Adiós a la hoja de cálculo: cómo calcula LeasingTrack lo que debe un inquilino

La mayoría de los propietarios con pocos inmuebles lleva un saldo en alguna parte: una hoja de cálculo, una libreta o una cifra en la cabeza. «Anna debe 200 desde septiembre». El problema es que ese número vive aparte de los registros que se supone que resume. Anotas un pago en un sitio, olvidas actualizar el otro, y en diciembre las cuentas no cuadran.

LeasingTrack plantea las cosas de otra manera, y es la idea central de la aplicación: el saldo no es algo que se escriba. Se deduce de lo que está registrado en el contrato, es decir, del alquiler que ya ha vencido y de los pagos que has anotado. Si cambias un registro, el saldo cambia con él. No hay un segundo número que mantener sincronizado, así que nada se desajusta.

Veamos cómo funciona en la práctica.

Un piso, un trimestre

Imagina un piso de un dormitorio alquilado por 600 al mes (usa la moneda con la que trabajes), con el alquiler pagadero el día 5. Vamos de julio a septiembre.

Julio: pagado a tiempo

El alquiler de 600 vence el 5 de julio. El inquilino paga el importe completo el 3 de julio y tú registras el pago.

• Alquiler devengado hasta ahora: 600
• Pagos registrados: 600
• Saldo: 0

Nada que hacer, nada que recordar.

Agosto: pagado con retraso

El alquiler vence el 5 de agosto, pero el dinero no llega hasta el 12.

• Del 5 al 12 de agosto, el saldo muestra 600 pendientes, porque hay alquiler vencido y ningún pago registrado.
• El 12 de agosto registras el pago y el saldo vuelve a 0.

No tuviste que acordarte de «saldar» nada. El saldo era de 600 porque faltaba un pago, y volvió a cero en cuanto lo registraste. Si quieres una forma serena de llevar la conversación mientras el alquiler se retrasa, nuestra guía anterior Late rent before winter trata ese tema.

Septiembre: pago parcial

El alquiler vence el 5 de septiembre. El inquilino explica que le ha llegado una factura más alta de lo esperado, paga 400 y promete el resto con el alquiler de octubre.

• Alquiler devengado hasta ahora: 1.800
• Pagos registrados: 600 + 600 + 400 = 1.600
• Saldo: 200 pendientes

Esos 200 no necesitan una nota al margen. Se quedan en el saldo hasta que un pago los cubra. Cuando el inquilino pague 800 en octubre (600 de octubre más los 200 de septiembre), lo registras y el saldo vuelve a 0.

El trimestre de un vistazo

Lo útil es que el saldo tiene un rastro detrás. Si un inquilino pregunta «¿por qué dice que debo 200?», puedes enseñarle el alquiler de septiembre y el pago de 400, sin tener que reconstruir la historia a partir de los extractos del banco.

Y si te equivocas, por ejemplo registrando 500 en lugar de 400, corriges ese único pago. El saldo se corrige solo, porque nunca se guardó por separado.

Lo que ve tu inquilino

Puedes invitar a un inquilino por correo electrónico. Cuando acepta, ve solo su propio contrato: su alquiler, los pagos registrados y el saldo resultante. No ve tus otros inmuebles, ni a otros inquilinos, ni tus gastos.

En la práctica, esto ahorra muchos mensajes de «¿te ha llegado mi transferencia?». Una vez registrado el pago, el inquilino puede comprobarlo por sí mismo. Si algo no cuadra, por ejemplo un pago suyo que no aparece, puede escribirte desde la aplicación, y la conversación queda asociada al contrato en lugar de perderse entre SMS y correos. Los inquilinos también pueden comunicar ahí las incidencias.

Funciona también a la inversa. Un pago parcial como el de septiembre es más fácil de hablar cuando los dos miráis la misma cifra.

Gastos y documentos, en el mismo sitio

El saldo recoge lo que el inquilino te debe. El resto del papeleo del piso está junto a él, dentro del mismo inmueble:

• Gastos: la revisión de la caldera, los gastos de comunidad, el grifo nuevo. Se registran en el inmueble, de modo que ves juntos los ingresos y los costes del piso. (Lo contamos con más detalle en Before year-end: keep each rental's income, expenses and receipts together.)
• Documentos: el contrato firmado, el acta de entrega, las fotos de los contadores, los recibos. Se guardan con el inmueble y su contrato, así no tienes que rebuscar en una carpeta compartida cuando los necesites.

Para que quede claro lo que LeasingTrack no hace: no importa movimientos bancarios, no envía recordatorios de pago automáticos ni genera informes fiscales. Los pagos y los gastos los registras tú. La clave es que cada uno se anota una sola vez, en un solo lugar, y el saldo se deduce de ello.

Cuánto cuesta

LeasingTrack es gratuito hasta dos inmuebles. Las carteras más grandes necesitarán una suscripción, cuyo precio todavía no se ha publicado. Funciona en el navegador y en Android, y la interfaz está disponible en 13 idiomas, para que tú y tu inquilino uséis cada uno el que os resulte más cómodo.

Un consejo de fin de año: revisa cada saldo antes del 31 de diciembre

Es un buen momento del año para repasar todos los contratos y mirar su saldo, y mejor ahora que en febrero. Mientras todos recuerdan los detalles, los pequeños desajustes se arreglan fácilmente: una transferencia que llegó con otro nombre, un pago parcial que se saldó en efectivo, un mes en que acordasteis descontar una reparación.

Una rutina sencilla:

1. Abre cada contrato y lee el saldo. Si es cero y coincide con lo que tú entiendes, ya está.
2. Si no es cero, revisa los registros que hay detrás. ¿Falta un pago, está registrado dos veces o con un importe equivocado? Corrige el registro, no el total.
3. Acuerda ya con el inquilino cualquier atraso real, por escrito. Un mensaje en la aplicación deja el acuerdo junto al contrato.
4. Presta especial atención a los contratos que terminan. En Hungría, muchos contratos de duración determinada terminan el 31 de diciembre (mira nuestra publicación del 21 de octubre). Liquidar la fianza en la entrega de llaves es mucho más sencillo si el saldo ya está acordado. El uso que puede darse a la fianza varía de un país a otro, así que, si hay alguna disputa, consulta con un abogado local.

Si tus cifras también alimentan una declaración de impuestos, un saldo limpio a final de año facilita el trabajo de tu asesor, pero tómalo como llevanza de registros, no como asesoramiento fiscal. Las normas dependen de tu país y de tu situación.

Un saldo por contrato, calculado a partir de los registros y revisado una vez antes de que acabe el año. Eso es todo lo que la hoja de cálculo intentaba hacer.