Meados de outubro é um bom momento para olhar para trás e fazer o balanço do ano de arrendamento. Faltam dois meses e meio, ainda se lembra das reparações da primavera e os recibos ainda estão num sítio onde os consegue encontrar.

Na Hungria há um motivo adicional: o pagamento por conta do imposto sobre os rendimentos de arrendamento do terceiro trimestre venceu a 12 de outubro de 2026, e o do último trimestre vence a 12 de janeiro de 2027. Seja qual for o país em que é senhorio, a tarefa é a mesma. Mais cedo ou mais tarde, você, o seu contabilista ou a autoridade tributária vão querer ver o que entrou, o que saiu e a prova de ambas as coisas.

Este guia mostra como manter esse registo no LeasingTrack, um imóvel de cada vez. O nosso artigo anterior sobre o produto tratava de convidar inquilinos para pedidos de reparação e mensagens. Este trata do dinheiro e da papelada.

Porque é que os registos por imóvel importam

No final de julho de 2026, a autoridade tributária húngara (NAV) publicou orientações para quem arrenda habitações, noticiadas pelo Portfolio. Eram sobretudo conselhos práticos: ter um contrato de arrendamento escrito e válido, documentar cada pagamento da renda (uma transferência bancária com a data e a palavra «renda» na descrição é o mais simples) e guardar as faturas se pretende deduzir os custos reais.

Este último ponto aplica-se a muitos países. No método de dedução dos custos reais da Hungria, pode deduzir os custos ligados ao arrendamento, mas só se estiverem pagos e comprovados por fatura. A alternativa é uma dedução fixa de 10 % de custos, em que não são precisos recibos, mas não se pode deduzir mais nada. Outros países têm as suas versões desta escolha, e as regras sobre o que conta como custo dedutível variam muito.

Seja qual for o seu país, há coisas que valem em todo o lado:

  • Os rendimentos e os custos devem ser separados e rastreáveis, e não misturados num único extrato bancário.
  • Se tem mais de um imóvel, cada item tem de pertencer ao imóvel certo.
  • As faturas têm muitas vezes de ser guardadas durante anos, bem para além da declaração em que foram usadas. O prazo depende do prazo de prescrição do seu país, por isso pergunte ao contabilista.

O LeasingTrack foi pensado exatamente para isto. Cada imóvel reúne os seus contratos de arrendamento, inquilinos, receitas, despesas, documentos e mensagens.

Passo 1: registe cada pagamento da renda no contrato respetivo

Quando a renda chega, registe-a no LeasingTrack no contrato de arrendamento a que pertence, e não apenas no imóvel.

É isso que mantém o saldo correto. O LeasingTrack calcula o saldo de cada contrato a partir dos pagamentos que registou, pelo que não precisa de manter um total acumulado numa folha de cálculo. Se um inquilino pagou só parte da renda de setembro, ou saltou um mês, a diferença aparece por si. Não precisa de uma lista separada de dívidas.

Alguns hábitos ajudam:

  • Use a data em que o dinheiro chegou. Na Hungria, por exemplo, o trimestre a que o rendimento pertence é, em geral, determinado pela data em que o recebeu, e não pelo mês a que a renda se refere. Outros países podem diferir, mas registar a data real nunca é um erro.
  • Registe os pagamentos parciais à medida que chegam. Se o inquilino paga em duas prestações, lance ambas.
  • Mantenha a renda e os outros encargos separados sempre que o contrato os distinga. As regras sobre a tributação de despesas de condomínio ou consumos repercutidos no inquilino diferem de país para país. Na Hungria, as orientações da NAV de julho indicam que os encargos comuns pagos pelo inquilino ao senhorio contam como rendimento de arrendamento.

Os seus inquilinos também veem o seu contrato e os respetivos pagamentos, pelo que um desacordo sobre o que foi pago costuma resolver-se antes de se tornar uma discussão.

Passo 2: lance as despesas no imóvel certo, com a fatura

Cada custo que possa querer deduzir, ou simplesmente recordar, entra como despesa no imóvel a que diz respeito. Exemplos típicos:

  • reparações e manutenção (o canalizador, uma peça nova para a caldeira, pintar entre inquilinos)
  • eletrodomésticos e mobiliário comprados para a casa
  • taxas do edifício ou encargos que paga como proprietário
  • seguros, comissões de mediadores, custos jurídicos ou de contabilidade ligados ao arrendamento

Depois guarde a fatura junto do imóvel, ao lado da despesa. Tire uma fotografia ou digitalize no dia do pagamento, enquanto ainda tem o papel na mão. Um talão térmico desbotado na gaveta da cozinha é uma causa frequente de perda de uma dedução.

Se tem dois imóveis no mesmo prédio, seja rigoroso quanto ao imóvel a que cada custo pertence. Separar tudo em março é muito mais difícil do que fazê-lo bem agora.

Passo 3: guarde o contrato, os autos de entrega e as mensagens com o imóvel

Os registos financeiros fazem mais sentido quando a documentação que os sustenta está à mão. No LeasingTrack pode guardar em cada imóvel:

  • o contrato de arrendamento assinado e eventuais adendas, como um aumento da renda
  • notas e fotografias de entrega na entrada e na saída, que contam quando se acerta a caução
  • as mensagens com o inquilino, para que um acordo como «você paga a torneira nova e eu desconto na renda de outubro» fique escrito junto do pagamento que afeta

Quando o contabilista perguntar porque é que a renda de outubro foi mais baixa, a resposta está a um clique de distância, em vez de enterrada no telemóvel.

A sua lista de verificação de fim de ano

Escolha uma noite tranquila em novembro ou no início de dezembro e percorra cada imóvel:

  1. Renda: todos os pagamentos recebidos este ano estão registados no contrato certo e na data certa?
  2. Saldos: algum contrato mostra valores em dívida? Fale com o inquilino agora, e não em janeiro.
  3. Despesas: todos os custos deste ano estão lançados no imóvel certo?
  4. Faturas: cada despesa que pretende deduzir tem a respetiva fatura guardada? Peça aos fornecedores as que faltam antes de o ano acabar.
  5. Documentos: o contrato atual, as adendas e as últimas notas de entrega estão guardados com o imóvel?
  6. Alterações: saiu algum inquilino, começou um novo contrato ou mudou a renda? Confirme que os registos refletem isso.
  7. Prazos: anote as próximas datas fiscais do seu país. Na Hungria, são o pagamento por conta com vencimento a 12 de janeiro de 2027 e a declaração anual em maio.
  8. Perguntas para o contabilista: anote tudo o que não estiver claro, como os custos que contam ou o método de dedução mais adequado, e leve a lista à reunião.

Uma nota sobre impostos

Este artigo explica como manter bons registos. Não é aconselhamento fiscal. O que pode deduzir, durante quanto tempo tem de guardar as faturas e quando os pagamentos vencem dependem do seu país e, por vezes, da sua situação pessoal. Na Hungria, o folheto informativo da NAV sobre o arrendamento de imóveis é um bom ponto de partida. Noutros países, consulte a sua autoridade tributária ou um contabilista.

O LeasingTrack é gratuito até dois imóveis, por isso, se andava a pensar tirar os seus arrendamentos de uma folha de cálculo, o fim do ano é um momento natural para o fazer.