Basta fogli di calcolo: come LeasingTrack calcola quanto deve l'inquilino
In LeasingTrack il saldo del contratto di locazione non è un numero da scrivere e aggiornare a mano: deriva dal canone dovuto e dai pagamenti registrati. Un appartamento, un trimestre, passo dopo passo.
Quasi tutti i piccoli locatori tengono un saldo da qualche parte. Può essere un foglio di calcolo, un quaderno o una cifra a mente: «Anna è indietro di 200 da settembre». Il problema è che questo numero vive separato dalle registrazioni che dovrebbe riassumere. Registri un pagamento in un posto, dimentichi di aggiornare l'altro, e a dicembre i conti non tornano.
LeasingTrack parte da un'idea diversa, ed è il principio su cui si regge l'app: il saldo non si scrive a mano. Deriva da ciò che è registrato nel contratto di locazione, cioè dal canone scaduto e dai pagamenti che hai registrato. Se cambi una registrazione, cambia anche il saldo. Non c'è un secondo numero da tenere allineato, quindi non c'è nulla che possa andare fuori sincrono.
Vediamo come funziona in pratica.
Un appartamento, un trimestre
Prendiamo un bilocale affittato a 600 al mese (usa la valuta con cui lavori), con canone in scadenza il giorno 5. Ecco luglio, agosto e settembre.
Luglio: pagato puntuale
Il canone di 600 scade il 5 luglio. L'inquilino paga l'intero importo il 3 luglio e tu registri il pagamento.
- Canone dovuto finora: 600
- Pagamenti registrati: 600
- Saldo: 0
Niente da fare, niente da ricordare.
Agosto: pagato in ritardo
Il canone scade il 5 agosto, ma i soldi arrivano solo il 12.
- Dal 5 al 12 agosto il saldo mostra 600 da pagare, perché il canone è scaduto e non c'è nessun pagamento registrato.
- Il 12 agosto registri il pagamento e il saldo torna a 0.
Non hai dovuto ricordarti di «chiudere» nulla. Il saldo era 600 perché mancava un pagamento, ed è tornato a zero quando il pagamento è stato registrato. Se vuoi affrontare con calma il dialogo mentre il canone è in ritardo, ne parla la nostra guida precedente Late rent before winter.
Settembre: pagamento parziale
Il canone scade il 5 settembre. L'inquilino spiega che è arrivata una bolletta più alta del previsto e paga 400, promettendo il resto insieme al canone di ottobre.
- Canone dovuto finora: 1.800
- Pagamenti registrati: 600 + 600 + 400 = 1.600
- Saldo: 200 da pagare
Questi 200 non hanno bisogno di una nota a margine. Restano nel saldo finché un pagamento non li copre. Quando a ottobre l'inquilino paga 800 (600 per ottobre più i 200 di settembre), lo registri e il saldo torna a 0.
Il trimestre in sintesi
| Mese | Canone dovuto | Pagato | Saldo dopo |
|---|---|---|---|
| Luglio | 600 | 600 (3 lug) | 0 |
| Agosto | 600 | 600 (12 ago, in ritardo) | 0 |
| Settembre | 600 | 400 (5 set) | 200 da pagare |
La cosa utile è che dietro al saldo c'è uno storico. Se un inquilino chiede «perché risulta che devo 200?», puoi mostrargli il canone di settembre e il pagamento di 400, senza dover ricostruire tutto dagli estratti conto.
E se sbagli, per esempio registrando 500 invece di 400, correggi quel singolo pagamento. Il saldo si corregge da solo, perché non è mai stato memorizzato a parte.
Che cosa vede il tuo inquilino
Puoi invitare un inquilino via email. Dopo che ha accettato, vede solo il proprio contratto di locazione: il canone, i pagamenti registrati e il saldo che ne risulta. Non vede i tuoi altri immobili, gli altri inquilini né le tue spese.
In pratica si risparmiano molti messaggi del tipo «hai ricevuto il mio bonifico?». Una volta registrato il pagamento, l'inquilino può verificarlo da solo. Se qualcosa non torna, per esempio un pagamento fatto che non compare, può scriverti nell'app, e la conversazione resta legata al contratto invece di perdersi tra SMS ed email. Gli inquilini possono anche inviare lì le segnalazioni guasto.
Funziona anche al contrario: un pagamento parziale come quello di settembre è più facile da discutere quando guardate entrambi la stessa cifra.
Spese e documenti, nello stesso posto
Il saldo riguarda quanto l'inquilino ti deve. Il resto delle carte dell'appartamento sta accanto, sotto lo stesso immobile:
- Spese: la manutenzione della caldaia, le spese condominiali, il rubinetto nuovo. Sono registrate sull'immobile, così vedi insieme entrate e costi dell'appartamento. (Ne abbiamo parlato più nel dettaglio in Before year-end: keep each rental's income, expenses and receipts together.)
- Documenti: il contratto firmato, il verbale di consegna, le foto dei contatori, le ricevute. Conservati insieme all'immobile e al suo contratto di locazione, così non devi frugare in una cartella condivisa quando ti servono.
Per essere chiari su ciò che LeasingTrack non fa: non importa i movimenti bancari, non invia solleciti automatici di pagamento e non produce report fiscali. Pagamenti e spese li registri tu. Il punto è registrarli una volta sola, in un unico posto, e lasciare che il saldo ne derivi.
Quanto costa
LeasingTrack è gratuito fino a due immobili. I portafogli più grandi richiederanno un abbonamento, per il quale non c'è ancora un prezzo pubblicato. Funziona nel browser e su Android, e l'interfaccia è disponibile in 13 lingue, così tu e il tuo inquilino potete usare ciascuno la lingua che preferite.
Un consiglio di fine anno: controlla ogni saldo prima del 31 dicembre
È il momento giusto per passare in rassegna ogni contratto di locazione e guardarne il saldo, meglio ora che a febbraio. Finché tutti ricordano i dettagli, le piccole discrepanze si sistemano facilmente: un bonifico arrivato con un altro nome, un pagamento parziale saldato in contanti, un mese in cui avevate concordato di scalare una riparazione.
Una routine semplice:
- Apri ogni contratto e leggi il saldo. Se è zero e corrisponde a ciò che ti aspetti, hai finito.
- Se non è zero, controlla le registrazioni che lo compongono. Manca un pagamento, è registrato due volte o con l'importo sbagliato? Correggi la registrazione, non il totale.
- Concorda subito con l'inquilino gli eventuali arretrati reali, per iscritto. Un messaggio nell'app tiene l'accordo insieme al contratto.
- Fai particolare attenzione ai contratti in scadenza. In Ungheria molti contratti a tempo determinato finiscono il 31 dicembre (vedi il nostro articolo del 21 ottobre). Sistemare il deposito cauzionale alla riconsegna è molto più semplice se il saldo è già concordato. Le regole su come usare il deposito cauzionale cambiano da paese a paese: in caso di contestazione, rivolgiti a un avvocato locale.
Se le tue cifre confluiscono anche in una dichiarazione dei redditi, un saldo in ordine a fine anno semplifica il lavoro del commercialista, ma considera questo un consiglio di buona tenuta dei registri, non una consulenza fiscale. Le regole dipendono dal tuo paese e dalla tua situazione.
Un saldo per ogni contratto, calcolato dalle registrazioni e controllato una volta prima che l'anno si chiuda. È tutto ciò che il foglio di calcolo ha sempre cercato di fare.
