Schluss mit der Saldo-Tabelle: So ermittelt LeasingTrack, was ein Mieter schuldet

Die meisten Vermieter kleiner Bestände führen irgendwo einen Saldo. Das kann eine Tabelle sein, ein Notizbuch oder eine Zahl im Kopf: „Anna fehlen seit September 200.“ Das Problem: Diese Zahl lebt getrennt von den Unterlagen, die sie eigentlich zusammenfassen soll. Man erfasst eine Zahlung an einer Stelle, vergisst die andere zu aktualisieren, und im Dezember passt nichts mehr zusammen.

LeasingTrack geht anders vor, und das ist der Kerngedanke der App: Der Saldo wird nicht eingetippt. Er ergibt sich aus dem, was zum Mietvertrag erfasst ist, nämlich aus der fällig gewordenen Miete und den Zahlungen, die Sie erfasst haben. Ändern Sie einen Eintrag, ändert sich der Saldo mit. Es gibt keine zweite Zahl, die Sie abgleichen müssten, also kann auch nichts auseinanderlaufen.

So sieht das in der Praxis aus.

Eine Wohnung, ein Quartal

Nehmen wir eine Einzimmerwohnung, vermietet für 600 im Monat (in der Währung Ihrer Wahl), die Miete ist am 5. fällig. Betrachten wir Juli bis September.

Juli: pünktlich bezahlt

Die Miete von 600 wird am 5. Juli fällig. Der Mieter überweist den vollen Betrag am 3. Juli, und Sie erfassen die Zahlung.

• Bisher fällige Miete: 600
• Erfasste Zahlungen: 600
• Saldo: 0

Nichts zu tun, nichts zu merken.

August: verspätet bezahlt

Die Miete wird am 5. August fällig, das Geld kommt aber erst am 12. August an.

• Vom 5. bis zum 12. August zeigt der Saldo 600 offen, weil Miete fällig ist und dazu noch keine Zahlung erfasst wurde.
• Am 12. August erfassen Sie die Zahlung, und der Saldo steht wieder auf 0.

Sie mussten nichts „ausbuchen“. Der Saldo betrug 600, weil eine Zahlung fehlte, und kehrte auf null zurück, sobald sie erfasst war. Wie Sie das Gespräch bei verspäteter Miete ruhig angehen, lesen Sie in unserem früheren Ratgeber Late rent before winter.

September: Teilzahlung

Die Miete wird am 5. September fällig. Der Mieter erklärt, eine Rechnung sei höher ausgefallen als erwartet, und zahlt 400. Den Rest verspricht er mit der Oktobermiete.

• Bisher fällige Miete: 1.800
• Erfasste Zahlungen: 600 + 600 + 400 = 1.600
• Saldo: 200 offen

Für diese 200 brauchen Sie keine Randnotiz. Sie bleiben im Saldo stehen, bis eine Zahlung sie deckt. Zahlt der Mieter im Oktober 800 (600 für Oktober plus die 200 aus September), erfassen Sie das, und der Saldo ist wieder 0.

Das Quartal auf einen Blick

Praktisch ist, dass hinter dem Saldo eine nachvollziehbare Spur liegt. Fragt ein Mieter: „Warum steht da, dass ich 200 schulde?“, zeigen Sie ihm die Septembermiete und die Zahlung über 400, ohne die Geschichte erst aus Kontoauszügen rekonstruieren zu müssen.

Und wenn Ihnen ein Fehler unterläuft, etwa 500 statt 400 erfasst, korrigieren Sie nur diesen einen Zahlungseintrag. Der Saldo berichtigt sich von selbst, denn er wurde nie separat gespeichert.

Was Ihr Mieter sieht

Sie können einen Mieter per E-Mail einladen. Sobald er die Einladung annimmt, sieht er nur seinen eigenen Mietvertrag: seine Miete, die dazu erfassten Zahlungen und den daraus folgenden Saldo. Ihre anderen Immobilien, andere Mieter oder Ihre Ausgaben sieht er nicht.

In der Praxis erspart das viele Nachfragen wie „Ist meine Überweisung angekommen?“. Haben Sie die Zahlung erfasst, kann der Mieter es selbst nachsehen. Wirkt etwas falsch, etwa weil eine geleistete Zahlung fehlt, kann er Ihnen in der App schreiben. Das Gespräch bleibt beim Mietvertrag, statt zwischen SMS und E-Mails verloren zu gehen. Auch Schadensmeldungen kann der Mieter dort einreichen.

Es hilft auch umgekehrt: Über eine Teilzahlung wie im September spricht es sich leichter, wenn beide auf dieselbe Zahl schauen.

Ausgaben und Dokumente am selben Ort

Der Saldo zeigt, was der Mieter Ihnen schuldet. Der übrige Papierkram der Wohnung liegt daneben, bei derselben Immobilie:

• Ausgaben: die Heizungswartung, die Nebenkosten des Hauses, der neue Wasserhahn. Sie werden bei der Immobilie erfasst, sodass Sie Einnahmen und Kosten der Wohnung zusammen sehen. (Ausführlicher haben wir das in Before year-end: keep each rental's income, expenses and receipts together behandelt.)
• Dokumente: der unterschriebene Mietvertrag, das Übergabeprotokoll, Zählerfotos, Belege. Sie liegen bei der Immobilie und ihrem Mietvertrag, und Sie müssen nicht in einem gemeinsamen Laufwerk suchen, wenn Sie sie brauchen.

Damit klar ist, was LeasingTrack nicht kann: Es importiert keine Banktransaktionen, verschickt keine automatischen Zahlungserinnerungen und erstellt keine Steuerberichte. Zahlungen und Ausgaben erfassen Sie selbst. Entscheidend ist, dass Sie jede einmal und an einer Stelle erfassen und der Saldo sich daraus ergibt.

Was es kostet

LeasingTrack ist für bis zu zwei Immobilien kostenlos. Für größere Bestände wird ein Abonnement nötig sein, für das es noch keinen veröffentlichten Preis gibt. Die App läuft im Browser und auf Android, und die Oberfläche gibt es in 13 Sprachen, sodass Sie und Ihr Mieter jeweils die Sprache nutzen können, in der Sie sich am wohlsten fühlen.

Tipp zum Jahresende: Alle Salden vor dem 31. Dezember prüfen

Jetzt ist ein guter Zeitpunkt, jeden Mietvertrag durchzugehen und den Saldo anzusehen, und besser jetzt als im Februar. Solange alle die Einzelheiten noch im Kopf haben, lassen sich kleine Unstimmigkeiten leicht klären: eine Überweisung unter anderem Namen, eine Teilzahlung, die bar beglichen wurde, ein Monat, in dem Sie den Abzug einer Reparatur vereinbart haben.

Eine einfache Routine:

1. Öffnen Sie jeden Mietvertrag und lesen Sie den Saldo. Steht er auf null und entspricht das Ihrer Einschätzung, sind Sie fertig.
2. Steht er nicht auf null, prüfen Sie die Einträge dahinter. Fehlt eine Zahlung, wurde sie doppelt oder mit falschem Betrag erfasst? Korrigieren Sie den Eintrag, nicht die Summe.
3. Vereinbaren Sie echte Rückstände jetzt mit dem Mieter, schriftlich. Eine Nachricht in der App hält die Vereinbarung beim Mietvertrag fest.
4. Achten Sie besonders auf auslaufende Mietverträge. In Ungarn enden viele befristete Mietverträge am 31. Dezember (siehe unseren Beitrag vom 21. Oktober). Die Abrechnung der Kaution bei der Übergabe ist deutlich einfacher, wenn der Saldo bereits abgestimmt ist. Wie die Kaution verwendet werden darf, ist von Land zu Land verschieden. Lassen Sie sich bei Streitfällen daher von einem Anwalt vor Ort beraten.

Fließen Ihre Zahlen auch in eine Steuererklärung ein, erleichtert ein sauberer Saldo zum Jahresende die Arbeit Ihres Steuerberaters. Verstehen Sie das aber als Buchführung, nicht als Steuerberatung. Die Regeln hängen von Ihrem Land und Ihrer Situation ab.

Ein Saldo pro Mietvertrag, aus den Unterlagen ermittelt und einmal vor Jahresende geprüft: Mehr wollte die Tabelle nie leisten.