De meeste verhuurders met een kleine portefeuille houden ergens een saldo bij. In een spreadsheet, een schriftje of gewoon in hun hoofd: "Anna zit sinds september 200 achter." Het probleem is dat dit getal los staat van de gegevens die het moet samenvatten. Je legt een betaling op de ene plek vast, vergeet de andere bij te werken, en in december klopt het niet meer.

LeasingTrack pakt dit anders aan, en dat is het belangrijkste idee achter de app: het saldo typ je niet in. Het volgt uit wat bij de huurovereenkomst is vastgelegd, namelijk de huur die verschuldigd is geworden en de betalingen die je hebt vastgelegd. Pas je een gegeven aan, dan verandert het saldo mee. Er is geen tweede getal dat je gelijk moet houden, dus er kan niets uit de pas lopen.

Hoe dat in de praktijk werkt, zie je hieronder.

Eén woning, één kwartaal

Neem een tweekamerwoning die voor 600 per maand wordt verhuurd (in welke valuta je ook werkt), met de huur verschuldigd op de 5e. We kijken naar juli tot en met september.

Juli: op tijd betaald

De huur van 600 is verschuldigd op 5 juli. De huurder betaalt het volledige bedrag op 3 juli en jij legt de betaling vast.

  • Verschuldigde huur tot nu toe: 600
  • Vastgelegde betalingen: 600
  • Saldo: 0

Niets te doen, niets te onthouden.

Augustus: te laat betaald

De huur is verschuldigd op 5 augustus, maar het geld komt pas op 12 augustus binnen.

  • Van 5 tot 12 augustus staat het saldo op 600 openstaand, omdat er huur verschuldigd is en er geen betaling tegenover is vastgelegd.
  • Op 12 augustus leg je de betaling vast en gaat het saldo terug naar 0.

Je hoefde niets te onthouden om iets "af te boeken". Het saldo was 600 omdat er een betaling ontbrak, en het ging terug naar nul zodra de betaling was vastgelegd. Wil je rustig omgaan met het gesprek als de huur te laat is, dan helpt onze eerdere gids Late rent before winter je daarbij.

September: gedeeltelijke betaling

De huur is verschuldigd op 5 september. De huurder legt uit dat een rekening hoger uitviel dan verwacht en betaalt 400, met de belofte de rest samen met de huur van oktober te voldoen.

  • Verschuldigde huur tot nu toe: 1.800
  • Vastgelegde betalingen: 600 + 600 + 400 = 1.600
  • Saldo: 200 openstaand

Die 200 heeft geen aantekening in de kantlijn nodig. Het blijft op het saldo staan totdat een betaling het dekt. Betaalt de huurder in oktober 800 (600 voor oktober plus de 200 van september), dan leg je dat vast en staat het saldo weer op 0.

Het kwartaal in één oogopslag

Maand Verschuldigde huur Betaald Saldo daarna
Juli 600 600 (3 jul) 0
Augustus 600 600 (12 aug, te laat) 0
September 600 400 (5 sep) 200 openstaand

Het handige is dat er een spoor achter het saldo zit. Vraagt een huurder: "Waarom staat er dat ik 200 schuldig ben?", dan laat je de huur van september en de betaling van 400 zien, zonder dat je het verhaal uit bankafschriften hoeft te reconstrueren.

En maak je een fout, bijvoorbeeld door 500 in plaats van 400 vast te leggen, dan corrigeer je alleen die ene betaling. Het saldo herstelt zichzelf, omdat het nooit apart is opgeslagen.

Wat je huurder ziet

Je kunt een huurder per e-mail uitnodigen. Na acceptatie ziet die huurder alleen de eigen huurovereenkomst: de huur, de daartegen vastgelegde betalingen en het saldo dat daaruit volgt. Je andere woningen, andere huurders of uitgaven blijven buiten beeld.

In de praktijk scheelt dat veel berichtjes als "is mijn overschrijving binnen?". Zodra jij de betaling hebt vastgelegd, kan de huurder het zelf nakijken. Lijkt er iets niet te kloppen, bijvoorbeeld een betaling die niet zichtbaar is, dan kan de huurder je in de app een bericht sturen. Het gesprek blijft bij de huurovereenkomst staan in plaats van te verdwijnen tussen sms'jes en e-mails. Ook reparatieverzoeken kunnen huurders daar melden.

Het werkt ook andersom. Een gedeeltelijke betaling zoals die van september bespreek je makkelijker als jullie allebei naar hetzelfde bedrag kijken.

Uitgaven en documenten op dezelfde plek

Het saldo gaat over wat de huurder je verschuldigd is. De rest van de administratie van de woning staat ernaast, onder dezelfde woning:

  • Uitgaven: het onderhoud van de cv-ketel, de servicekosten, de nieuwe kraan. Deze leg je vast bij de woning, zodat je inkomsten en kosten van de woning samen ziet. (Meer hierover lees je in Before year-end: keep each rental's income, expenses and receipts together.)
  • Documenten: de getekende huurovereenkomst, het overdrachtsprotocol, foto's van meterstanden, bonnetjes. Ze worden bij de woning en de huurovereenkomst bewaard, dus je hoeft niet door een gedeelde schijf te zoeken als je ze nodig hebt.

Voor de duidelijkheid, dit doet LeasingTrack niet: het importeert geen banktransacties, verstuurt geen automatische betalingsherinneringen en maakt geen belastingrapporten. Betalingen en uitgaven leg je zelf vast. Het punt is dat je alles één keer op één plek vastlegt, en dat het saldo daaruit volgt.

Wat het kost

LeasingTrack is gratis tot twee woningen. Voor grotere portefeuilles is een abonnement nodig; daarvoor is nog geen prijs gepubliceerd. Het werkt in de browser en op Android, en de interface is beschikbaar in 13 talen, zodat jij en je huurder allebei de taal kunnen gebruiken waarin jullie je het prettigst voelen.

Tip voor het jaareinde: controleer elk saldo vóór 31 december

Dit is een goed moment om alle huurovereenkomsten langs te lopen en het saldo te bekijken. Beter nu dan in februari. Zolang iedereen de details nog weet, zijn kleine verschillen makkelijk op te lossen: een overschrijving die onder een andere naam binnenkwam, een gedeeltelijke betaling die contant is verrekend, een maand waarin je had afgesproken een reparatie in mindering te brengen.

Een eenvoudige routine:

  1. Open elke huurovereenkomst en lees het saldo. Is het nul en klopt dat met wat je zelf verwacht, dan ben je klaar.
  2. Is het niet nul, kijk dan naar de gegevens erachter. Ontbreekt er een betaling, is er een dubbel vastgelegd, of staat er een verkeerd bedrag? Corrigeer het gegeven, niet het totaal.
  3. Maak nu afspraken met de huurder over echte achterstanden, schriftelijk. Een bericht in de app houdt de afspraak bij de huurovereenkomst.
  4. Let extra op huurovereenkomsten die aflopen. In Hongarije eindigen veel overeenkomsten voor bepaalde tijd op 31 december (zie ons artikel van 21 oktober). De borg afrekenen bij de overdracht is veel eenvoudiger als het saldo al is afgestemd. Hoe een borg mag worden gebruikt verschilt per land. Is er iets in geschil, vraag dan een plaatselijke jurist om advies.

Gaan je cijfers ook naar een belastingaangifte, dan maakt een schoon saldo aan het einde van het jaar het werk van je boekhouder makkelijker. Zie dit echter als administratie en niet als belastingadvies. De regels hangen af van je land en situatie.

Eén saldo per huurovereenkomst, berekend uit de gegevens en één keer gecontroleerd voordat het jaar sluit. Dat is alles wat de spreadsheet ooit probeerde te doen.