungría, la guía de julio de la NAV indica que los gastos comunes que el inquilino paga al propietario cuentan como ingresos por alquiler.

Tus inquilinos también ven su propio contrato y sus pagos, de modo que un desacuerdo sobre lo que se ha pagado suele aclararse antes de convertirse en una discusión.

Paso 2: anota los gastos en el inmueble correcto, con su factura

Cada gasto que quieras deducir, o simplemente recordar, se registra como gasto del inmueble al que se refiere. Los más habituales:

  • reparaciones y mantenimiento (el fontanero, una pieza nueva de la caldera, repintar entre inquilinos)
  • electrodomésticos y muebles comprados para la vivienda
  • cuotas de la comunidad o tasas que pagas como titular
  • seguros, honorarios de agencia, costes legales o de gestoría relacionados con el alquiler

Después guarda la factura con el inmueble, justo junto al gasto. Haz una foto o escanéala el mismo día que pagas, con el papel aún en la mano. Un tique térmico descolorido en un cajón de la cocina es una causa muy común de perder una deducción.

Si tienes dos viviendas en el mismo edificio, sé estricto con la que corresponde a cada gasto. Separarlo todo en marzo es mucho más difícil que hacerlo bien ahora.

Paso 3: guarda el contrato, las actas de entrega y los mensajes con la vivienda

Los registros de dinero cobran más sentido cuando el papeleo que los respalda está a mano. En LeasingTrack puedes guardar con cada inmueble:

  • el contrato firmado y sus modificaciones, como una subida del alquiler
  • las actas y fotos de entrega de la entrada y la salida, que importan al liquidar la fianza
  • los mensajes con el inquilino, de modo que un acuerdo como «tú pagas el grifo nuevo y yo lo descuento del alquiler de octubre» quede escrito junto al pago al que afecta

Cuando tu gestor pregunte por qué el alquiler de octubre fue menor, la respuesta estará a un clic, en lugar de enterrada en tu móvil.

Tu lista de cierre de año

Elige una tarde tranquila en noviembre o a principios de diciembre y repasa cada inmueble:

  1. Alquiler: ¿está cada pago recibido este año anotado en el contrato correcto y con la fecha correcta?
  2. Saldos: ¿algún contrato muestra dinero pendiente? Habla con el inquilino ahora y no en enero.
  3. Gastos: ¿está cada gasto de este año anotado en el inmueble correcto?
  4. Facturas: ¿tiene cada gasto que piensas deducir su factura guardada? Pide a los proveedores las que falten antes de que acabe el año.
  5. Documentos: ¿están guardados con la vivienda el contrato vigente, sus modificaciones y las últimas actas de entrega?
  6. Cambios: ¿se fue algún inquilino, empezó un contrato nuevo o cambió el alquiler? Asegúrate de que los registros coinciden.
  7. Plazos: apunta las próximas fechas fiscales de tu país. En Hungría, el anticipo que vence el 12 de enero de 2027 y la declaración anual en mayo.
  8. Preguntas para tu gestor: anota lo que no tengas claro, como qué gastos cuentan o qué método de cálculo de costes te conviene, y llévate la lista a la reunión.

Una nota sobre impuestos

Este artículo explica cómo llevar buenos registros. No es asesoramiento fiscal. Lo que puedes deducir, cuánto tiempo debes conservar las facturas y cuándo vencen los pagos dependen de tu país y, a veces, de tu situación personal. En Hungría, el folleto informativo de la NAV sobre el alquiler de inmuebles es un buen punto de partida. En otros países, consulta con tu administración tributaria o con un gestor.

LeasingTrack es gratis hasta dos inmuebles, así que si llevabas tiempo queriendo sacar tus alquileres de una hoja de cálculo, el final del año es un momento natural para hacerlo.