Chega de folha de cálculo: como o LeasingTrack calcula o que o inquilino deve

A maioria dos pequenos senhorios guarda um saldo em algum lado. Pode ser uma folha de cálculo, um caderno ou um valor de cabeça: "A Ana está a dever 200 desde setembro." O problema é que esse número vive separado dos registos que deveria resumir. Regista um pagamento num sítio, esquece-se de atualizar o outro e, em dezembro, os dois já não batem certo.

O LeasingTrack segue outro caminho, e é a ideia central da aplicação: o saldo não é algo que se escreve. Resulta do que está registado no contrato de arrendamento, ou seja, da renda que já venceu e dos pagamentos que registou. Se alterar um registo, o saldo muda com ele. Não há um segundo número para manter sincronizado, por isso nada se desajusta.

Veja como isto funciona na prática.

Um imóvel, um trimestre

Imagine um apartamento T1 arrendado por 600 por mês (use a moeda com que trabalha), com a renda a vencer no dia 5. Vamos de julho a setembro.

Julho: pago a tempo

A renda de 600 vence a 5 de julho. O inquilino paga o valor total a 3 de julho e você regista o pagamento.

• Renda devida até agora: 600
• Pagamentos registados: 600
• Saldo: 0

Nada a fazer, nada a recordar.

Agosto: pago com atraso

A renda vence a 5 de agosto, mas o dinheiro só chega a 12 de agosto.

• De 5 a 12 de agosto, o saldo mostra 600 em dívida, porque há uma renda vencida e nenhum pagamento registado para ela.
• A 12 de agosto, você regista o pagamento e o saldo volta a 0.

Não precisou de se lembrar de "dar baixa" de nada. O saldo era 600 porque faltava um pagamento e voltou a zero quando o pagamento foi registado. Se quiser uma forma serena de lidar com a conversa quando a renda está em atraso, o nosso guia anterior Late rent before winter aborda o tema.

Setembro: pagamento parcial

A renda vence a 5 de setembro. O inquilino explica que uma fatura veio mais alta do que o esperado e paga 400, prometendo o resto com a renda de outubro.

• Renda devida até agora: 1800
• Pagamentos registados: 600 + 600 + 400 = 1600
• Saldo: 200 em dívida

Estes 200 não precisam de uma nota à margem. Ficam no saldo até que um pagamento os cubra. Quando o inquilino pagar 800 em outubro (600 de outubro mais os 200 de setembro) e você o registar, o saldo volta a 0.

O trimestre num relance

O mais útil é que o saldo tem um rasto por trás. Se o inquilino perguntar "porque é que diz que devo 200?", pode mostrar-lhe a renda de setembro e o pagamento de 400, sem ter de reconstruir a história a partir dos extratos bancários.

E se se enganar, por exemplo registando 500 em vez de 400, corrige esse único registo de pagamento. O saldo corrige-se sozinho, porque nunca foi guardado à parte.

O que o inquilino vê

Pode convidar um inquilino por email. Depois de aceitar, ele vê apenas o seu próprio contrato de arrendamento: a renda, os pagamentos registados e o saldo que daí resulta. Não vê os seus outros imóveis, os outros inquilinos nem as suas despesas.

Na prática, isto poupa muitas mensagens do tipo "recebeu a minha transferência?". Depois de registar o pagamento, o inquilino pode confirmá-lo por si. Se algo parecer errado, por exemplo um pagamento feito que não aparece, pode enviar-lhe uma mensagem na aplicação, e a conversa fica associada ao contrato em vez de se perder entre SMS e emails. Os inquilinos também podem comunicar aí pedidos de reparação.

Funciona igualmente no sentido inverso. Um pagamento parcial como o de setembro é mais fácil de discutir quando ambos olham para o mesmo valor.

Despesas e documentos, no mesmo sítio

O saldo abrange o que o inquilino lhe deve. O restante papelada do imóvel fica ao lado, no mesmo imóvel:

• Despesas: a revisão da caldeira, o condomínio, a torneira nova. Ficam registadas no imóvel, para ver receitas e custos em conjunto. (Falámos disto com mais pormenor em Before year-end: keep each rental's income, expenses and receipts together.)
• Documentos: o contrato de arrendamento assinado, o auto de entrega, fotografias dos contadores, recibos. Ficam junto do imóvel e do contrato, para não ter de procurar numa pasta partilhada quando precisar deles.

Para ser claro quanto ao que o LeasingTrack não faz: não importa movimentos bancários, não envia lembretes de pagamento automáticos nem produz relatórios fiscais. Os pagamentos e as despesas são registados por si. O ponto é registar cada um uma só vez, num só lugar, e o saldo decorre daí.

Quanto custa

O LeasingTrack é gratuito até dois imóveis. Carteiras maiores precisarão de uma subscrição, que ainda não tem preço publicado. Funciona no navegador e em Android, e a interface está disponível em 13 idiomas, para que você e o seu inquilino possam usar o idioma em que se sentem mais à vontade.

Uma dica de fim de ano: verifique todos os saldos antes de 31 de dezembro

Esta é uma boa altura do ano para percorrer todos os contratos e ver o respetivo saldo, e é melhor fazê-lo agora do que em fevereiro. Enquanto todos se lembram dos pormenores, as pequenas divergências resolvem-se facilmente: uma transferência que chegou com outro nome, um pagamento parcial liquidado em dinheiro, um mês em que combinaram descontar uma reparação.

Uma rotina simples:

1. Abra cada contrato e leia o saldo. Se for zero e corresponder ao que você entende, está feito.
2. Se não for zero, verifique os registos que o sustentam. Falta um pagamento, está registado duas vezes ou com o valor errado? Corrija o registo, não o total.
3. Acorde já com o inquilino qualquer dívida real, por escrito. Uma mensagem na aplicação mantém o acordo junto do contrato.
4. Dê atenção especial aos contratos que estão a terminar. Na Hungria, muitos contratos de duração determinada terminam a 31 de dezembro (veja o nosso artigo de 21 de outubro). Acertar a caução na entrega do imóvel é muito mais simples quando o saldo já está acordado. A forma como a caução pode ser utilizada varia de país para país, por isso, se algo for contestado, consulte um advogado local.

Se os seus valores alimentarem também uma declaração de impostos, um saldo limpo no fim do ano facilita o trabalho do contabilista, mas encare isto como organização de registos, não como aconselhamento fiscal. As regras dependem do seu país e da sua situação.

Um saldo por contrato, calculado a partir dos registos e verificado uma vez antes de o ano fechar. É tudo o que a folha de cálculo sempre quis fazer.