De meeste geschillen over de borg draaien om één vraag: hoe zag de woning eruit op de dag dat de huurder introk? Onze artikelen over borg en over vocht hangen allebei af van het antwoord. Het document dat dat antwoord geeft, is het opleveringsrapport. In Hongarije heet het átadás-átvételi jegyzőkönyv (of birtokbaadási jegyzőkönyv), in Duitsland Übergabeprotokoll, in Frankrijk état des lieux en in het Verenigd Koninkrijk inventory and check-in report.

Het kost een uur aan het begin van de huur. Zonder rapport maken verhuurders en huurders aan het einde vaak weken ruzie. In het najaar wordt er veel verhuisd en gaan de meters sneller draaien zodra de verwarming aan is. Een goed moment dus om de routine op orde te krijgen.

Waarom het voor beide kanten telt

Het rapport beschermt de huurder tegen betalen voor schade die er al was. Het beschermt de verhuurder doordat je kunt aantonen dat iets tijdens de huur is beschadigd. In de meeste stelsels ligt die bewijslast bij de verhuurder.

  • In Engeland beslissen de borgregelingen (deposit schemes) alleen op basis van de documenten. De verhuurder moet een inhouding kunnen onderbouwen, en mydeposits noemt een door beide partijen getekende inventaris bij intrek, met foto's met datumstempel, de sterkste basis voor een claim. Volgens het Tenancy Deposit Scheme is een claim zonder zo'n inventaris erg moeilijk te winnen.
  • In Duitsland is een opleveringsrapport wettelijk niet verplicht en kan geen van beide partijen worden gedwongen te tekenen. Een rapport dat beide partijen hebben getekend, is wel sterk bewijs, al verzwakt vage formulering het (mietrecht.org).
  • In Frankrijk is het een wettelijke verplichting. Verhuurder en huurder moeten bij intrek en uitcheck samen een état des lieux opstellen, dat aan de huurovereenkomst wordt gehecht. Komen ze er niet uit, dan maakt een commissaire de justice het op en delen beide partijen de kosten (Service-Public).
  • In Hongarije zijn particuliere huurovereenkomsten vrij informeel en dient het rapport vooral als bewijs. Veel modelcontracten maken het een onlosmakelijk onderdeel van de overeenkomst (RentTab).

In Tsjechië, Polen, Roemenië en elders gelden weer andere regels. Het praktische advies hieronder geldt overal, maar stevent een geschil af op de rechter, laat de lokale regels dan controleren door een jurist of een huurders- of verhuurdersvereniging.

De checklist

1. De basis

  • Namen en contactgegevens van de verhuurder en van elke volwassen huurder
  • Het volledige adres van de woning, inclusief appartementnummer
  • De datum van de huurovereenkomst en de datum en tijd van de oplevering
  • Wie er aanwezig was, als er naast de partijen nog iemand bij was (een makelaar of getuige)

2. Meters

Noteer per meter (elektriciteit, gas, koud water, warm water, warmtemeters of verdelers op radiatoren):

  • het serienummer (het fabrieksnummer op de meter, niet het klantnummer van de rekening)
  • de meterstand, met alle cijfers, inclusief de decimalen als de meter die toont
  • een foto waarop zowel de meterstand als het serienummer leesbaar zijn

Het serienummer is belangrijker dan mensen denken. In een appartementencomplex hangen meters vaak naast elkaar in een gedeelde kast. Een stand die van de meter van de buren is overgenomen, heeft al meer dan eens tot ruzie met het energiebedrijf geleid. Met de serienummers leg je ook vast wie vanaf welke stand betaalt. Dat is vooral handig aan het begin van het stookseizoen, als de standen snel oplopen.

3. Kamer voor kamer

Loop de ruimtes in een vaste volgorde langs (hal, woonkamer, slaapkamers, keuken, badkamer, toilet, balkon, berging of kelder). Controleer in elke ruimte:

  • muren en plafond: verf, scheuren, vlekken, vochtplekken, schroefgaten
  • vloer: krassen, deuken, loszittende tegels, naden in het laminaat
  • ramen en deuren: gaan ze open, dicht en op slot, zijn de afdichtingen intact, is er gebarsten glas
  • voorzieningen: lichtschakelaars, stopcontacten, radiatoren en hun kranen, jaloezieën, gordijnrails
  • in keuken en badkamer: kranen, afvoeren, siliconenkitnaden, tegels, afzuiger

Wees precies als je schade beschrijft. "Wat slijtage op de vloer" heeft als bewijs geen waarde. Schrijf liever: "kras van 30 cm in het parket, 50 cm van de balkondeur". Is er geen schade, zeg dat dan ook: "muren: vers wit geverfd, geen vlekken" is ook bewijs.

4. Meubels en apparaten

Som elk item op dat bij de woning blijft en noteer de staat: "bank, grijze stof, kleine vlek op linkerkussen", "wasmachine, Bosch, werkt, deurrubber intact". Test apparaten samen en schrijf op dat ze werken. Ook handleidingen en garantiebewijzen kun je vermelden.

5. Sleutels, pasjes en afstandsbedieningen

Tel alles: woningsleutels, sleutels van de buitendeur, brievenbussleutel, bergingssleutel, garage-afstandsbediening, toegangspasjes. Noteer het aantal per soort. Als de huurder vertrekt, kun je een ontbrekend pasje alleen eenvoudig aantonen als je het aan het begin hebt geteld.

Foto's en video

  • Fotografeer bij daglicht waar het kan en doe in donkere ruimtes het licht aan.
  • Maak eerst een overzichtsfoto van elke kamer en daarna close-ups van elk gebrek, met iets ernaast als maatstaf (een muntstuk of een rolmaat).
  • Zorg dat de foto's een datum en tijd hebben. Bewaar de originele bestanden, geen screenshots of kopieën uit chatapps, want die kunnen hun metadata kwijtraken. mydeposits raadt een zichtbare tijdstempel aan en het delen van de foto's met de andere partij.
  • Een rustige video-rondgang met uitleg erbij is een goede extra. Daarin zie je hoe de ruimtes in elkaar overlopen, wat losse foto's niet laten zien.
  • Nummer de foto's en verwijs ernaar in het rapport ("zie foto 14").

Ondertekenen en bewaren

Print of maak twee identieke exemplaren. Beide partijen tekenen elke pagina, of in elk geval de laatste, en elk bewaart er één. Is er tijdens de rondgang iets omstreden, schrijf dan beide standpunten op in plaats van het weg te laten.

Merkt een huurder pas na een paar dagen een probleem op (een radiator die niet warm wordt, een lekkende afvoer), voeg het dan schriftelijk toe en laat het medeondertekenen, of stuur het in elk geval in een bericht met datum. In Frankrijk geeft de wet huurders tien dagen om aanvullingen te vragen, en de eerste maand van het stookseizoen voor verwarmingsproblemen. In Engeland verwachten de borgregelingen dat huurders zeven tot tien dagen krijgen om te reageren. Elders is er vaak geen vaste termijn, spreek er dan zelf een af in de huurovereenkomst.

Weigert een van de partijen te tekenen, vermeld dat dan op het rapport, zet er een datum bij en bewaar de foto's. Het rapport heeft dan nog steeds waarde, maar je hebt meer aanvullend bewijs nodig.

Voeg het rapport vervolgens toe aan de huurovereenkomst en vermeld in de overeenkomst dat het erbij hoort. Gebruik je LeasingTrack, dan kun je het getekende rapport en de foto's uploaden bij de documenten van de huurovereenkomst. Zo staan ze bij het contract en hoef je aan het einde van de huur niet in een oude telefoon te zoeken.

Het rapport bij uitcheck

Aan het einde van de huur doe je dezelfde rondgang met dezelfde opzet, het liefst op het oorspronkelijke rapport, met een extra kolom voor de staat bij vertrek. Noteer de eindstanden van de meters, tel de sleutels terug en maak een nieuwe set foto's vanuit dezelfde hoeken.

Vergelijk daarna beide rapporten punt voor punt. Normale slijtage door gewoon gebruik (iets verbleekte verf, lichte afdrukken waar meubels stonden) komt in het algemeen niet voor rekening van de huurder. Schade die daarbuiten valt, mogelijk wel. Waar die grens precies ligt, hangt af van de lokale wet en van de huurovereenkomst, dus leg twijfelgevallen voor aan een jurist of boekhouder.

Bedenk ook dat rekeningen voor nutsvoorzieningen en servicekosten vaak pas weken na het vertrek komen. Met de eindstanden uit het rapport kun je die rekeningen later eerlijk verrekenen.

Kort samengevat

Een goed opleveringsrapport is concreet, voorzien van foto's, gedateerd, twee keer getekend en bij de huurovereenkomst gevoegd, en heeft een passend rapport bij uitcheck. Het kost een middag om het goed te doen, en het kan je een geschil besparen als de huur eindigt.