La plupart des litiges sur le dépôt de garantie se résument à une question : dans quel état se trouvait le logement le jour où le locataire y est entré ? Nos articles sur les dépôts de garantie et sur l’humidité en dépendent tous deux. Le document qui répond à cette question est le procès-verbal de remise du bien. En France, c’est l’état des lieux. En Hongrie, on parle d’átadás-átvételi jegyzőkönyv (ou birtokbaadási jegyzőkönyv), en Allemagne d’Übergabeprotokoll, et au Royaume-Uni d’inventory and check-in report.

Il coûte une heure au début de la location. Sans lui, bailleurs et locataires passent souvent des semaines à se disputer à la fin. L’automne est une période de déménagements chargée, et les compteurs s’emballent dès que le chauffage démarre : c’est le bon moment pour adopter la bonne routine.

Pourquoi c’est important pour les deux parties

Le document protège le locataire, qui ne paiera pas pour des dégâts déjà présents. Il protège le bailleur, qui peut prouver qu’un dommage est survenu pendant la location. Dans la plupart des systèmes, cette charge de la preuve pèse sur le bailleur.

  • En Angleterre, les organismes de garantie des dépôts indiquent que les arbitres tranchent uniquement sur pièces. Il revient au bailleur de justifier une retenue, et mydeposits considère qu’un inventaire d’entrée signé par les deux parties, avec des photos datées, constitue la base la plus solide d’une réclamation. Le Tenancy Deposit Scheme estime que, sans inventaire, une réclamation est très difficile à gagner.
  • En Allemagne, le procès-verbal de remise n’est pas obligatoire et personne ne peut être contraint de le signer. Signé par les deux parties, il constitue toutefois une preuve solide, mais des formulations vagues l’affaiblissent (mietrecht.org).
  • En France, c’est une obligation légale. Bailleur et locataire doivent établir ensemble un état des lieux à l’entrée et à la sortie, annexé au bail. S’ils ne s’accordent pas, un commissaire de justice le dresse et les deux parties se partagent les frais (Service-Public).
  • En Hongrie, les baux entre particuliers sont assez libres de forme, et le procès-verbal sert surtout de preuve. De nombreux modèles de bail en font une partie indissociable du contrat (RentTab).

Les règles diffèrent encore en Tchéquie, en Pologne, en Roumanie et ailleurs. Les conseils pratiques ci-dessous valent partout, mais si un litige se dirige vers un tribunal, vérifiez les règles locales auprès d’un avocat ou d’une association de locataires ou de bailleurs.

La liste de contrôle

1. Les informations de base

  • Noms et coordonnées du bailleur et de chaque locataire majeur
  • Adresse complète du bien, avec le numéro de l’appartement
  • Date du bail, date et heure de la remise des clés
  • Les personnes présentes, si d’autres que les parties assistent à la visite (un mandataire ou un témoin)

2. Les compteurs

Pour chaque compteur (électricité, gaz, eau froide, eau chaude, compteurs de chaleur ou répartiteurs de frais de chauffage sur les radiateurs), notez :

  • le numéro de série (le numéro de fabrication inscrit sur le compteur, et non le numéro client de la facture)
  • le relevé, avec tous les chiffres, y compris les décimales si le compteur les affiche
  • une photo où l’on peut lire à la fois le relevé et le numéro de série

Le numéro de série compte plus qu’on ne le croit. Dans un immeuble, les compteurs sont souvent côte à côte dans un placard commun. Un relevé copié sur le compteur du voisin a déjà déclenché plus d’un litige avec un fournisseur. Consigner les numéros de série permet aussi de déterminer qui paie à partir de quel relevé, ce qui est très utile au début de la saison de chauffe, quand les chiffres grimpent vite.

3. Pièce par pièce

Parcourez les pièces dans un ordre fixe (entrée, séjour, chambres, cuisine, salle de bains, toilettes, balcon, cave ou rangement). Dans chaque pièce, vérifiez :

  • murs et plafond : peinture, fissures, taches, traces d’humidité, trous de vis
  • sol : rayures, marques, carreaux descellés, jeux dans le stratifié
  • fenêtres et portes : s’ouvrent-elles, se ferment-elles, verrouillent-elles ; joints intacts ; vitres fêlées
  • équipements : interrupteurs, prises, radiateurs et leurs robinets, stores, tringles à rideaux
  • cuisine et salle de bains : robinetterie, évacuations, joints de silicone, carrelage, ventilation

Décrivez les dégâts avec précision. « Quelques traces d’usure au sol » ne prouve rien. Écrivez plutôt : « rayure de 30 cm sur le parquet, à 50 cm de la porte du balcon ». S’il n’y a aucun dégât, dites-le : « murs : peinture blanche neuve, sans marque » est aussi une preuve.

4. Mobilier et électroménager

Listez tout ce qui reste dans le logement et notez son état : « canapé, tissu gris, petite tache sur le coussin gauche », « lave-linge Bosch, fonctionne, joint de porte intact ». Pour l’électroménager, testez-le ensemble et inscrivez qu’il fonctionne. Vous pouvez aussi mentionner les notices et les cartes de garantie.

5. Clés, badges et télécommandes

Comptez tout : clés du logement, clés de l’entrée de l’immeuble, clé de la boîte aux lettres, clé de la cave, télécommande du garage, badges d’accès. Notez le nombre de chaque type. À la sortie du locataire, un badge manquant n’est facile à prouver que si vous avez compté au départ.

Photos et vidéo

  • Photographiez à la lumière du jour autant que possible, et allumez les lumières dans les pièces sombres.
  • Prenez d’abord une vue d’ensemble de chaque pièce, puis des gros plans de chaque défaut, avec un objet de référence à côté (une pièce de monnaie ou un mètre).
  • Vérifiez que les photos portent une date et une heure. Conservez les fichiers originaux plutôt que des captures d’écran ou des copies issues d’une messagerie, qui peuvent perdre leurs métadonnées. mydeposits recommande un horodatage visible et le partage des photos avec l’autre partie.
  • Une vidéo lente de la visite, commentée à voix haute, est un bon complément. Elle montre l’agencement des pièces, ce que des photos isolées ne permettent pas.
  • Numérotez les photos et référez-vous à ces numéros dans le document (« voir photo 14 »).

Signature et conservation

Imprimez ou préparez deux exemplaires identiques. Les deux parties signent chaque page, ou au moins la dernière, et chacune garde un exemplaire. Si un point est contesté pendant la visite, consignez les deux points de vue plutôt que de l’omettre.

Si le locataire ne remarque un problème qu’au bout de quelques jours (un radiateur qui ne chauffe pas, une évacuation qui fuit), ajoutez-le par écrit et faites-le contresigner, ou au moins envoyez un message daté. En France, la loi donne dix jours au locataire pour demander des compléments, et le premier mois de la période de chauffe pour les problèmes de chauffage. En Angleterre, les organismes de garantie attendent que le locataire dispose de sept à dix jours pour formuler ses remarques. Ailleurs, il n’y a souvent pas de délai fixe : convenez-en un dans le bail.

Si une partie refuse de signer, mentionnez-le sur le document, datez-le et conservez les photos. Le document garde de la valeur, mais il faudra davantage d’éléments pour l’étayer.

Annexez ensuite l’état des lieux au bail, et indiquez dans le bail qu’il y est annexé. Si vous utilisez LeasingTrack, vous pouvez téléverser le document signé et les photos dans les documents du bail. Ils restent ainsi avec le contrat, et vous n’aurez pas à fouiller un vieux téléphone à la fin de la location.

L’état des lieux de sortie

À la fin de la location, refaites la visite selon la même structure, idéalement sur le document d’origine, avec une colonne pour l’état à la sortie. Relevez les compteurs, recomptez les clés et prenez de nouvelles photos sous les mêmes angles.

Comparez ensuite les deux documents point par point. L’usure normale due à un usage ordinaire (peinture légèrement passée, traces légères à l’emplacement des meubles) n’est en général pas à la charge du locataire. Les dégradations au-delà peuvent l’être. La frontière exacte dépend du droit local et du bail ; faites vérifier les cas douteux par un avocat ou un comptable.

Gardez à l’esprit que les factures de services et de charges arrivent souvent plusieurs semaines après le départ. Les relevés finaux de l’état des lieux de sortie vous permettront de les régler équitablement plus tard.

En bref

Un bon état des lieux est précis, photographié, daté, signé en deux exemplaires et annexé au bail, avec un état des lieux de sortie correspondant. Il faut un après-midi pour bien le faire, et il peut vous éviter un litige à la fin de la location.