Majoritatea proprietarilor mici țin un sold pe undeva. Poate fi un tabel, un caiet sau o cifră reținută pe de rost: „Anna are 200 de rămas de plată din septembrie.” Problema este că această cifră trăiește separat de evidențele pe care ar trebui să le însumeze. Înregistrați o plată într-un loc, uitați să actualizați celălalt, iar în decembrie cele două nu se mai potrivesc.

LeasingTrack procedează altfel, iar aceasta este ideea de bază a aplicației: soldul nu se introduce de mână. El rezultă din ceea ce este înregistrat la contractul de închiriere, adică din chiria devenită scadentă și din plățile pe care le-ați înregistrat. Dacă modificați o înregistrare, se modifică și soldul. Nu există o a doua cifră de sincronizat, deci nimic nu poate să se dezacordeze.

Iată cum funcționează în practică.

Un apartament, un trimestru

Luați un apartament cu două camere închiriat cu 600 pe lună (în moneda în care lucrați dumneavoastră), cu chiria scadentă pe 5 ale lunii. Să parcurgem iulie–septembrie.

Iulie: plătit la timp

Chiria de 600 devine scadentă pe 5 iulie. Chiriașul plătește suma integrală pe 3 iulie, iar dumneavoastră înregistrați plata.

  • Chirie scadentă până acum: 600
  • Plăți înregistrate: 600
  • Sold: 0

Nu aveți nimic de făcut și nimic de ținut minte.

August: plătit cu întârziere

Chiria devine scadentă pe 5 august, dar banii ajung abia pe 12 august.

  • Între 5 și 12 august, soldul arată 600 de plătit, pentru că chiria este scadentă și nu există nicio plată înregistrată pentru ea.
  • Pe 12 august înregistrați plata, iar soldul revine la 0.

Nu a trebuit să vă amintiți să „stingeți” ceva. Soldul a fost 600 pentru că lipsea o plată și a revenit la zero când plata a fost înregistrată. Dacă vreți o modalitate calmă de a purta discuția cât timp chiria întârzie, ghidul nostru anterior, Chiria întârziată înainte de iarnă, vă ajută.

Septembrie: plată parțială

Chiria devine scadentă pe 5 septembrie. Chiriașul explică faptul că a primit o factură mai mare decât se aștepta, plătește 400 și promite restul odată cu chiria din octombrie.

  • Chirie scadentă până acum: 1.800
  • Plăți înregistrate: 600 + 600 + 400 = 1.600
  • Sold: 200 de plătit

Cele 200 nu au nevoie de o notiță pe margine. Rămân în sold până când o plată le acoperă. Când chiriașul plătește 800 în octombrie (600 pentru octombrie plus cei 200 din septembrie), înregistrați plata și soldul revine la 0.

Trimestrul pe scurt

Luna Chirie scadentă Plătit Sold după
Iulie 600 600 (3 iul.) 0
August 600 600 (12 aug., cu întârziere) 0
Septembrie 600 400 (5 sept.) 200 de plătit

Partea utilă este că soldul are în spate un istoric. Dacă un chiriaș întreabă „de ce scrie că datorez 200?”, îi puteți arăta chiria din septembrie și plata de 400, fără să reconstituiți povestea din extrasele de cont.

Iar dacă greșiți, de exemplu înregistrați 500 în loc de 400, corectați doar acea înregistrare de plată. Soldul se corectează singur, pentru că nu a fost niciodată stocat separat.

Ce vede chiriașul dumneavoastră

Puteți invita un chiriaș prin e-mail. După ce acceptă, vede doar propriul contract de închiriere: chiria, plățile înregistrate și soldul rezultat. Nu vede celelalte proprietăți, ceilalți chiriași și nici cheltuielile dumneavoastră.

În practică, asta elimină multe mesaje de tipul „ați primit transferul meu?”. După ce ați înregistrat plata, chiriașul poate verifica singur. Dacă ceva nu pare în regulă, de pildă o plată făcută de el nu apare, vă poate scrie în aplicație, iar conversația rămâne legată de contract, în loc să se piardă printre SMS-uri și e-mailuri. Tot acolo, chiriașii pot raporta și solicitări de reparație.

Funcționează și invers. O plată parțială, ca cea din septembrie, se discută mai ușor când amândoi vă uitați la aceeași cifră.

Cheltuieli și documente, în același loc

Soldul acoperă ce vă datorează chiriașul. Restul actelor apartamentului se află alături, la aceeași proprietate:

  • Cheltuieli: revizia centralei, cheltuielile comune, robinetul nou. Sunt înregistrate la proprietate, așa că vedeți împreună veniturile și costurile apartamentului. (Am vorbit mai pe larg despre asta în Înainte de sfârșitul anului: țineți la un loc veniturile, cheltuielile și chitanțele fiecărei proprietăți închiriate.)
  • Documente: contractul de închiriere semnat, procesul-verbal de predare, fotografiile contoarelor, chitanțele. Sunt păstrate la proprietate și la contract, deci nu trebuie să căutați printr-un drive comun când aveți nevoie de ele.

Ca să fie clar ce nu face LeasingTrack: nu importă tranzacții bancare, nu trimite automat mementouri de plată și nu generează rapoarte fiscale. Plățile și cheltuielile le înregistrați dumneavoastră. Ideea este că fiecare se înregistrează o singură dată, într-un singur loc, iar soldul rezultă din ele.

Cât costă

LeasingTrack este gratuit pentru până la două proprietăți. Portofoliile mai mari vor necesita un abonament, pentru care nu există încă un preț publicat. Funcționează în browser și pe Android, iar interfața este disponibilă în 13 limbi, astfel că dumneavoastră și chiriașul puteți folosi fiecare limba în care vă simțiți cel mai confortabil.

Un sfat de sfârșit de an: verificați toate soldurile înainte de 31 decembrie

Este un moment bun să parcurgeți fiecare contract de închiriere și să vă uitați la sold, mai bine acum decât în februarie. Cât timp toată lumea își amintește detaliile, nepotrivirile mici se lămuresc ușor: un transfer venit sub alt nume, o plată parțială decontată în numerar, o lună în care ați convenit să scădeți o reparație.

O rutină simplă:

  1. Deschideți fiecare contract și citiți soldul. Dacă este zero și corespunde cu ce știți, ați terminat.
  2. Dacă nu este zero, verificați înregistrările din spate. Lipsește o plată, a fost înregistrată de două ori sau are o sumă greșită? Corectați înregistrarea, nu totalul.
  3. Stabiliți acum cu chiriașul orice restanță reală, în scris. Un mesaj în aplicație păstrează înțelegerea alături de contract.
  4. Acordați atenție sporită contractelor care se încheie. În Ungaria, multe contracte pe durată determinată se încheie la 31 decembrie (vedeți articolul nostru din 21 octombrie). Restituirea garanției la predare este mult mai simplă când soldul este deja agreat. Modul în care poate fi folosită garanția diferă de la o țară la alta, așa că, dacă apare un dezacord, consultați un avocat local.

Dacă cifrele dumneavoastră se regăsesc și într-o declarație fiscală, un sold curat la sfârșit de an ușurează munca contabilului, dar considerați aceasta o evidență corectă, nu consultanță fiscală. Regulile depind de țara și de situația dumneavoastră.

Un singur sold pe contract, calculat din evidențe și verificat o dată înainte de încheierea anului. Exact asta încerca să facă și tabelul dumneavoastră.