La mayoría de las disputas por la fianza se reducen a una pregunta: ¿cómo estaba la vivienda el día que entró el inquilino? Nuestros artículos sobre la fianza y sobre la humedad dependen de esa respuesta. El documento que la da es el acta de entrega. En Hungría se llama átadás-átvételi jegyzőkönyv (o birtokbaadási jegyzőkönyv), en Alemania Übergabeprotokoll, en Francia état des lieux y en el Reino Unido inventory and check-in report.

Cuesta una hora al empezar el alquiler. Sin ella, propietarios e inquilinos suelen perder semanas discutiendo al final. El otoño es época de mudanzas y los contadores giran más rápido cuando se enciende la calefacción, así que es buen momento para afinar la rutina.

Por qué importa a las dos partes

El acta protege al inquilino de pagar daños que ya estaban. Y protege al propietario, porque le permite demostrar que algo se estropeó durante el alquiler. En la mayoría de los sistemas, esa carga de la prueba recae en el propietario.

  • En Inglaterra, los sistemas de depósito indican que los árbitros deciden solo con la documentación. Corresponde al propietario justificar una deducción, y mydeposits considera que un inventario de entrada firmado por ambas partes, con fotos fechadas, es la base más sólida para una reclamación. El Tenancy Deposit Scheme afirma que, sin él, ganar una reclamación es muy difícil.
  • En Alemania el acta de entrega no es obligatoria por ley y no se puede obligar a ninguna de las partes a firmarla. Aun así, un acta firmada por ambos es una prueba sólida, y las formulaciones vagas la debilitan (mietrecht.org).
  • En Francia es una obligación legal. Propietario e inquilino deben redactar juntos un état des lieux a la entrada y a la salida, y se adjunta al contrato. Si no se ponen de acuerdo, lo elabora un commissaire de justice y las dos partes se reparten el coste (Service-Public).
  • En Hungría los contratos de alquiler entre particulares son bastante libres de forma, y el acta sirve sobre todo como prueba. Muchos modelos de contrato la convierten en parte inseparable del contrato (RentTab).

Las normas vuelven a ser distintas en Chequia, Polonia, Rumanía y otros países. Los consejos prácticos de abajo valen en todas partes, pero si una disputa se encamina a los tribunales, consulta la normativa local con un abogado o con una asociación de inquilinos o de propietarios.

La lista de comprobación

1. Datos básicos

  • Nombres y datos de contacto del propietario y de cada inquilino adulto
  • Dirección completa del inmueble, con el número de piso
  • La fecha del contrato y la fecha y hora de la entrega
  • Quién estuvo presente, si asistió alguien además de las partes (un agente o un testigo)

2. Contadores

De cada contador (electricidad, gas, agua fría, agua caliente, contadores de calor o repartidores de costes en los radiadores), anota:

  • el número de serie (el número de fábrica del contador, no el número de cliente de la factura)
  • la lectura, con todas las cifras, incluidos los decimales si el contador los muestra
  • una foto en la que se lean tanto la lectura como el número de serie

El número de serie importa más de lo que se piensa. En un edificio de viviendas, los contadores suelen estar uno junto a otro en un armario común. Una lectura copiada del contador del vecino ha originado más de una disputa por suministros. Anotar los números de serie también deja claro quién paga a partir de qué lectura. Es especialmente útil al comienzo de la temporada de calefacción, cuando las cifras suben deprisa.

3. Habitación por habitación

Recorre las estancias siempre en el mismo orden (recibidor, salón, dormitorios, cocina, baño, aseo, balcón, trastero o sótano). En cada una, revisa:

  • paredes y techo: pintura, grietas, manchas, marcas de humedad, agujeros de tornillos
  • suelo: arañazos, abolladuras, baldosas sueltas, huecos en el laminado
  • ventanas y puertas: si abren, cierran y echan la llave, si las juntas están intactas, si hay algún cristal roto
  • instalaciones: interruptores, enchufes, radiadores y sus válvulas, persianas, barras de cortina
  • en cocinas y baños: grifos, desagües, juntas de silicona, azulejos, extractor

Al describir un daño, sé preciso. «Algo de desgaste en el suelo» no sirve como prueba. Escribe mejor «arañazo de 30 cm en el parqué, a 50 cm de la puerta del balcón». Si no hay daños, dilo: «paredes: recién pintadas de blanco, sin marcas» también es una prueba.

4. Mobiliario y electrodomésticos

Enumera cada objeto que se queda en la vivienda y anota su estado: «sofá, tela gris, pequeña mancha en el cojín izquierdo», «lavadora Bosch, funciona, junta de la puerta intacta». Prueba los electrodomésticos delante del otro y deja por escrito que funcionan. También puedes incluir los manuales y las tarjetas de garantía.

5. Llaves, mandos y tarjetas de acceso

Cuéntalo todo: llaves de la vivienda, del portal, del buzón, del trastero, mando del garaje, tarjetas de acceso. Anota la cantidad de cada tipo. Cuando el inquilino se vaya, un mando perdido solo es fácil de demostrar si lo contaste al principio.

Fotos y vídeo

  • Haz las fotos con luz natural siempre que puedas y enciende las luces en las habitaciones oscuras.
  • Primero un plano general de cada estancia y después primeros planos de cada defecto, con algo al lado para dar escala (una moneda o un metro).
  • Asegúrate de que las fotos lleven fecha y hora. Conserva los archivos originales, no capturas de pantalla ni copias de mensajería, que pueden perder los metadatos. mydeposits recomienda una marca de tiempo visible y compartir las fotos con la otra parte.
  • Un vídeo lento recorriendo la vivienda, comentado en voz alta, es un buen complemento. Muestra cómo encajan las estancias, algo que las fotos sueltas no logran.
  • Numera las fotos y remite a ellas en el acta («véase foto 14»).

Firma y conservación

Imprime o prepara dos copias idénticas. Las dos partes firman todas las páginas, o al menos la última, y cada una se queda con una copia. Si durante el recorrido hay algo en discusión, anota ambas posturas en lugar de omitirlo.

Si el inquilino se da cuenta de un problema pasados unos días (un radiador que no calienta, un desagüe que gotea), añádelo por escrito y que lo firmen los dos, o al menos envíalo en un mensaje fechado. En Francia la ley da al inquilino diez días para pedir adiciones, y el primer mes de la temporada de calefacción para los problemas de calefacción. En Inglaterra, los sistemas de depósito esperan que los inquilinos dispongan de siete a diez días para hacer comentarios. En otros lugares muchas veces no hay un plazo fijo, así que pactadlo en el contrato.

Si una de las partes se niega a firmar, anótalo en el acta, féchala y conserva las fotos. El acta sigue teniendo valor, pero necesitará más pruebas de apoyo.

Después, adjunta el acta al contrato y di en el contrato que va adjunta. Si usas LeasingTrack, puedes subir el acta firmada y las fotos a los documentos del contrato. Así quedan junto a este y no tendrás que rebuscar en un móvil antiguo cuando termine el alquiler.

El acta de salida

Al final del alquiler, haz el mismo recorrido con la misma estructura, idealmente sobre el acta original, con una columna para el estado a la salida. Anota las lecturas finales de los contadores, cuenta las llaves que te devuelven y haz una nueva serie de fotos desde los mismos ángulos.

Luego compara las dos actas punto por punto. El desgaste normal por el uso ordinario (pintura algo desteñida, marcas leves donde estuvieron los muebles) en general no corre a cargo del inquilino. Los daños que vayan más allá, quizá sí. Dónde se traza exactamente esa línea depende de la ley local y del contrato, así que consulta los casos dudosos con un abogado o un asesor fiscal.

Ten en cuenta que las facturas de suministros y gastos de comunidad suelen llegar semanas después de la mudanza. Las lecturas finales del acta de salida permiten liquidar esas facturas con justicia más adelante.

En resumen

Un buen acta de entrega es concreta, está fotografiada, fechada, firmada por duplicado y adjunta al contrato, y tiene su acta equivalente a la salida. Hacerla bien lleva una tarde y puede ahorrarte una disputa cuando termine el alquiler.