Більшість невеликих орендодавців десь ведуть баланс. Це може бути таблиця, зошит або цифра в голові: «Анна винна 200 з вересня». Проблема в тому, що це число живе окремо від записів, які воно має підсумовувати. Платіж ви записали в одному місці, а в другому забули оновити — і до грудня дані вже не сходяться.

LeasingTrack працює інакше, і в цьому головна ідея застосунку: баланс не вводять вручну. Він випливає з того, що записано в оренді, тобто з орендної плати, строк сплати якої настав, і з платежів, які ви записали. Змінюєте запис — разом із ним змінюється й баланс. Другого числа, яке треба синхронізувати, немає, тож нічого не розійдеться.

Ось як це виглядає на практиці.

Одна квартира, один квартал

Візьмімо однокімнатну квартиру, яку здано за 600 на місяць (в будь-якій валюті, з якою ви працюєте), з оплатою до 5-го числа. Розглянемо період із липня по вересень.

Липень: сплачено вчасно

Орендну плату 600 потрібно сплатити 5 липня. Орендар сплачує всю суму 3 липня, і ви записуєте платіж.

  • Орендна плата до сплати на цей момент: 600
  • Записані платежі: 600
  • Баланс: 0

Нічого робити й нічого пам’ятати не потрібно.

Серпень: сплачено із запізненням

Орендну плату потрібно сплатити 5 серпня, але гроші надходять лише 12 серпня.

  • З 5 по 12 серпня баланс показує 600 заборгованості, бо плата вже мала бути внесена, а платежу за неї не записано.
  • 12 серпня ви записуєте платіж, і баланс знову дорівнює 0.

Вам не довелося пам’ятати про те, щоб щось «закрити». Баланс складав 600, бо бракувало платежу, і повернувся до нуля, щойно платіж було записано. Якщо хочете спокійно вести розмову, коли орендна плата запізнюється, прочитайте наш попередній посібник Late rent before winter.

Вересень: часткова оплата

Орендну плату потрібно сплатити 5 вересня. Орендар пояснює, що рахунок виявився більшим, ніж очікувалося, сплачує 400 і обіцяє решту разом з оплатою за жовтень.

  • Орендна плата до сплати на цей момент: 1 800
  • Записані платежі: 600 + 600 + 400 = 1 600
  • Баланс: 200 заборгованості

Ці 200 не потребують примітки на берегах. Вони залишаються в балансі, доки їх не покриє платіж. Коли в жовтні орендар сплатить 800 (600 за жовтень і 200 за вересень), ви записуєте платіж, і баланс знову дорівнює 0.

Квартал одним поглядом

Місяць Орендна плата до сплати Сплачено Баланс після
Липень 600 600 (3 лип.) 0
Серпень 600 600 (12 серп., із запізненням) 0
Вересень 600 400 (5 вер.) 200 заборгованості

Найкорисніше те, що за балансом стоїть історія. Якщо орендар запитає: «Чому тут написано, що я винен 200?», ви можете показати вересневу орендну плату й платіж у 400, не відновлюючи картину за банківськими виписками.

А якщо ви помилитеся, наприклад запишете 500 замість 400, достатньо виправити цей один запис про платіж. Баланс виправиться сам, адже він ніколи не зберігався окремо.

Що бачить ваш орендар

Ви можете запросити орендаря електронною поштою. Після того як він прийме запрошення, він бачить лише власну оренду: свою орендну плату, записані за нею платежі та підсумковий баланс. Інших ваших об’єктів, інших орендарів і ваших витрат він не бачить.

На практиці це позбавляє від купи повідомлень на кшталт «ви отримали мій переказ?». Щойно ви записали платіж, орендар може сам його перевірити. Якщо щось виглядає неправильно, наприклад не відображається його платіж, він може написати вам у застосунку, і розмова залишиться разом з орендою, а не загубиться серед SMS та листів. Також орендарі можуть там повідомляти про потребу в ремонті, створюючи заявку на ремонт.

Це працює й навпаки. Частковий платіж, як у вересні, легше обговорювати, коли ви обоє дивитеся на одну й ту саму цифру.

Витрати й документи в одному місці

Баланс показує, що вам винен орендар. Решта документів щодо квартири зберігається поруч, у тому ж об’єкті:

  • Витрати: обслуговування котла, комунальні платежі, новий змішувач. Їх записують до об’єкта, тож ви бачите доходи й витрати квартири разом. (Докладніше ми писали про це в матеріалі Before year-end: keep each rental's income, expenses and receipts together.)
  • Документи: підписаний договір оренди, акт приймання-передачі, фото лічильників, квитанції. Вони зберігаються разом з об’єктом і орендою, тож вам не доведеться шукати їх по спільному диску.

Щоб було зрозуміло, чого LeasingTrack не робить: він не імпортує банківські операції, не надсилає автоматичних нагадувань про платежі й не формує податкових звітів. Платежі та витрати ви записуєте самі. Суть у тому, що кожен запис ви робите один раз, в одному місці, а баланс випливає з нього.

Скільки це коштує

LeasingTrack безкоштовний для двох об’єктів. Для більших портфелів знадобиться підписка, ціни на яку ще не опубліковано. Сервіс працює в браузері та на Android, а інтерфейс доступний 13 мовами, тож ви й орендар можете користуватися тією мовою, яка вам зручніша.

Порада наприкінці року: перевірте кожен баланс до 31 грудня

Зараз добра пора, щоб пройтися по кожній оренді й подивитися на її баланс. Краще зробити це тепер, а не в лютому. Поки всі ще пам’ятають подробиці, дрібні розбіжності легко залагодити: переказ, що надійшов під іншим прізвищем, часткова оплата, яку розрахували готівкою, місяць, коли ви домовилися відняти вартість ремонту.

Проста послідовність дій:

  1. Відкрийте кожну оренду й прочитайте баланс. Якщо він нульовий і збігається з вашим уявленням, усе гаразд.
  2. Якщо він не нульовий, перевірте записи, що за ним стоять. Чи не бракує платежу, чи не записано його двічі, чи не вказано хибну суму? Виправляйте запис, а не підсумок.
  3. Домовтеся з орендарем щодо справжньої заборгованості вже зараз, письмово. Повідомлення в застосунку зберігає домовленість разом з орендою.
  4. Особливу увагу приділіть орендам, що закінчуються. В Угорщині багато строкових договорів оренди закінчується 31 грудня (див. наш допис від 21 жовтня). Повернути заставу під час передачі набагато простіше, коли баланс уже узгоджено. Те, як можна використовувати заставу, різниться від країни до країни, тож у разі спору зверніться до місцевого юриста.

Якщо ваші дані також потрібні для податкової декларації, чистий баланс наприкінці року полегшить роботу бухгалтеру, але сприймайте це як ведення обліку, а не як податкову пораду. Правила залежать від вашої країни та ситуації.

Один баланс на оренду, обчислений із записів і перевірений раз перед закриттям року. Саме цього й намагалася досягти таблиця.