Середина жовтня — слушний момент озирнутися на орендний рік. Попереду ще два з половиною місяці, весняні ремонти ще не зовсім забулися, а чеки лежать там, де їх можна знайти.

В Угорщині є додатковий привід поспішити: авансовий податок із доходу від оренди за третій квартал треба було сплатити до 12 жовтня 2026 року, а аванс за останній квартал — до 12 січня 2027 року. Але в якій би країні ви не здавали житло, завдання однакове. Рано чи пізно ви, ваш бухгалтер або податкова захочете побачити, що надійшло, що витрачено і чим це підтверджено.

Нижче — покроковий приклад, як вести такий облік у LeasingTrack, по одному об’єкту. Попередня публікація про продукт була про запрошення орендарів для заявок на ремонт і повідомлень. Ця — про гроші та документи.

Чому важливий облік по кожному об’єкту

Наприкінці липня 2026 року угорська податкова служба (NAV) оприлюднила роз’яснення для тих, хто здає житло, про що писав Portfolio. Здебільшого це були практичні поради: мати чинний письмовий договір оренди, документувати кожен платіж орендної плати (найпростіше — банківський переказ із датою та словом «оренда» в призначенні) і зберігати рахунки, якщо ви плануєте відраховувати фактичні витрати.

Останнє стосується багатьох країн. За угорським методом поатетних витрат можна відраховувати витрати, пов’язані з орендою, але лише сплачені й підтверджені рахунком. Альтернатива — фіксоване відрахування витрат у розмірі 10 %: чеки не потрібні, але більше нічого відняти не можна. В інших країнах є свої варіанти такого вибору, а правила щодо витрат, які можна відраховувати, дуже різняться.

Незалежно від країни, дещо залишається незмінним:

  • доходи й витрати мають бути окремими та відстежуваними, а не змішаними в одній банківській виписці;
  • якщо у вас більше однієї квартири, кожна позиція має належати потрібному об’єкту;
  • рахунки часто потрібно зберігати роками, значно довше, ніж триває подання декларації, для якої їх використали. Строк залежить від терміну давності у вашій країні, тож уточніть у бухгалтера.

LeasingTrack побудований саме навколо цього. Кожен об’єкт містить власні договори оренди, орендарів, доходи, витрати, документи й повідомлення.

Крок 1. Фіксуйте кожен платіж орендної плати за відповідною орендою

Коли надходить орендна плата, записуйте її в LeasingTrack до тієї оренди, якої вона стосується, а не просто до квартири.

Так баланс залишається правдивим. LeasingTrack обчислює баланс кожної оренди на основі внесених вами платежів, тож вести проміжні підсумки в таблиці не потрібно. Якщо орендар сплатив лише частину вересневої орендної плати або пропустив місяць, нестача з’явиться сама. Окремий список заборгованостей не потрібен.

Допоможуть кілька звичок:

  • Вказуйте дату, коли гроші надійшли. В Угорщині, наприклад, квартал, до якого належить дохід, зазвичай визначається датою отримання, а не місяцем, за який сплачено оренду. В інших країнах може бути інакше, але реальна дата ніколи не буде помилкою.
  • Записуйте часткові платежі одразу. Якщо орендар платить двома частинами, внесіть обидві.
  • Розділяйте орендну плату й інші платежі, якщо так розділено в договорі. Правила оподаткування комунальних послуг чи інших платежів, які орендар відшкодовує, у різних країнах відрізняються. В Угорщині, за липневим роз’ясненням NAV, спільні витрати, які орендар сплачує орендодавцеві, вважаються доходом від оренди.

Ваші орендарі також бачать власну оренду та платежі за нею, тому суперечка про те, що вже сплачено, зазвичай вирішується ще до того, як перетвориться на сварку.

Крок 2. Вносьте витрати до потрібного об’єкта разом із рахунком

Кожна витрата, яку ви можете захотіти відрахувати або просто пам’ятати, вноситься як витрата по об’єкту, до якого вона належить. Типові приклади:

  • ремонт і обслуговування (сантехнік, нова деталь для котла, перефарбування між орендарями);
  • техніка й меблі, куплені для квартири;
  • внески чи платежі за будинок, які ви сплачуєте як власник;
  • страхування, послуги агента, юридичні чи бухгалтерські витрати, пов’язані з орендою.

Потім зберігайте рахунок разом з об’єктом, поруч із витратою. Сфотографуйте або відскануйте його в день оплати, поки папірець у руках. Вицвілий термочек у кухонній шухляді — одна з частих причин втрати відрахування.

Якщо ви маєте дві квартири в одному будинку, суворо стежте, до якої з них належить кожна витрата. Розділяти все в березні набагато важче, ніж правильно вносити зараз.

Крок 3. Зберігайте договір, акти передачі й повідомлення разом з квартирою

Фінансові записи зрозуміліші, коли поруч документи, що за ними стоять. У LeasingTrack до кожного об’єкта можна додати:

  • підписаний договір оренди та зміни до нього, наприклад підвищення орендної плати;
  • акти передачі та фото під час заселення й виселення — вони важливі, коли ви розраховуєтеся за заставу;
  • повідомлення з орендарем, щоб домовленість на кшталт «ви платите за новий кран, а я віднімаю це від жовтневої орендної плати» була записана поруч із платежем, якого вона стосується.

Коли бухгалтер спитає, чому орендна плата за жовтень була меншою, відповідь буде за один клік, а не загубиться в телефоні.

Чекліст на кінець року

Виберіть тихий вечір у листопаді чи на початку грудня й пройдіться по кожному об’єкту:

  1. Орендна плата: чи кожен платіж, отриманий цього року, внесено до правильної оренди й з правильною датою?
  2. Баланси: чи є оренда з заборгованістю? Поговоріть з орендарем зараз, а не в січні.
  3. Витрати: чи кожну витрату цього року внесено до правильного об’єкта?
  4. Рахунки: чи до кожної витрати, яку ви плануєте відраховувати, додано рахунок? Попросіть у постачальників відсутні, поки рік не закінчився.
  5. Документи: чи чинний договір, усі зміни до нього й останні акти передачі збережено з квартирою?
  6. Зміни: чи виїхав орендар, чи почалася нова оренда, чи змінилася орендна плата? Переконайтеся, що записи відповідають дійсності.
  7. Строки: запишіть найближчі податкові дати у вашій країні. В Угорщині це авансовий платіж до 12 січня 2027 року та річна декларація в травні.
  8. Питання до бухгалтера: занотуйте все незрозуміле, наприклад які витрати враховуються чи який метод обліку витрат вам підходить, і візьміть список на зустріч.

Кілька слів про податки

Ця стаття пояснює, як вести якісний облік. Вона не є податковою консультацією. Що можна відраховувати, як довго зберігати рахунки і коли сплачувати — залежить від вашої країни, а іноді й від вашої ситуації. В Угорщині хорошою відправною точкою є інформаційна брошура NAV про оподаткування здавання майна в оренду. В інших країнах зверніться до податкової служби чи бухгалтера.

LeasingTrack безкоштовний для двох об’єктів, тож якщо ви давно збиралися перенести облік оренди з таблиці, кінець року — слушний час для цього.