Większość drobnych wynajmujących prowadzi gdzieś saldo. Może to być arkusz, zeszyt albo liczba w głowie: „Anna ma 200 zaległości od września". Kłopot w tym, że ta liczba żyje osobno od zapisów, które ma podsumowywać. Wpisujesz wpłatę w jednym miejscu, zapominasz zaktualizować drugie, a w grudniu nic się nie zgadza.

LeasingTrack działa inaczej i to jest główna idea aplikacji: saldo nie jest czymś, co się wpisuje. Wynika z tego, co zapisano przy umowie najmu, czyli z czynszu, który stał się wymagalny, i z wpłat, które zapisałeś. Zmieniasz zapis i saldo zmienia się razem z nim. Nie ma drugiej liczby do synchronizowania, więc nic nie może się rozjechać.

Zobaczmy, jak to wygląda w praktyce.

Jedno mieszkanie, jeden kwartał

Weźmy kawalerkę wynajmowaną za 600 miesięcznie (w dowolnej walucie, w jakiej rozliczasz się na co dzień), z terminem płatności czynszu do 5. dnia miesiąca. Oto okres od lipca do września.

Lipiec: wpłata w terminie

Czynsz 600 jest wymagalny 5 lipca. Najemca wpłaca całą kwotę 3 lipca, a Ty zapisujesz wpłatę.

  • Czynsz należny do tej pory: 600
  • Zapisane wpłaty: 600
  • Saldo: 0

Nic do zrobienia, o niczym nie trzeba pamiętać.

Sierpień: wpłata po terminie

Czynsz jest wymagalny 5 sierpnia, ale pieniądze docierają dopiero 12 sierpnia.

  • Od 5 do 12 sierpnia saldo pokazuje 600 do zapłaty, bo czynsz jest należny, a nie zapisano do niego żadnej wpłaty.
  • 12 sierpnia zapisujesz wpłatę i saldo wraca do 0.

Nie musiałeś pamiętać o żadnym „zerowaniu". Saldo wynosiło 600, bo brakowało wpłaty, i wróciło do zera, gdy tylko ją zapisałeś. Jeśli szukasz spokojnego sposobu na rozmowę, gdy czynsz się spóźnia, zajrzyj do naszego wcześniejszego poradnika Spóźniony czynsz przed zimą.

Wrzesień: wpłata częściowa

Czynsz jest wymagalny 5 września. Najemca tłumaczy, że rachunek wyszedł wyższy, niż się spodziewał, wpłaca 400 i obiecuje resztę dołożyć do czynszu za październik.

  • Czynsz należny do tej pory: 1800
  • Zapisane wpłaty: 600 + 600 + 400 = 1600
  • Saldo: 200 do zapłaty

Te 200 nie wymaga notatki na marginesie. Zostaje w saldzie, dopóki jakaś wpłata go nie pokryje. Gdy w październiku najemca wpłaci 800 (600 za październik plus 200 z września), zapisujesz wpłatę i saldo znów wynosi 0.

Kwartał w skrócie

Miesiąc Czynsz należny Wpłacono Saldo po wpłacie
Lipiec 600 600 (3 lip.) 0
Sierpień 600 600 (12 sierp., po terminie) 0
Wrzesień 600 400 (5 wrz.) 200 do zapłaty

Najcenniejsze jest to, że za saldem stoi ślad w zapisach. Jeśli najemca zapyta: „dlaczego mam do zapłaty 200?", pokażesz mu czynsz za wrzesień i wpłatę 400, bez odtwarzania całej historii z wyciągów bankowych.

A jeśli się pomylisz i zapiszesz na przykład 500 zamiast 400, poprawiasz ten jeden zapis wpłaty. Saldo samo się skoryguje, bo nigdy nie było przechowywane osobno.

Co widzi Twój najemca

Najemcę możesz zaprosić e-mailem. Gdy przyjmie zaproszenie, widzi wyłącznie własną umowę najmu: swój czynsz, zapisane do niego wpłaty i wynikające z nich saldo. Nie widzi Twoich innych nieruchomości, innych najemców ani wydatków.

W praktyce oszczędza to mnóstwo wiadomości w stylu „dotarł mój przelew?". Skoro zapisałeś wpłatę, najemca może sam to sprawdzić. Jeśli coś wygląda nie tak, na przykład nie widać wpłaty, którą zrobił, może napisać do Ciebie w aplikacji, a rozmowa zostaje przy umowie najmu, zamiast ginąć wśród SMS-ów i e-maili. Najemcy mogą tam też wysyłać zgłoszenia usterek.

Działa to także w drugą stronę. O wpłacie częściowej, takiej jak wrześniowa, łatwiej rozmawiać, gdy oboje patrzycie na tę samą kwotę.

Wydatki i dokumenty w jednym miejscu

Saldo obejmuje to, co najemca jest Ci winien. Reszta papierów dotyczących mieszkania leży obok, przy tej samej nieruchomości:

  • Wydatki: przegląd kotła, opłaty wspólne, nowa bateria. Zapisujesz je przy nieruchomości, dzięki czemu widzisz przychody i koszty mieszkania razem. (Pisaliśmy o tym szerzej w artykule Przed końcem roku: trzymaj przychody, wydatki i rachunki każdego mieszkania razem.)
  • Dokumenty: podpisana umowa najmu, protokół zdawczo-odbiorczy, zdjęcia liczników, rachunki. Są przy nieruchomości i jej umowie najmu, więc nie musisz ich szukać na wspólnym dysku.

Dla jasności, czego LeasingTrack nie robi: nie importuje transakcji bankowych, nie wysyła automatycznych przypomnień o płatności i nie tworzy raportów podatkowych. Wpłaty i wydatki zapisujesz samodzielnie. Chodzi o to, żeby każdą z nich zapisać raz, w jednym miejscu, a saldo wynikało już z tego zapisu.

Ile to kosztuje

LeasingTrack jest bezpłatny do dwóch nieruchomości. Większe portfele będą wymagały subskrypcji, której cena nie została jeszcze opublikowana. Działa w przeglądarce i na Androidzie, a interfejs jest dostępny w 13 językach, więc Ty i Twój najemca możecie korzystać z tego, który jest dla was najwygodniejszy.

Wskazówka na koniec roku: sprawdź każde saldo przed 31 grudnia

To dobry moment, żeby przejrzeć każdą umowę najmu i jej saldo. Lepiej zrobić to teraz niż w lutym. Dopóki wszyscy pamiętają szczegóły, drobne niezgodności łatwo wyjaśnić: przelew, który przyszedł na inne nazwisko, wpłata częściowa rozliczona gotówką, miesiąc, w którym umówiliście się na potrącenie kosztu naprawy.

Prosta rutyna:

  1. Otwórz każdą umowę najmu i odczytaj saldo. Jeśli wynosi zero i zgadza się z tym, co wiesz, sprawa załatwiona.
  2. Jeśli nie jest zerem, sprawdź zapisy, które za nim stoją. Czy brakuje wpłaty, czy zapisano ją dwa razy albo na złą kwotę? Popraw zapis, nie sumę.
  3. Prawdziwe zaległości ustal z najemcą od razu, na piśmie. Wiadomość w aplikacji zachowuje ustalenie przy umowie najmu.
  4. Zwróć szczególną uwagę na umowy, które się kończą. Na Węgrzech wiele umów na czas określony kończy się 31 grudnia (zobacz nasz wpis z 21 października). Rozliczenie kaucji przy zdaniu mieszkania jest dużo prostsze, gdy saldo jest już uzgodnione. Zasady wykorzystania kaucji różnią się w zależności od kraju, więc jeśli coś budzi spór, skonsultuj się z lokalnym prawnikiem.

Jeśli Twoje dane trafiają także do zeznania podatkowego, czyste saldo na koniec roku ułatwi pracę księgowemu, ale traktuj to jako porządkowanie zapisów, a nie poradę podatkową. Zasady zależą od kraju i Twojej sytuacji.

Jedno saldo na umowę najmu, wyliczone z zapisów i sprawdzone raz przed zamknięciem roku. Tylko tyle starał się osiągnąć ten arkusz.