Die meisten Streitigkeiten um die Kaution laufen auf eine Frage hinaus: Wie sah die Wohnung am Tag des Einzugs aus? Unsere Artikel zu Kautionen und zu Feuchtigkeit hängen beide von der Antwort ab. Das Dokument, das diese Antwort liefert, ist das Übergabeprotokoll. In Ungarn heißt es átadás-átvételi jegyzőkönyv (oder birtokbaadási jegyzőkönyv), in Frankreich état des lieux und in Großbritannien inventory and check-in report.

Es kostet eine Stunde zu Beginn des Mietverhältnisses. Ohne Protokoll streiten Vermieter und Mieter am Ende oft wochenlang. Im Herbst sind viele Umzüge fällig, und die Zähler laufen schneller, sobald die Heizung angeht. Jetzt ist also ein guter Zeitpunkt, die Routine richtig aufzusetzen.

Warum es für beide Seiten wichtig ist

Das Protokoll schützt den Mieter davor, für Schäden zu zahlen, die schon vorher da waren. Den Vermieter schützt es, weil er damit belegen kann, dass etwas während der Mietzeit beschädigt wurde. In den meisten Rechtsordnungen liegt diese Beweislast beim Vermieter.

  • In England entscheiden die Kautionsschlichtungsstellen nur nach Aktenlage. Der Vermieter muss einen Abzug begründen, und mydeposits bezeichnet ein von beiden Seiten unterschriebenes Einzugsinventar mit datierten Fotos als die stärkste Grundlage für eine Forderung. Der Tenancy Deposit Scheme sagt, dass eine Forderung ohne ein solches Inventar sehr schwer durchzusetzen ist.
  • In Deutschland ist ein Übergabeprotokoll gesetzlich nicht vorgeschrieben, und keine Seite kann zur Unterschrift gezwungen werden. Ein von beiden Parteien unterzeichnetes Protokoll ist jedoch ein starkes Beweismittel, während vage Formulierungen es schwächen (mietrecht.org).
  • In Frankreich ist es Pflicht. Vermieter und Mieter müssen bei Ein- und Auszug gemeinsam einen état des lieux erstellen, der dem Mietvertrag beigefügt wird. Können sie sich nicht einigen, erstellt ihn ein commissaire de justice, und beide Seiten teilen sich die Kosten (Service-Public).
  • In Ungarn sind private Mietverträge recht formfrei, und das Protokoll dient vor allem als Beweismittel. Viele Mustermietverträge machen es zu einem untrennbaren Bestandteil des Vertrags (RentTab).

In Tschechien, Polen, Rumänien und anderswo gelten wiederum andere Regeln. Die praktischen Hinweise unten passen überall. Wenn ein Streit aber vor Gericht zu gehen droht, klären Sie die örtlichen Vorschriften mit einem Rechtsanwalt oder einem Mieter- bzw. Vermieterverband.

Die Checkliste

1. Die Grunddaten

  • Namen und Kontaktdaten des Vermieters und aller erwachsenen Mieter
  • Die vollständige Adresse der Immobilie, einschließlich der Wohnungsnummer
  • Das Datum des Mietvertrags sowie Datum und Uhrzeit der Übergabe
  • Wer anwesend war, falls außer den Vertragsparteien noch jemand dabei war (ein Makler oder ein Zeuge)

2. Zähler

Halten Sie für jeden Zähler (Strom, Gas, Kaltwasser, Warmwasser, Wärmezähler oder Heizkostenverteiler an den Heizkörpern) Folgendes fest:

  • die Zählernummer (die Fabriknummer auf dem Zähler, nicht die Kundennummer auf der Rechnung)
  • den Zählerstand mit allen Ziffern, auch den Nachkommastellen, falls der Zähler sie anzeigt
  • ein Foto, auf dem sich Zählerstand und Zählernummer lesen lassen

Die Zählernummer ist wichtiger, als viele denken. In Mehrfamilienhäusern hängen die Zähler oft nebeneinander in einem gemeinsamen Schrank. Ein Zählerstand, der vom Zähler des Nachbarn abgelesen wurde, hat schon mehr als einen Streit um Nebenkosten ausgelöst. Mit den notierten Zählernummern ist auch klar, wer ab welchem Stand zahlt. Das ist besonders zu Beginn der Heizperiode nützlich, wenn die Zahlen schnell steigen.

3. Raum für Raum

Gehen Sie die Räume in einer festen Reihenfolge durch (Flur, Wohnzimmer, Schlafzimmer, Küche, Bad, WC, Balkon, Abstellraum oder Keller). Prüfen Sie in jedem Raum:

  • Wände und Decke: Anstrich, Risse, Flecken, Feuchtigkeitsspuren, Schraublöcher
  • Boden: Kratzer, Dellen, lose Fliesen, Fugen im Laminat
  • Fenster und Türen: Lassen sie sich öffnen, schließen und verriegeln? Sind die Dichtungen intakt? Gibt es Glasbruch?
  • Ausstattung: Lichtschalter, Steckdosen, Heizkörper samt Ventilen, Jalousien, Gardinenschienen
  • in Küche und Bad: Armaturen, Abflüsse, Silikonfugen, Fliesen, Abluftventilator

Beschreiben Sie Schäden genau. „Leichte Gebrauchsspuren am Boden“ taugt nicht als Beweis. Schreiben Sie stattdessen: „30 cm langer Kratzer im Parkett, 50 cm von der Balkontür entfernt“. Gibt es keinen Schaden, halten Sie auch das fest: „Wände: frisch weiß gestrichen, keine Flecken“ ist ebenfalls ein Beleg.

4. Möbel und Geräte

Listen Sie jeden Gegenstand auf, der in der Wohnung bleibt, und notieren Sie seinen Zustand: „Sofa, grauer Stoff, kleiner Fleck auf dem linken Kissen“, „Waschmaschine, Bosch, funktioniert, Türdichtung intakt“. Testen Sie Geräte gemeinsam und schreiben Sie auf, dass sie funktionieren. Auch Bedienungsanleitungen und Garantiekarten können Sie aufführen.

5. Schlüssel, Chips und Fernbedienungen

Zählen Sie alles: Wohnungsschlüssel, Haustürschlüssel, Briefkastenschlüssel, Kellerschlüssel, Garagenfernbedienung, Zugangschips. Notieren Sie die Anzahl je Art. Beim Auszug lässt sich ein fehlender Chip nur belegen, wenn Sie am Anfang gezählt haben.

Fotos und Video

  • Fotografieren Sie möglichst bei Tageslicht und schalten Sie in dunklen Räumen das Licht ein.
  • Machen Sie zuerst eine Übersichtsaufnahme jedes Raums, dann Nahaufnahmen jedes Mangels, mit einem Gegenstand zum Größenvergleich daneben (eine Münze oder ein Maßband).
  • Achten Sie darauf, dass die Fotos Datum und Uhrzeit tragen. Bewahren Sie die Originaldateien auf, nicht Screenshots oder Kopien aus Messengern, die ihre Metadaten verlieren können. mydeposits empfiehlt einen sichtbaren Zeitstempel und die Weitergabe der Fotos an die andere Seite.
  • Ein langsamer Video-Rundgang, den Sie laut kommentieren, ist eine gute Ergänzung. Er zeigt, wie die Räume zusammenhängen, was einzelne Fotos nicht leisten.
  • Nummerieren Sie die Fotos und verweisen Sie im Protokoll darauf („siehe Foto 14“).

Unterschreiben und aufbewahren

Drucken oder erstellen Sie zwei identische Exemplare. Beide Parteien unterschreiben jede Seite, mindestens aber die letzte, und jede Seite behält ein Exemplar. Ist beim Rundgang etwas strittig, halten Sie beide Sichtweisen fest, statt den Punkt wegzulassen.

Fällt dem Mieter erst nach einigen Tagen ein Problem auf (ein Heizkörper, der nicht warm wird, ein undichter Abfluss), ergänzen Sie es schriftlich und lassen Sie es gegenzeichnen, oder schicken Sie es zumindest in einer datierten Nachricht. In Frankreich räumt das Gesetz den Mietern zehn Tage für Ergänzungen ein, bei Heizungsproblemen den ersten Monat der Heizperiode. In England erwarten die Kautionsstellen, dass Mieter sieben bis zehn Tage Zeit für Anmerkungen haben. Anderswo gibt es oft keine feste Frist, vereinbaren Sie deshalb eine im Mietvertrag.

Verweigert eine Seite die Unterschrift, vermerken Sie das im Protokoll, datieren Sie es und bewahren Sie die Fotos auf. Das Protokoll hat dann weiterhin Wert, braucht aber zusätzliche Belege.

Fügen Sie das Protokoll anschließend dem Mietvertrag bei und halten Sie im Vertrag fest, dass es beiliegt. Wenn Sie LeasingTrack nutzen, können Sie das unterschriebene Protokoll und die Fotos bei den Dokumenten des Mietvertrags hochladen. So liegen sie beim Vertrag, und Sie müssen am Ende des Mietverhältnisses nicht in einem alten Handy suchen.

Das Protokoll beim Auszug

Am Ende des Mietverhältnisses machen Sie denselben Rundgang mit derselben Struktur, am besten im ursprünglichen Protokoll mit einer zusätzlichen Spalte für den Zustand beim Auszug. Halten Sie die Zählerstände zum Ende fest, zählen Sie die Schlüssel zurück und machen Sie neue Fotos aus denselben Blickwinkeln.

Vergleichen Sie dann beide Protokolle Punkt für Punkt. Normale Abnutzung durch vertragsgemäßen Gebrauch (leicht verblasste Farbe, leichte Spuren dort, wo Möbel standen) geht in der Regel nicht zulasten des Mieters. Darüber hinausgehende Schäden unter Umständen schon. Wo genau die Grenze verläuft, hängt vom örtlichen Recht und vom Mietvertrag ab. Lassen Sie Zweifelsfälle von einem Rechtsanwalt oder Steuerberater prüfen.

Bedenken Sie, dass Abrechnungen für Nebenkosten und Versorger oft erst Wochen nach dem Auszug eintreffen. Mit den Endständen aus dem Auszugsprotokoll lassen sich diese Abrechnungen später fair aufteilen.

Kurz gesagt

Ein gutes Übergabeprotokoll ist konkret, fotografiert, datiert, zweifach unterschrieben und dem Mietvertrag beigefügt, und beim Auszug gibt es ein passendes Gegenstück. Es kostet einen Nachmittag, wenn man es gründlich macht, und kann Ihnen am Ende des Mietverhältnisses einen Streit ersparen.