La maggior parte delle dispute sul deposito cauzionale si riduce a una domanda: in che condizioni era l'appartamento il giorno in cui l'inquilino ci è entrato? I nostri articoli sui depositi cauzionali e sull'umidità dipendono entrambi dalla risposta. Il documento che la fornisce è il verbale di consegna. In Ungheria si chiama átadás-átvételi jegyzőkönyv (o birtokbaadási jegyzőkönyv), in Germania Übergabeprotokoll, in Francia état des lieux, nel Regno Unito inventory and check-in report.

Richiede circa un'ora all'inizio della locazione. Senza, locatore e inquilino spesso perdono settimane a discutere alla fine. L'autunno è un periodo di molti traslochi e, con l'accensione del riscaldamento, i contatori iniziano a girare più in fretta: è il momento giusto per mettere a punto la routine.

Perché conta per entrambe le parti

Il verbale protegge l'inquilino, che non deve pagare danni già presenti. Protegge il locatore, perché permette di dimostrare che qualcosa si è rovinato durante la locazione. Nella maggior parte degli ordinamenti l'onere della prova ricade proprio sul locatore.

  • In Inghilterra gli schemi di tutela dei depositi spiegano che gli arbitri decidono solo in base ai documenti. Spetta al locatore giustificare una trattenuta, e mydeposits definisce l'inventario d'ingresso firmato da entrambe le parti, con foto datate, la base più solida per una richiesta. Secondo il Tenancy Deposit Scheme, senza inventario è molto difficile vincere una contestazione.
  • In Germania il verbale di consegna non è obbligatorio per legge e nessuna delle parti può essere costretta a firmarlo. Se però è firmato da entrambi, è una prova solida, mentre formulazioni vaghe lo indeboliscono (mietrecht.org).
  • In Francia è un obbligo di legge. Locatore e inquilino devono redigere insieme l'état des lieux all'ingresso e all'uscita, e questo viene allegato al contratto di locazione. Se non si accordano, lo redige un commissaire de justice e le spese si dividono a metà (Service-Public).
  • In Ungheria i contratti di locazione tra privati sono piuttosto liberi nella forma e il verbale serve soprattutto come prova. Molti modelli di contratto lo rendono parte integrante del contratto stesso (RentTab).

Le regole cambiano ancora in Cechia, Polonia, Romania e altrove. I consigli pratici che seguono valgono ovunque, ma se una disputa rischia di finire in tribunale, verifica le norme locali con un avvocato o con un'associazione di inquilini o di proprietari.

La checklist

1. I dati di base

  • Nomi e recapiti del locatore e di ogni inquilino maggiorenne
  • L'indirizzo completo dell'immobile, con il numero dell'appartamento
  • La data del contratto di locazione e data e ora della consegna
  • Chi era presente, se oltre alle parti c'era qualcun altro (un agente o un testimone)

2. I contatori

Per ogni contatore (elettricità, gas, acqua fredda, acqua calda, contabilizzatori di calore o ripartitori sui termosifoni) annota:

  • il numero di serie (il numero di matricola sul contatore, non il codice cliente indicato in bolletta)
  • la lettura, con tutte le cifre, compresi i decimali se il contatore li mostra
  • una foto in cui si leggano sia la lettura sia il numero di serie

Il numero di serie conta più di quanto si pensi. In un condominio i contatori sono spesso uno accanto all'altro in un unico vano. Una lettura copiata dal contatore del vicino ha già causato più di una disputa sulle utenze. Annotare i numeri di serie chiarisce anche chi paga a partire da quale lettura. È particolarmente utile all'inizio della stagione di riscaldamento, quando i valori salgono in fretta.

3. Stanza per stanza

Passa in rassegna le stanze sempre nello stesso ordine (ingresso, soggiorno, camere, cucina, bagno, WC, balcone, ripostiglio o cantina). In ogni stanza controlla:

  • pareti e soffitto: tinteggiatura, crepe, macchie, tracce di umidità, fori di viti
  • pavimento: graffi, ammaccature, piastrelle mosse, fessure nel laminato
  • finestre e porte: si aprono, si chiudono e hanno la serratura funzionante? Le guarnizioni sono intatte? Ci sono vetri incrinati?
  • dotazioni: interruttori, prese, termosifoni e relative valvole, tapparelle, bastoni per le tende
  • in cucina e in bagno: rubinetti, scarichi, sigillature in silicone, piastrelle, aspiratore

Quando descrivi un danno, sii preciso. «Qualche segno sul pavimento» non serve come prova. Scrivi piuttosto: «graffio di 30 cm sul parquet, a 50 cm dalla porta del balcone». Se non ci sono danni, scrivilo: «pareti: tinteggiate di bianco di recente, senza segni» è a sua volta una prova.

4. Arredi ed elettrodomestici

Elenca ogni elemento che resta nell'appartamento e annota le sue condizioni: «divano, tessuto grigio, piccola macchia sul cuscino sinistro», «lavatrice Bosch, funzionante, guarnizione dell'oblò intatta». Gli elettrodomestici provali insieme e scrivi che funzionano. Si possono elencare anche i manuali e i certificati di garanzia.

5. Chiavi, telecomandi e tessere

Conta tutto: chiavi dell'appartamento, del portone, della cassetta della posta, della cantina, telecomando del garage, tessere o chiavette di accesso. Scrivi la quantità per ogni tipo. All'uscita dell'inquilino, la mancanza di una chiavetta è facile da dimostrare solo se all'inizio avete contato tutto.

Foto e video

  • Scatta con la luce del giorno quando puoi e accendi le luci nelle stanze buie.
  • Fai prima una foto d'insieme di ogni stanza, poi dei primi piani di ogni difetto, con accanto un oggetto di riferimento per le dimensioni (una moneta o un metro).
  • Assicurati che le foto riportino data e ora. Conserva i file originali, non screenshot né copie ricevute via messaggistica, che possono perdere i metadati. mydeposits consiglia una data e un'ora ben visibili e di condividere le foto con l'altra parte.
  • Un video lento di tutto l'appartamento, commentato a voce, è un buon complemento. Mostra come si collegano le stanze, cosa che le singole foto non riescono a fare.
  • Numera le foto e richiamale nel verbale («vedi foto 14»).

Firma e conservazione

Stampa o prepara due copie identiche. Entrambe le parti firmano ogni pagina, o almeno l'ultima, e ciascuna tiene una copia. Se durante il sopralluogo qualcosa è contestato, scrivi entrambe le versioni invece di ometterlo.

Se l'inquilino nota un problema solo dopo qualche giorno (un termosifone che non scalda, uno scarico che perde), aggiungilo per iscritto e fallo controfirmare, o almeno invia un messaggio datato. In Francia la legge concede all'inquilino dieci giorni per chiedere integrazioni, e il primo mese della stagione di riscaldamento per i problemi di riscaldamento. In Inghilterra gli schemi di tutela dei depositi si aspettano che l'inquilino abbia da sette a dieci giorni per formulare le sue osservazioni. Altrove spesso non c'è un termine fisso, quindi concordatene uno nel contratto di locazione.

Se una delle parti rifiuta di firmare, annotalo sul verbale, datalo e conserva le foto. Il verbale ha comunque valore, ma servirà più materiale a sostegno.

Poi allega il verbale al contratto di locazione e indica nel contratto che è allegato. Se usi LeasingTrack, puoi caricare il verbale firmato e le foto tra i documenti del contratto di locazione. Così restano insieme al contratto e, a fine locazione, non dovrai rovistare in un vecchio telefono.

Il verbale di riconsegna

Alla fine della locazione ripeti il sopralluogo con la stessa struttura, idealmente sul verbale originale, aggiungendo una colonna per lo stato alla riconsegna. Registra le letture finali dei contatori, ricontrolla le chiavi e scatta un nuovo set di foto dalle stesse angolazioni.

Poi confronta i due verbali voce per voce. La normale usura dovuta all'uso ordinario (tinta leggermente sbiadita, lievi segni dove stavano i mobili) di norma non è a carico dell'inquilino. I danni che vanno oltre possono esserlo. Dove passi esattamente il confine dipende dalla legge locale e dal contratto di locazione, quindi per i casi dubbi confrontati con un avvocato o un commercialista.

Ricorda che le bollette delle utenze e le spese di servizio spesso arrivano settimane dopo la riconsegna. Le letture finali del verbale di riconsegna permettono di regolare questi conti in modo equo.

In breve

Un buon verbale di consegna è specifico, fotografato, datato, firmato in due copie e allegato al contratto di locazione, con un verbale corrispondente alla riconsegna. Basta un pomeriggio per farlo bene e può evitarti una disputa alla fine della locazione.