A legtöbb kisbérbeadó valahol vezet egy egyenleget. Excelben, füzetben vagy csak fejben: „Annától még 60 ezer jár szeptemberről.” A gond az, hogy ez a szám külön él azoktól az adatoktól, amelyekből elvileg összeáll. Az egyik helyen beírod a befizetést, a másikon elfelejted, és decemberre már nem egyezik a kettő.

A LeasingTrack máshogy működik, és ez az alkalmazás alapgondolata: az egyenleget nem te írod be. Abból adódik, ami a bérleti szerződéshez rögzítve van, vagyis az esedékessé vált bérleti díjból és a rögzített befizetésekből. Ha módosítasz egy tételt, az egyenleg is vele változik. Nincs második szám, amit szinkronban kellene tartani, így nincs mi elcsússzon.

Nézzük, hogy néz ki ez a gyakorlatban.

Egy lakás, egy negyedév

Vegyünk egy egyszobás lakást havi 180 000 Ft bérleti díjjal, ami minden hónap 5-ig esedékes. Íme a július–szeptember időszak.

Július: időben fizetett

Július 5-én esedékes 180 000 Ft. A bérlő már július 3-án átutalja a teljes összeget, te pedig rögzíted a befizetést.

  • Eddig esedékes: 180 000 Ft
  • Rögzített befizetés: 180 000 Ft
  • Egyenleg: 0

Nincs teendő, nincs mit fejben tartani.

Augusztus: késve fizetett

Az augusztusi díj 5-én esedékes, de a pénz csak augusztus 12-én érkezik meg.

  • Augusztus 5. és 12. között az egyenleg 180 000 Ft tartozást mutat, hiszen a díj esedékes, befizetés pedig még nincs rögzítve.
  • Augusztus 12-én rögzíted a befizetést, és az egyenleg visszaáll 0-ra.

Semmit nem kellett külön „lenulláznod”. Az egyenleg azért volt 180 000 Ft, mert hiányzott egy befizetés, és amint rögzítetted, visszament nullára. Ha a késésről való beszélgetéshez kellenek tippek, a Késő bérleti díj a tél előtt című korábbi cikkünk erről szól.

Szeptember: részfizetés

Szeptember 5-én esedékes a díj. A bérlő jelzi, hogy most a vártnál magasabb rezsiszámla jött, ezért 120 000 Ft-ot fizet, a maradékot pedig az októberi bérrel együtt rendezi.

  • Eddig esedékes: 540 000 Ft
  • Rögzített befizetések: 180 000 + 180 000 + 120 000 = 480 000 Ft
  • Egyenleg: 60 000 Ft tartozás

Ehhez a 60 000 forinthoz nem kell külön cetli. Ott marad az egyenlegen, amíg egy befizetés nem fedezi. Amikor a bérlő októberben 240 000 Ft-ot utal (180 000 az októberi díj, plusz 60 000 a szeptemberi hátralék), rögzíted, és az egyenleg ismét 0.

A negyedév egy pillantásra

Hónap Esedékes Befizetve Egyenleg utána
Július 180 000 Ft 180 000 Ft (júl. 3.) 0
Augusztus 180 000 Ft 180 000 Ft (aug. 12., késve) 0
Szeptember 180 000 Ft 120 000 Ft (szept. 5.) 60 000 Ft tartozás

A hasznos az, hogy az egyenleg mögött ott vannak a tételek. Ha a bérlő megkérdezi, „miért írja, hogy 60 ezerrel tartozom?”, meg tudod mutatni neki a szeptemberi díjat és a 120 000 forintos befizetést, és nem kell bankszámlakivonatokból összerakni a történetet.

Ha pedig elírsz valamit, mondjuk 120 000 helyett 150 000 Ft-ot rögzítesz, csak azt az egy befizetést javítod. Az egyenleg magától helyreáll, mert sosem volt külön eltárolva.

Mit lát a bérlő?

A bérlőt e-mailben meghívhatod. Ha elfogadja a meghívást, csak a saját bérleti szerződését látja: a bérleti díjat, a hozzá rögzített befizetéseket és az ebből adódó egyenleget. A többi ingatlanodat, a többi bérlőt vagy a kiadásaidat nem látja.

Ez rengeteg „megkaptad az utalásomat?” üzenetet megspórol. Ha már rögzítetted a befizetést, a bérlő maga is ellenőrizheti. Ha valami nem stimmel, például nem látja az egyik utalását, az alkalmazásban üzenhet neked, és a beszélgetés a szerződésnél marad, nem vész el SMS-ek és e-mailek között. A bérlő ugyanitt hibát is bejelenthet, ha javítani kell valamit a lakásban.

És ez fordítva is működik: egy olyan részfizetést, mint a szeptemberi, könnyebb megbeszélni, ha mindketten ugyanazt a számot látjátok.

Kiadások és dokumentumok, ugyanott

Az egyenleg azt mutatja, mennyivel tartozik neked a bérlő. A lakás többi papírmunkája ugyanahhoz az ingatlanhoz kerül, mellé:

  • Kiadások: a kazán éves karbantartása, a közös költség, az új csaptelep. Ezeket az ingatlanhoz rögzíted, így a lakás bevételeit és költségeit együtt látod. (Erről részletesebben az Év vége előtt: tartsd együtt minden kiadott lakás bevételeit, kiadásait és bizonylatait című cikkünkben írtunk.)
  • Dokumentumok: az aláírt szerződés, az átadás-átvételi jegyzőkönyv, a mérőóra-fotók, a számlák. Az ingatlannál és a szerződésnél vannak, nem kell egy megosztott mappában keresgélned őket.

Hogy világos legyen, mit nem csinál a LeasingTrack: nem importál banki tranzakciókat, nem küld automatikus fizetési emlékeztetőt, és nem készít adóbevallást vagy adókimutatást. A befizetéseket és a kiadásokat te rögzíted. A lényeg, hogy mindegyiket egyszer, egy helyen rögzíted, és az egyenleg ebből adódik.

Mennyibe kerül?

A LeasingTrack legfeljebb két ingatlanig ingyenes. Nagyobb portfólióhoz előfizetés kell majd, aminek az ára még nincs közzétéve. Böngészőben és Androidon is működik, a felülete pedig 13 nyelven érhető el, köztük magyarul, így te és a bérlőd is a saját nyelveteken használhatjátok.

Év végi tipp: december 31. előtt nézd át az összes egyenleget

Most érdemes végigmenni minden szerződésen és megnézni az egyenlegét, és sokkal jobb most, mint februárban. Amíg mindenki emlékszik a részletekre, a kisebb eltérések könnyen tisztázhatók: egy utalás, ami más néven érkezett, egy részfizetés, amit készpénzben rendeztetek, vagy egy hónap, amikor megegyeztetek, hogy egy javítás árát levonja a bérlő.

Egy egyszerű menet:

  1. Nyisd meg sorban a szerződéseket, és nézd meg az egyenleget. Ha nulla, és ez egyezik azzal, amit tudsz, kész is vagy.
  2. Ha nem nulla, nézd meg a mögötte lévő tételeket. Hiányzik egy befizetés, kétszer szerepel, vagy rossz az összeg? A tételt javítsd, ne a végösszeget.
  3. A valódi hátralékot most egyeztesd a bérlővel, írásban. Egy üzenet az alkalmazásban a szerződés mellett tartja a megállapodást.
  4. Különösen figyelj a lejáró szerződésekre. Itthon sok határozott idejű bérleti szerződés december 31-én jár le (erről október 21-i cikkünkben írtunk). A kaució elszámolása az átadáskor sokkal egyszerűbb, ha az egyenleg már egyeztetve van. Hogy a kaucióból mit lehet levonni, az országonként eltér, vitás esetben kérd ügyvéd tanácsát.

Ha a számaid az adóbevallásodhoz is kellenek, egy rendezett év végi egyenleg a könyvelődnek is megkönnyíti a dolgát. Ezt azonban nyilvántartásként kezeld, ne adótanácsként: a szabályok az országodtól és a helyzetedtől függnek.

Szerződésenként egy egyenleg, ami a tételekből adódik, és amit az év zárása előtt egyszer átnézel. A táblázat is pontosan ezt akarta, csak ennyivel több munkával.