La plupart des petits bailleurs tiennent un solde quelque part : un tableur, un carnet, ou simplement un chiffre en tête. « Anna a 200 de retard depuis septembre. » Le problème, c’est que ce chiffre vit à part des enregistrements qu’il est censé résumer. Vous notez un paiement à un endroit, vous oubliez de mettre à jour l’autre, et en décembre les deux ne concordent plus.

LeasingTrack procède autrement, et c’est l’idée centrale de l’application : le solde n’est pas une valeur que l’on saisit. Il découle de ce qui est enregistré dans le bail, c’est-à-dire du loyer échu et des paiements que vous avez enregistrés. Modifiez un enregistrement, le solde change avec lui. Il n’y a pas de second chiffre à synchroniser, donc rien ne peut dériver.

Voyons concrètement comment cela fonctionne.

Un appartement, un trimestre

Prenons un deux-pièces loué 600 par mois (dans la devise de votre choix), avec un loyer exigible le 5. Voici la période de juillet à septembre.

Juillet : payé à temps

Le loyer de 600 est dû le 5 juillet. Le locataire règle la totalité le 3 juillet et vous enregistrez le paiement.

  • Loyer dû à ce jour : 600
  • Paiements enregistrés : 600
  • Solde : 0

Rien à faire, rien à retenir.

Août : payé en retard

Le loyer est dû le 5 août, mais l’argent n’arrive que le 12 août.

  • Du 5 au 12 août, le solde affiche 600 à payer, puisque le loyer est dû et qu’aucun paiement n’a été enregistré en face.
  • Le 12 août, vous enregistrez le paiement et le solde revient à 0.

Vous n’avez pas eu à penser à « solder » quoi que ce soit. Le solde valait 600 parce qu’un paiement manquait, et il est revenu à zéro dès que le paiement a été enregistré. Si vous cherchez une façon sereine d’aborder la discussion pendant un retard de loyer, notre précédent guide Late rent before winter en parle.

Septembre : paiement partiel

Le loyer est dû le 5 septembre. Le locataire explique qu’une facture a été plus élevée que prévu et verse 400, en promettant le reste avec le loyer d’octobre.

  • Loyer dû à ce jour : 1 800
  • Paiements enregistrés : 600 + 600 + 400 = 1 600
  • Solde : 200 à payer

Ces 200 n’ont pas besoin d’une note en marge. Ils restent au solde jusqu’à ce qu’un paiement les couvre. Quand le locataire versera 800 en octobre (600 pour octobre plus les 200 de septembre), vous l’enregistrerez et le solde reviendra à 0.

Le trimestre en un coup d’œil

Mois Loyer dû Payé Solde après
Juillet 600 600 (3 juil.) 0
Août 600 600 (12 août, en retard) 0
Septembre 600 400 (5 sept.) 200 à payer

L’intérêt, c’est que le solde laisse une trace. Si un locataire demande « pourquoi suis-je censé devoir 200 ? », vous pouvez lui montrer le loyer de septembre et le paiement de 400, sans avoir à reconstituer l’histoire à partir des relevés bancaires.

Et si vous vous trompez, par exemple en saisissant 500 au lieu de 400, vous corrigez cet unique paiement. Le solde se corrige de lui-même, puisqu’il n’a jamais été stocké séparément.

Ce que voit votre locataire

Vous pouvez inviter un locataire par e-mail. Une fois l’invitation acceptée, il voit uniquement son propre bail : son loyer, les paiements enregistrés et le solde qui en résulte. Il ne voit ni vos autres biens, ni les autres locataires, ni vos dépenses.

En pratique, cela évite bien des messages du type « avez-vous reçu mon virement ? ». Dès que vous avez enregistré le paiement, le locataire peut le vérifier lui-même. Si quelque chose semble anormal, par exemple un paiement effectué qui n’apparaît pas, il peut vous écrire dans l’application, et l’échange reste rattaché au bail au lieu de se perdre entre SMS et e-mails. Les locataires peuvent aussi y signaler des demandes d’intervention.

Cela fonctionne aussi dans l’autre sens : un paiement partiel comme celui de septembre se discute plus facilement quand vous regardez tous les deux le même chiffre.

Dépenses et documents, au même endroit

Le solde couvre ce que le locataire vous doit. Le reste des papiers de l’appartement se range à côté, sous le même bien :

  • Dépenses : l’entretien de la chaudière, les charges communes, le nouveau robinet. Elles sont enregistrées sur le bien, ce qui vous permet de voir ensemble les revenus et les coûts de l’appartement. (Nous l’avons détaillé dans Before year-end: keep each rental's income, expenses and receipts together.)
  • Documents : le bail signé, l’état des lieux, les photos des compteurs, les justificatifs. Ils sont conservés avec le bien et son bail, sans fouiller dans un disque partagé le moment venu.

Pour être clair sur ce que LeasingTrack ne fait pas : il n’importe pas les opérations bancaires, n’envoie pas de rappels de paiement automatiques et ne produit pas de documents fiscaux. Vous enregistrez vous-même paiements et dépenses. L’idée est de saisir chaque élément une seule fois, à un seul endroit, et que le solde en découle.

Combien cela coûte

LeasingTrack est gratuit jusqu’à deux biens. Les portefeuilles plus importants nécessiteront un abonnement, dont le prix n’est pas encore publié. L’application fonctionne dans le navigateur et sur Android, et l’interface est disponible en 13 langues : vous et votre locataire pouvez chacun utiliser celle qui vous convient le mieux.

Un conseil de fin d’année : vérifier chaque solde avant le 31 décembre

C’est le bon moment de l’année pour passer en revue chaque bail et regarder son solde, et mieux vaut le faire maintenant qu’en février. Tant que chacun se souvient des détails, les petits écarts se règlent facilement : un virement arrivé sous un autre nom, un paiement partiel complété en espèces, un mois où vous avez convenu de déduire une réparation.

Une routine simple :

  1. Ouvrez chaque bail et lisez le solde. S’il est à zéro et que cela correspond à ce que vous pensiez, c’est terminé.
  2. S’il n’est pas à zéro, vérifiez les enregistrements qui le composent. Un paiement manque-t-il, est-il saisi deux fois ou pour un mauvais montant ? Corrigez l’enregistrement, pas le total.
  3. Convenez dès maintenant avec le locataire de tout arriéré réel, par écrit. Un message dans l’application garde l’accord rattaché au bail.
  4. Soyez particulièrement attentif aux baux qui se terminent. En Hongrie, de nombreux baux à durée déterminée s’achèvent le 31 décembre (voir notre article du 21 octobre). Régler le dépôt de garantie à la remise des clés est bien plus simple quand le solde est déjà arrêté d’un commun accord. Les conditions d’utilisation du dépôt de garantie varient d’un pays à l’autre ; en cas de litige, consultez un juriste local.

Si vos chiffres alimentent aussi une déclaration fiscale, un solde propre en fin d’année facilite le travail de votre comptable, mais considérez cela comme de la tenue de dossiers, pas comme un conseil fiscal. Les règles dépendent de votre pays et de votre situation.

Un solde par bail, calculé à partir des enregistrements et vérifié une fois avant la clôture de l’année. C’est tout ce que le tableur a toujours cherché à faire.