Väčšina prenajímateľov s malým počtom nehnuteľností si saldo vedie niekde bokom. Býva to tabuľka, zošit alebo číslo v hlave: „Anne chýba od septembra 200.“ Problém je v tom, že toto číslo žije oddelene od záznamov, ktoré má zhŕňať. Platbu zapíšete na jednom mieste, na druhom ju zabudnete upraviť, a v decembri sa už údaje nezhodujú.

LeasingTrack ide inou cestou a je to hlavná myšlienka celej aplikácie: saldo nie je údaj, ktorý zadávate. Vyplýva z toho, čo je zaznamenané pri nájme, teda z nájomného, ktoré sa stalo splatným, a z platieb, ktoré ste zapísali. Zmeníte záznam a saldo sa zmení spolu s ním. Nie je tu druhé číslo, ktoré by ste museli zosúlaďovať, takže sa nemá ako rozísť.

Pozrime sa, ako to vyzerá v praxi.

Jeden byt, jeden štvrťrok

Vezmime jednoizbový byt prenajatý za 600 mesačne (v akejkoľvek mene, v ktorej pracujete), s nájomným splatným 5. dňa v mesiaci. Pozrime sa na júl až september.

Júl: zaplatené načas

Nájomné 600 je splatné 5. júla. Nájomník zaplatí celú sumu 3. júla a vy platbu zapíšete.

  • Splatné nájomné doteraz: 600
  • Zaevidované platby: 600
  • Saldo: 0

Nič na riešenie, nič na zapamätanie.

August: platba neskoro

Nájomné je splatné 5. augusta, no peniaze prídu až 12. augusta.

  • Od 5. do 12. augusta saldo ukazuje 600 nedoplatok, pretože nájomné je splatné a nie je k nemu zapísaná žiadna platba.
  • Dňa 12. augusta platbu zapíšete a saldo sa vráti na 0.

Nemuseli ste si pamätať, že treba niečo „vyrovnať“. Saldo bolo 600, lebo chýbala platba, a po jej zapísaní sa vrátilo na nulu. Ak hľadáte pokojný spôsob, ako zvládnuť rozhovor, keď nájomné mešká, pomôže vám náš starší návod Neskoré nájomné pred zimou.

September: čiastočná platba

Nájomné je splatné 5. septembra. Nájomník vysvetlí, že mu prišiel vyšší účet, než čakal, zaplatí 400 a zvyšok sľúbi s októbrovým nájomným.

  • Splatné nájomné doteraz: 1 800
  • Zaevidované platby: 600 + 600 + 400 = 1 600
  • Saldo: 200 nedoplatok

Týchto 200 nepotrebuje poznámku na okraji. Zostáva na salde, kým ich platba nepokryje. Keď nájomník v októbri zaplatí 800 (600 za október plus 200 zo septembra), zapíšete to a saldo je opäť 0.

Štvrťrok na jeden pohľad

Mesiac Splatné nájomné Zaplatené Saldo po platbe
Júl 600 600 (3. 7.) 0
August 600 600 (12. 8., neskoro) 0
September 600 400 (5. 9.) 200 nedoplatok

Užitočné je, že za saldom je vidieť stopu. Ak sa nájomník spýta: „Prečo tam stojí, že dlhujem 200?“, ukážete mu septembrové nájomné a platbu 400, bez toho aby ste museli skladať príbeh z bankových výpisov.

A ak sa pomýlite, povedzme zapíšete 500 namiesto 400, opravíte jediný záznam o platbe. Saldo sa samo upraví, pretože nikdy nebolo uložené osobitne.

Čo vidí váš nájomník

Nájomníka môžete pozvať e-mailom. Po prijatí pozvánky vidí iba svoj vlastný nájom: nájomné, platby zapísané k nemu a výsledné saldo. Nevidí vaše ďalšie nehnuteľnosti, iných nájomníkov ani vaše výdavky.

V praxi to ušetrí množstvo správ typu „prišla vám moja platba?“. Keď platbu zapíšete, nájomník si ju môže skontrolovať sám. Ak mu niečo nesedí, napríklad nevidí platbu, ktorú poslal, môže vám napísať priamo v aplikácii a rozhovor zostane pri nájme, nestratí sa medzi SMS a e-mailmi. Nájomníci tam môžu zároveň robiť nahlásenie poruchy.

Funguje to aj opačne. O čiastočnej platbe, ako bola tá septembrová, sa diskutuje ľahšie, keď obaja vidíte rovnaké číslo.

Výdavky a dokumenty na jednom mieste

Saldo zahŕňa to, čo vám nájomník dlhuje. Ostatné papierovanie k bytu je hneď vedľa, pod rovnakou nehnuteľnosťou:

  • Výdavky: servis kotla, poplatky za spoločné priestory, nová batéria. Evidujú sa pri nehnuteľnosti, takže vidíte príjmy a náklady bytu spolu. (Podrobnejšie sme o tom písali v článku Pred koncom roka: príjmy, výdavky a doklady každého prenájmu pokope.)
  • Dokumenty: podpísaná nájomná zmluva, odovzdávací protokol, fotky meračov, doklady. Uložené pri nehnuteľnosti a jej nájme, takže ich nemusíte hľadať na zdieľanom disku.

Aby bolo jasné, čo LeasingTrack nerobí: neimportuje bankové transakcie, neposiela automatické upomienky na platby ani nevytvára daňové prehľady. Platby a výdavky zapisujete sami. Zmyslom je, že každú položku zapíšete raz, na jednom mieste, a saldo z nej vyplynie.

Koľko to stojí

LeasingTrack je zadarmo pre najviac dve nehnuteľnosti. Väčšie portfóliá budú vyžadovať predplatné, ktorého cena zatiaľ nie je zverejnená. Funguje v prehliadači aj na Androide a rozhranie je dostupné v 13 jazykoch, takže vy aj nájomník môžete používať jazyk, v ktorom sa cítite najlepšie.

Tip na koniec roka: skontrolujte každé saldo pred 31. decembrom

Teraz je vhodný čas prejsť všetky nájmy a pozrieť sa na ich saldo, a lepšie je to urobiť teraz než vo februári. Kým si všetci pamätajú podrobnosti, drobné nezrovnalosti sa dajú ľahko vyriešiť: prevod, ktorý prišiel pod iným menom, čiastočná platba vyrovnaná v hotovosti, mesiac, v ktorom ste sa dohodli na odpočítaní opravy.

Jednoduchý postup:

  1. Otvorte každý nájom a prečítajte si saldo. Ak je nulové a zodpovedá vašej predstave, máte hotovo.
  2. Ak nulové nie je, skontrolujte záznamy za ním. Chýba platba, je zapísaná dvakrát alebo v nesprávnej sume? Opravte záznam, nie celkovú sumu.
  3. Skutočný nedoplatok dohodnite s nájomníkom hneď, písomne. Správa v aplikácii udrží dohodu pri nájme.
  4. Venujte zvýšenú pozornosť nájmom, ktoré sa končia. V Maďarsku sa mnohé nájmy na dobu určitú končia 31. decembra (pozrite náš príspevok z 21. októbra). Vyúčtovanie zábezpeky pri odovzdaní bytu je oveľa jednoduchšie, keď je saldo už odsúhlasené. Spôsob, akým možno zábezpeku použiť, sa v jednotlivých krajinách líši, preto v prípade sporu požiadajte o radu miestneho právnika.

Ak sa vaše údaje používajú aj pri daňovom priznaní, čisté saldo na konci roka uľahčí prácu vášmu účtovníkovi, no berte to ako vedenie evidencie, nie ako daňové poradenstvo. Pravidlá závisia od vašej krajiny a situácie.

Jedno saldo na nájom, vypočítané zo záznamov a skontrolované raz pred koncom roka. Presne to sa vám tabuľka vždy snažila poskytnúť.