Většina drobných pronajímatelů si někde vede zůstatek. Může to být tabulka, sešit nebo číslo v hlavě: „Anna dluží od září 200.“ Potíž je v tom, že toto číslo žije odděleně od záznamů, které má shrnovat. Zapíšete platbu na jednom místě, na druhém zapomenete číslo upravit, a v prosinci se obě hodnoty rozcházejí.

LeasingTrack jde jinou cestou a je to hlavní myšlenka celé aplikace: zůstatek se nezadává ručně. Vyplývá z toho, co je u nájmu zaevidováno, tedy z nájemného, které se stalo splatným, a z plateb, které jste zapsali. Změníte záznam a zůstatek se změní s ním. Není tu žádné druhé číslo, které byste museli synchronizovat, takže se nemá kam rozjet.

Jak to vypadá v praxi?

Jeden byt, jedno čtvrtletí

Vezměme byt 1+kk pronajatý za 600 měsíčně (dosaďte libovolnou měnu, v níž pracujete), s nájemným splatným 5. v měsíci. Podíváme se na období od července do září.

Červenec: zaplaceno včas

Nájemné 600 je splatné 5. července. Nájemník zaplatí celou částku 3. července a vy platbu zaevidujete.

  • Splatné nájemné dosud: 600
  • Evidované platby: 600
  • Zůstatek: 0

Nic k řešení, nic k pamatování.

Srpen: zaplaceno pozdě

Nájemné je splatné 5. srpna, peníze ale dorazí až 12. srpna.

  • Od 5. do 12. srpna ukazuje zůstatek 600 k doplacení, protože nájemné je splatné a neexistuje k němu žádná zaevidovaná platba.
  • Dne 12. srpna platbu zapíšete a zůstatek se vrátí na 0.

Nemusíte si pamatovat, že něco „vyrovnat“. Zůstatek byl 600, protože chyběla platba, a po jejím zapsání se vrátil na nulu. Pokud hledáte klidný způsob, jak s nájemníkem mluvit, když je nájemné opožděné, najdete ho v našem dřívějším průvodci Pozdní nájemné před zimou.

Září: částečná platba

Nájemné je splatné 5. září. Nájemník vysvětlí, že mu přišla vyšší faktura, zaplatí 400 a zbytek slíbí doplatit s nájemným za říjen.

  • Splatné nájemné dosud: 1 800
  • Evidované platby: 600 + 600 + 400 = 1 600
  • Zůstatek: 200 k doplacení

Těch 200 nepotřebuje poznámku na okraj. Zůstává na zůstatku, dokud je nějaká platba nepokryje. Když nájemník v říjnu zaplatí 800 (600 za říjen a 200 ze září), zapíšete platbu a zůstatek je opět 0.

Čtvrtletí v kostce

Měsíc Splatné nájemné Zaplaceno Zůstatek po platbě
Červenec 600 600 (3. 7.) 0
Srpen 600 600 (12. 8., pozdě) 0
Září 600 400 (5. 9.) 200 k doplacení

Užitečné je, že za zůstatkem je vidět stopa. Když se nájemník zeptá: „Proč mám dlužit 200?“, ukážete mu zářijové nájemné a platbu 400, aniž byste museli příběh skládat z bankovních výpisů.

A když uděláte chybu, třeba zapíšete 500 místo 400, opravíte jediný záznam platby. Zůstatek se opraví sám, protože nikdy nebyl uložen zvlášť.

Co vidí nájemník

Nájemníka můžete pozvat e-mailem. Jakmile pozvání přijme, vidí jen svůj vlastní nájem: své nájemné, k němu zaevidované platby a výsledný zůstatek. Nevidí vaše další nemovitosti, jiné nájemníky ani vaše výdaje.

V praxi to ušetří spoustu zpráv typu „dorazila vám moje platba?“. Jakmile platbu zaevidujete, nájemník si ji ověří sám. Pokud něco nesedí, například chybí platba, kterou poslal, může vám napsat přímo v aplikaci a konverzace zůstane u nájmu, místo aby se ztratila mezi SMS a e-maily. Nájemníci tam také mohou posílat hlášení závad.

Funguje to i opačně. O částečné platbě jako ta zářijová se mluví snáz, když se oba díváte na stejné číslo.

Výdaje a dokumenty na jednom místě

Zůstatek se týká toho, co vám nájemník dluží. Ostatní papírování k bytu leží vedle něj, u stejné nemovitosti:

  • Výdaje: servis kotle, poplatky za společné prostory, nový kohoutek. Evidují se u nemovitosti, takže vidíte příjmy a náklady bytu pohromadě. (Podrobněji jsme o tom psali v článku Před koncem roku: mějte příjmy, výdaje a doklady ke každému bytu pohromadě.)
  • Dokumenty: podepsaná smlouva, předávací protokol, fotky měřidel, účtenky. Jsou uložené u nemovitosti a jejího nájmu, takže je nemusíte hledat na sdíleném disku.

Aby bylo jasno, co LeasingTrack neumí: neimportuje bankovní transakce, neposílá automatické upomínky k platbám a nevytváří daňové přehledy. Platby i výdaje zapisujete sami. Smysl je v tom, že každou věc zapíšete jednou, na jednom místě, a zůstatek z ní vyplyne.

Kolik to stojí

LeasingTrack je zdarma až pro dvě nemovitosti. Větší portfolia budou vyžadovat předplatné, které zatím nemá zveřejněnou cenu. Běží v prohlížeči i na Androidu a rozhraní je k dispozici ve 13 jazycích, takže vy i nájemník můžete používat jazyk, který vám vyhovuje.

Tip na konec roku: zkontrolujte každý zůstatek před 31. prosincem

Teď je vhodná doba projít všechny nájmy a podívat se na jejich zůstatky. Je lepší to udělat nyní než v únoru. Dokud si všichni pamatují podrobnosti, drobné nesrovnalosti se snadno vyřeší: převod, který přišel pod jiným jménem, částečná platba vyrovnaná v hotovosti, měsíc, kdy jste se dohodli na odpočtu za opravu.

Jednoduchý postup:

  1. Otevřete každý nájem a přečtěte si zůstatek. Je-li nulový a odpovídá vaší představě, máte hotovo.
  2. Pokud nulový není, zkontrolujte záznamy, ze kterých vychází. Chybí platba, je zapsaná dvakrát, nebo v nesprávné výši? Opravte záznam, ne celkovou částku.
  3. Skutečné nedoplatky s nájemníkem dohodněte hned, písemně. Zpráva v aplikaci udrží dohodu u příslušného nájmu.
  4. Zvláštní pozornost věnujte nájmům, které končí. V Maďarsku mnoho nájmů na dobu určitou končí 31. prosince (viz náš příspěvek z 21. října). Vyúčtování kauce při předání je mnohem jednodušší, když je zůstatek už odsouhlasený. Jak lze kauci použít, se v jednotlivých zemích liší, takže při jakémkoli sporu se poraďte s místním právníkem.

Pokud se vaše údaje promítají i do daňového přiznání, čistý zůstatek na konci roku usnadní práci účetní či účetnímu. Berte to však jako vedení evidence, nikoli jako daňové poradenství. Pravidla závisejí na vaší zemi a situaci.

Jeden zůstatek na nájem, vypočtený ze záznamů a jednou zkontrolovaný před koncem roku. Nic jiného se tabulka nikdy nesnažila dělat.