A maioria dos litígios sobre a caução resume-se a uma pergunta: como estava a casa no dia em que o inquilino entrou? Os nossos artigos sobre cauções e sobre humidade dependem da resposta. O documento que a dá é o auto de entrega (ou auto de receção do imóvel). Na Hungria chama-se átadás-átvételi jegyzőkönyv (ou birtokbaadási jegyzőkönyv), na Alemanha Übergabeprotokoll, em França état des lieux e no Reino Unido inventory and check-in report.

Custa uma hora no início do arrendamento. Sem ele, senhorios e inquilinos perdem muitas vezes semanas a discutir no final. O outono é época de mudanças e os contadores começam a rodar mais depressa quando o aquecimento é ligado, por isso é uma boa altura para acertar a rotina.

Porque é importante para ambas as partes

O auto protege o inquilino, que não paga danos que já existiam. Protege o senhorio, porque permite provar que algo foi danificado durante o arrendamento. Na maioria dos sistemas, esse ónus recai sobre o senhorio.

  • Em Inglaterra, os sistemas de depósito de cauções indicam que os árbitros decidem apenas com base nos documentos. Cabe ao senhorio justificar uma dedução, e o mydeposits considera que um inventário de entrada assinado por ambas as partes, com fotografias datadas, é a base mais sólida para uma reclamação. O Tenancy Deposit Scheme afirma que, sem inventário, é muito difícil ganhar uma reclamação.
  • Na Alemanha, o auto de entrega não é obrigatório por lei e nenhuma das partes pode ser forçada a assiná-lo. Um auto assinado por ambas é, porém, uma prova forte, e uma redação vaga enfraquece-o (mietrecht.org).
  • Em França é uma obrigação legal. Senhorio e inquilino devem elaborar em conjunto um état des lieux na entrada e na saída, que fica anexo ao contrato de arrendamento. Se não chegarem a acordo, um commissaire de justice elabora-o e as duas partes dividem o custo (Service-Public).
  • Na Hungria, os arrendamentos entre particulares são bastante livres quanto à forma, e o auto funciona sobretudo como prova. Muitos modelos de contrato tornam-no parte inseparável do contrato (RentTab).

Na Chéquia, na Polónia, na Roménia e noutros países as regras são ainda diferentes. Os conselhos práticos abaixo aplicam-se em toda a parte, mas, se um litígio caminhar para tribunal, confirme as regras locais com um advogado ou com uma associação de inquilinos ou de senhorios.

A lista de verificação

1. Dados de base

  • Nomes e contactos do senhorio e de todos os inquilinos adultos
  • Morada completa do imóvel, incluindo o número da fração
  • Data do contrato de arrendamento e data e hora da entrega
  • Quem esteve presente, se além das partes houve mais alguém (um mediador ou uma testemunha)

2. Contadores

Para cada contador (eletricidade, gás, água fria, água quente, contadores de calor ou repartidores de custos de aquecimento nos radiadores), registe:

  • o número de série (o número de fabrico do contador, não o número de cliente da fatura)
  • a leitura, com todos os algarismos, incluindo as casas decimais, se o contador as mostrar
  • uma fotografia em que se vejam com nitidez a leitura e o número de série

O número de série importa mais do que parece. Num prédio, os contadores ficam muitas vezes lado a lado num armário comum. Uma leitura copiada do contador do vizinho já deu origem a mais do que um litígio com fornecedores. Registar os números de série também esclarece quem paga a partir de que leitura. Isto é especialmente útil no início da época de aquecimento, quando os valores sobem depressa.

3. Divisão a divisão

Percorra as divisões sempre pela mesma ordem (hall, sala, quartos, cozinha, casa de banho, quarto de banho/WC, varanda, arrecadação ou cave). Em cada divisão, verifique:

  • paredes e teto: pintura, fissuras, manchas, marcas de humidade, furos de parafusos
  • pavimento: riscos, mossas, azulejos soltos, folgas no soalho flutuante
  • janelas e portas: abrem, fecham e trancam, as borrachas estão intactas, algum vidro rachado
  • equipamentos fixos: interruptores, tomadas, radiadores e respetivas válvulas, estores, varões de cortinas
  • em cozinhas e casas de banho: torneiras, ralos, juntas de silicone, azulejos, exaustor

Ao descrever danos, seja preciso. «Algum desgaste no chão» não serve como prova. Escreva antes «risco de 30 cm no parquet, a 50 cm da porta da varanda». Se não houver danos, diga-o: «paredes: pintadas de fresco, de branco, sem marcas» também é prova.

4. Mobiliário e eletrodomésticos

Liste todos os itens que ficam com a casa e anote o estado de cada um: «sofá, tecido cinzento, pequena mancha na almofada esquerda», «máquina de lavar roupa, Bosch, funciona, borracha da porta intacta». Teste os eletrodomésticos à frente um do outro e escreva que funcionam. Também pode listar manuais e cartões de garantia.

5. Chaves, cartões e comandos

Conte tudo: chaves da casa, chaves da entrada do prédio, chave da caixa de correio, chave da cave, comando da garagem, cartões de acesso. Anote a quantidade de cada tipo. Quando o inquilino sair, a falta de um cartão só é fácil de provar se tiver contado no início.

Fotografias e vídeo

  • Fotografe com luz do dia sempre que possível e acenda as luzes nas divisões escuras.
  • Tire primeiro uma fotografia geral de cada divisão e depois grandes planos de cada defeito, com um objeto ao lado para dar escala (uma moeda ou uma fita métrica).
  • Garanta que as fotografias têm data e hora. Guarde os ficheiros originais, e não capturas de ecrã nem cópias enviadas por aplicações de mensagens, que podem perder os metadados. O mydeposits recomenda uma indicação de data e hora visível e a partilha das fotografias com a outra parte.
  • Um vídeo lento, comentado em voz alta, é um bom complemento. Mostra como as divisões se ligam, o que fotografias isoladas não conseguem.
  • Numere as fotografias e remeta para elas no auto («ver fotografia 14»).

Assinatura e conservação

Imprima ou prepare dois exemplares idênticos. Ambas as partes assinam todas as páginas, ou pelo menos a última, e cada uma fica com um exemplar. Se algo for contestado durante a visita, escreva as duas versões em vez de omitir o assunto.

Se o inquilino só reparar num problema passados alguns dias (um radiador que não aquece, um ralo que verte), acrescente-o por escrito e faça-o contra-assinar, ou pelo menos envie-o numa mensagem datada. Em França, a lei dá ao inquilino dez dias para pedir aditamentos e o primeiro mês da época de aquecimento para problemas de aquecimento. Em Inglaterra, os sistemas de depósito esperam que o inquilino tenha sete a dez dias para comentar. Noutros sítios, muitas vezes não há prazo fixo, por isso acorde um no contrato.

Se uma das partes se recusar a assinar, anote-o no auto, date-o e guarde as fotografias. O auto continua a ter valor, mas precisará de mais provas de apoio.

Depois, anexe o auto ao contrato de arrendamento e diga no contrato que está anexo. Se usar o LeasingTrack, pode carregar o auto assinado e as fotografias nos documentos do contrato. Assim ficam junto do contrato e não terá de vasculhar um telemóvel antigo quando o arrendamento terminar.

O auto de saída

No fim do arrendamento, faça a mesma visita com a mesma estrutura, de preferência sobre o auto original, com uma coluna para o estado à saída. Registe as leituras finais dos contadores, conte as chaves devolvidas e tire novas fotografias dos mesmos ângulos.

Depois compare os dois autos item a item. O desgaste normal decorrente do uso corrente (pintura ligeiramente desbotada, marcas leves onde estava a mobília) geralmente não fica a cargo do inquilino. Danos para além disso podem ficar. O ponto exato em que passa a linha depende da lei local e do contrato, por isso consulte um advogado ou um contabilista nos casos duvidosos.

Lembre-se de que as faturas de serviços e despesas de condomínio chegam muitas vezes semanas depois da saída. As leituras finais registadas no auto de saída é que permitem acertar essas contas de forma justa mais tarde.

Em resumo

Um bom auto de entrega é específico, fotografado, datado, assinado em duplicado e anexo ao contrato de arrendamento, e tem um auto correspondente na saída. Leva uma tarde a fazer bem e pode poupar-lhe um litígio no fim do arrendamento.