Większość sporów o kaucję sprowadza się do jednego pytania: jak wyglądało mieszkanie w dniu, w którym wprowadził się najemca? Od odpowiedzi zależą też nasze artykuły o kaucji i o wilgoci. Dokumentem, który tej odpowiedzi udziela, jest protokół zdawczo-odbiorczy. W Polsce mówi się o nim także „protokół przekazania lokalu". W Węgrzech nazywa się átadás-átvételi jegyzőkönyv (albo birtokbaadási jegyzőkönyv), w Niemczech Übergabeprotokoll, we Francji état des lieux, a w Wielkiej Brytanii inventory and check-in report.

Zajmuje godzinę na początku najmu. Bez niego wynajmujący i najemca często tracą tygodnie na kłótnie na końcu. Jesień to gorący okres przeprowadzek, a liczniki kręcą się szybciej, gdy włączy się ogrzewanie, więc to dobry moment, żeby dopracować swoją rutynę.

Dlaczego to ważne dla obu stron

Protokół chroni najemcę przed płaceniem za szkody, które już były. Chroni wynajmującego, bo pozwala udowodnić, że coś zniszczono w trakcie najmu. W większości systemów ciężar dowodu spoczywa na wynajmującym.

  • W Anglii systemy ochrony depozytów podają, że arbitrzy rozstrzygają wyłącznie na podstawie dokumentów. To wynajmujący musi uzasadnić potrącenie, a mydeposits nazywa inwentarz wprowadzenia podpisany przez obie strony, ze zdjęciami opatrzonymi datą, najmocniejszą podstawą roszczenia. Według Tenancy Deposit Scheme bez takiego dokumentu roszczenie bardzo trudno wygrać.
  • W Niemczech protokół zdawczo-odbiorczy nie jest wymagany prawem i żadnej ze stron nie można zmusić do jego podpisania. Protokół podpisany przez obie strony jest jednak mocnym dowodem, a niejasne sformułowania go osłabiają (mietrecht.org).
  • We Francji to obowiązek prawny. Wynajmujący i najemca muszą wspólnie sporządzić état des lieux przy wprowadzeniu i wyprowadzce, a dokument jest załączany do umowy najmu. Jeśli nie mogą się dogadać, sporządza go commissaire de justice, a koszt dzielą po połowie (Service-Public).
  • Na Węgrzech prywatne umowy najmu są dość swobodne, a protokół służy głównie jako dowód. Wiele wzorów umów czyni go nieodłączną częścią kontraktu (RentTab).

W Czechach, Polsce, Rumunii i gdzie indziej zasady są jeszcze inne. Praktyczne wskazówki poniżej sprawdzą się wszędzie, ale jeśli spór zmierza do sądu, skonsultuj lokalne przepisy z prawnikiem albo ze stowarzyszeniem najemców lub wynajmujących.

Lista kontrolna

1. Podstawowe dane

  • Imiona i nazwiska oraz dane kontaktowe wynajmującego i każdego dorosłego najemcy
  • Pełny adres nieruchomości, razem z numerem mieszkania
  • Data umowy najmu oraz data i godzina przekazania
  • Kto był obecny, jeśli oprócz stron ktoś jeszcze uczestniczył (pośrednik lub świadek)

2. Liczniki

Dla każdego licznika (prąd, gaz, woda zimna, woda ciepła, ciepłomierze lub podzielniki kosztów ogrzewania na grzejnikach) zapisz:

  • numer seryjny (numer fabryczny na liczniku, nie numer klienta z rachunku)
  • stan licznika, ze wszystkimi cyframi, także po przecinku, jeśli licznik je pokazuje
  • zdjęcie, na którym widać zarówno stan, jak i numer seryjny

Numer seryjny jest ważniejszy, niż się wydaje. W bloku liczniki często wiszą obok siebie we wspólnej szafce. Odczyt przepisany z licznika sąsiada nie raz zapoczątkował spór o media. Zapisanie numerów seryjnych rozstrzyga też, kto płaci od którego odczytu. To szczególnie przydatne na początku sezonu grzewczego, gdy wskazania szybko rosną.

3. Pokój po pokoju

Przechodź przez pomieszczenia w stałej kolejności (przedpokój, salon, sypialnie, kuchnia, łazienka, toaleta, balkon, komórka lub piwnica). W każdym sprawdź:

  • ściany i sufit: farbę, pęknięcia, plamy, ślady wilgoci, dziury po wkrętach
  • podłogę: rysy, wgniecenia, luźne płytki, szczeliny w panelach
  • okna i drzwi: czy się otwierają, zamykają i zamykają na klucz, czy uszczelki są całe, czy szyby nie są pęknięte
  • wyposażenie instalacji: włączniki światła, gniazdka, grzejniki i zawory, rolety, karnisze
  • w kuchni i łazience: krany, odpływy, silikon, płytki, wentylator

Opisując uszkodzenia, bądź dokładny. „Ślady zużycia na podłodze" nie nadają się na dowód. Napisz raczej: „rysa 30 cm na parkiecie, 50 cm od drzwi balkonowych". Jeśli uszkodzeń nie ma, też to zapisz: „ściany: świeżo pomalowane na biało, bez śladów" to również dowód.

4. Meble i sprzęty

Wypisz wszystko, co zostaje w mieszkaniu, i opisz stan: „sofa, szara tkanina, mała plama na lewej poduszce", „pralka Bosch, działa, uszczelka drzwi cała". Sprzęty wypróbujcie razem i zapiszcie, że działają. Instrukcje obsługi i karty gwarancyjne też możesz wpisać na listę.

5. Klucze, przepustki i piloty

Policz wszystko: klucze do mieszkania, do drzwi wejściowych budynku, do skrzynki pocztowej, do piwnicy, pilot do garażu, karty dostępu. Zapisz liczbę każdego rodzaju. Przy wyprowadzce brak karty łatwo wykazać tylko wtedy, gdy policzyliście ją na początku.

Zdjęcia i wideo

  • Fotografuj przy świetle dziennym, o ile to możliwe, a w ciemnych pomieszczeniach zapal światło.
  • Najpierw zrób ujęcie ogólne każdego pokoju, potem zbliżenia każdej usterki, z czymś obok dla porównania skali (moneta lub miarka).
  • Zadbaj, by zdjęcia miały datę i godzinę. Zachowaj oryginalne pliki, a nie zrzuty ekranu czy kopie z komunikatorów, które mogą stracić metadane. mydeposits zaleca widoczny znacznik czasu i udostępnienie zdjęć drugiej stronie.
  • Dobrym uzupełnieniem jest powolny film z przejścia po mieszkaniu, komentowany na głos. Pokazuje, jak pomieszczenia łączą się ze sobą, czego pojedyncze zdjęcia nie oddadzą.
  • Ponumeruj zdjęcia i odwołuj się do nich w protokole („zob. zdjęcie 14").

Podpisanie i przechowywanie

Przygotuj lub wydrukuj dwa identyczne egzemplarze. Obie strony podpisują każdą stronę, a przynajmniej ostatnią, i każda zachowuje jeden egzemplarz. Jeśli podczas przeglądu coś budzi spór, zapisz oba stanowiska zamiast to pomijać.

Jeśli najemca zauważy problem dopiero po kilku dniach (grzejnik, który nie grzeje, cieknący odpływ), uzupełnij protokół na piśmie i poproś o kontrasygnatę albo przynajmniej wyślij datowaną wiadomość. We Francji prawo daje najemcom dziesięć dni na zgłoszenie uzupełnień, a w przypadku problemów z ogrzewaniem – pierwszy miesiąc sezonu grzewczego. W Anglii systemy ochrony depozytów oczekują, że najemca dostanie od siedmiu do dziesięciu dni na uwagi. Gdzie indziej często nie ma ustalonego terminu, więc ustalcie go w umowie najmu.

Jeśli któraś ze stron odmawia podpisu, zaznacz to w protokole, opatrz datą i zachowaj zdjęcia. Protokół nadal ma wartość, ale będzie wymagał dodatkowych dowodów.

Następnie załącz protokół do umowy najmu i zapisz w umowie, że jest załączony. Jeśli korzystasz z LeasingTrack, możesz wgrać podpisany protokół i zdjęcia do dokumentów danej umowy najmu. Dzięki temu leżą razem z umową i nie będziesz szukać ich w starym telefonie, gdy najem się skończy.

Protokół przy wyprowadzce

Na końcu najmu zrób ten sam przegląd według tej samej struktury, najlepiej na oryginalnym protokole, z dodatkową kolumną na stan w chwili wyprowadzki. Zapisz końcowe stany liczników, policz oddane klucze i zrób nowe zdjęcia z tych samych ujęć.

Potem porównaj oba protokoły punkt po punkcie. Normalne zużycie wynikające ze zwykłego użytkowania (lekko wyblakła farba, jasne ślady po meblach) co do zasady nie obciąża najemcy. Uszkodzenia wykraczające poza to mogą go obciążać. Gdzie dokładnie leży ta granica, zależy od lokalnego prawa i umowy najmu, więc wątpliwe przypadki skonsultuj z prawnikiem lub księgowym.

Pamiętaj, że rachunki za media i opłaty eksploatacyjne często przychodzą po kilku tygodniach od wyprowadzki. Końcowe odczyty z protokołu pozwalają później uczciwie je rozliczyć.

W skrócie

Dobry protokół zdawczo-odbiorczy jest konkretny, udokumentowany zdjęciami, opatrzony datą, podpisany przez obie strony, załączony do umowy najmu i ma swój odpowiednik przy wyprowadzce. Dobre przygotowanie zajmuje popołudnie, a może oszczędzić ci sporu na koniec najmu.