Mijlocul lui octombrie este un moment bun să priviți înapoi la anul de închirieri. Mai sunt două luni și jumătate, reparațiile din primăvară nu s-au uitat de tot, iar bonurile sunt încă undeva unde le puteți găsi.

În Ungaria există un motiv în plus: avansul de impozit pentru veniturile din chirii din trimestrul al treilea a fost scadent la 12 octombrie 2026, iar avansul pentru ultimul trimestru scadent la 12 ianuarie 2027. Oriunde ați fi proprietar, treaba este însă aceeași. Mai devreme sau mai târziu, dumneavoastră, contabilul sau fiscul veți vrea să vedeți ce a intrat, ce a ieșit și dovada pentru ambele.

Acest ghid arată cum păstrați această evidență în LeasingTrack, câte o proprietate pe rând. Articolul nostru anterior despre produs a vorbit despre invitarea chiriașilor pentru reparații și mesaje. De data aceasta este vorba despre bani și acte.

De ce contează evidența pe proprietăți

La sfârșitul lui iulie 2026, autoritatea fiscală din Ungaria (NAV) a publicat recomandări pentru persoanele care închiriază locuințe, relatate de Portfolio. Erau sfaturi mai ales practice: aveți un contract de închiriere scris și valabil, documentați fiecare plată a chiriei (cel mai simplu este un transfer bancar cu data și mențiunea „chirie” în descriere) și păstrați facturile dacă intenționați să deduceți costurile reale.

Ultimul punct se aplică în multe țări. Conform metodei ungare a costurilor reale, puteți deduce costurile legate de închiriere, dar numai dacă sunt plătite și susținute de o factură. Alternativa este o deducere forfetară de 10% pentru costuri, la care nu sunt necesare bonuri, dar nu puteți deduce nimic în plus. Alte țări au propriile variante ale acestei alegeri, iar regulile privind costurile deductibile diferă mult.

Indiferent de țară, câteva lucruri sunt valabile peste tot:

  • Veniturile și costurile trebuie să fie separate și ușor de urmărit, nu amestecate într-un singur extras de cont.
  • Dacă dețineți mai multe locuințe, fiecare element trebuie atribuit proprietății potrivite.
  • Facturile trebuie adesea păstrate ani de zile, mult după declarația pentru care le-ați folosit. Cât timp depinde de termenul de prescripție din țara dumneavoastră, deci întrebați contabilul.

LeasingTrack este construit tocmai pentru asta. Fiecare proprietate are propriile contracte de închiriere, chiriași, venituri, cheltuieli, documente și mesaje.

Pasul 1: Înregistrați fiecare plată a chiriei la contractul de închiriere corespunzător

Când sosește chiria, înregistrați-o în LeasingTrack la contractul de închiriere căruia îi aparține, nu doar la locuință.

Așa rămâne soldul corect. LeasingTrack calculează soldul fiecărui contract din plățile înregistrate, deci nu trebuie să țineți un total într-un tabel. Dacă un chiriaș a plătit doar o parte din chiria din septembrie sau a sărit o lună, diferența apare de la sine. Nu aveți nevoie de o listă separată a restanțelor.

Câteva obiceiuri ajută:

  • Folosiți data la care au intrat banii. În Ungaria, de exemplu, trimestrul căruia îi aparține venitul se stabilește, în general, după momentul încasării, nu după luna pentru care s-a plătit chiria. Alte țări pot avea alte reguli, dar înregistrarea datei reale nu este niciodată o greșeală.
  • Înregistrați plățile parțiale pe măsură ce vin. Dacă un chiriaș plătește în două tranșe, introduceți ambele sume.
  • Păstrați separat chiria și celelalte costuri, dacă și contractul le separă. Regulile privind impozitarea cheltuielilor comune sau a utilităților refacturate chiriașului diferă de la țară la țară. În Ungaria, recomandările NAV din iulie arată că cheltuielile comune plătite de chiriaș proprietarului sunt venit din chirie.

Chiriașii dumneavoastră își văd și ei contractul și plățile aferente, așa că o neînțelegere despre ce s-a plătit se lămurește de obicei înainte să devină o ceartă.

Pasul 2: Introduceți cheltuielile la proprietatea potrivită, împreună cu factura

Orice cost pe care ați putea dori să îl deduceți, sau pur și simplu să vi-l amintiți, se introduce ca o cheltuială la proprietatea la care se referă. Exemple tipice:

  • reparații și întreținere (instalatorul, o piesă nouă de centrală, zugrăvirea între chiriași)
  • electrocasnice și mobilier cumpărate pentru locuință
  • taxe sau cotizații pe care le plătiți ca proprietar
  • asigurări, comisioane de agent, costuri juridice sau de contabilitate legate de închiriere

Apoi păstrați factura la proprietate, chiar lângă cheltuială. Faceți o fotografie sau o scanare chiar în ziua plății, cât hârtia este încă în mâna dumneavoastră. Un bon termic decolorat dintr-un sertar al bucătăriei este un motiv frecvent pentru care se pierde o deducere.

Dacă dețineți două apartamente în aceeași clădire, fiți riguros cu privire la cărui apartament îi aparține fiecare cost. Separarea lucrurilor în martie este mult mai grea decât să le faceți corect acum.

Pasul 3: Păstrați contractul, procesele-verbale de predare și mesajele la locuință

Evidența banilor are mai mult sens când actele din spatele ei sunt la îndemână. În LeasingTrack puteți păstra la fiecare proprietate:

  • contractul de închiriere semnat și eventualele acte adiționale, de exemplu o majorare a chiriei
  • procese-verbale și fotografii de predare de la intrare și de la ieșire, importante când decontați garanția
  • mesajele cu chiriașul, astfel încât o înțelegere de tipul „plătiți dumneavoastră robinetul nou, eu îl scad din chiria din octombrie” să fie scrisă lângă plata pe care o afectează

Când contabilul vă întreabă de ce chiria din octombrie a fost mai mică, răspunsul este la un clic distanță, nu îngropat în telefon.

Lista de verificare de final de an

Alegeți o seară liniștită în noiembrie sau la începutul lui decembrie și parcurgeți fiecare proprietate:

  1. Chiria: este fiecare plată primită anul acesta înregistrată la contractul potrivit, la data corectă?
  2. Solduri: există vreun contract cu sume datorate? Discutați cu chiriașul acum, nu în ianuarie.
  3. Cheltuieli: este fiecare cost din acest an introdus la proprietatea potrivită?
  4. Facturi: are fiecare cheltuială pe care intenționați să o deduceți factura stocată alături? Cereți furnizorilor facturile lipsă înainte să se încheie anul.
  5. Documente: sunt contractul în vigoare, actele adiționale și cele mai recente procese-verbale de predare salvate la locuință?
  6. Schimbări: a plecat un chiriaș, a început un contract nou sau s-a schimbat chiria? Asigurați-vă că evidențele corespund.
  7. Termene: notați următoarele date fiscale din țara dumneavoastră. În Ungaria, acestea sunt avansul scadent la 12 ianuarie 2027 și declarația anuală din mai.
  8. Întrebări pentru contabil: notați tot ce nu este clar, de exemplu ce costuri se pot include sau ce metodă de calcul vi se potrivește, și luați lista la întâlnire.

O precizare despre impozite

Acest articol explică cum să țineți o evidență bună. Nu reprezintă consultanță fiscală. Ce puteți deduce, cât timp trebuie să păstrați facturile și când sunt scadente plățile depinde de țara dumneavoastră și uneori de situația personală. În Ungaria, broșura informativă a NAV despre închirierea de bunuri imobile este un bun punct de plecare. În alte țări, întrebați la administrația fiscală sau la un contabil.

LeasingTrack este gratuit pentru până la două proprietăți, așa că, dacă v-ați propus să vă mutați închirierile dintr-un tabel, sfârșitul anului este un moment potrivit s-o faceți.