Ha empezado la temporada de calefacción y, si alquilas un piso o dos, ya sabes lo que suele significar. En los próximos meses, casi todo el contacto con tus inquilinos será por algo que ha dejado de funcionar o por un pago, y rara vez ocurrirá mientras estás sentado delante del ordenador.

En las últimas entradas hemos insistido en un consejo: mantén los mensajes y los registros en un solo lugar. Es más fácil si ese lugar también está en tu móvil. LeasingTrack tiene una app para Android junto a la aplicación web, y no es una versión recortada: tienes los mismos inmuebles, contratos, inquilinos, ingresos y gastos, documentos y mensajes.

Veamos cómo se traduce esto en tres situaciones normales de otoño e invierno.

1. Un inquilino te avisa de un problema de calefacción o humedad cuando no estás en casa

Es sábado por la tarde y estás de compras. Tu inquilino te escribe que el radiador del dormitorio está frío, o que ha aparecido una mancha oscura en la esquina junto a la ventana.

Si el mensaje llega por SMS, por llamada o por una aplicación de mensajería, es fácil contestar en el momento y luego perder el hilo. Tres semanas después, nadie recuerda exactamente cuándo se avisó ni qué acordasteis.

En LeasingTrack, los inquilinos comunican las incidencias y te escriben dentro de su contrato. Desde el móvil puedes abrir el aviso, ver a qué inmueble y contrato pertenece y responder enseguida: cuándo puedes ir tú o un profesional, o qué puede comprobar el inquilino mientras tanto (si la llave del radiador está abierta, si se está ventilando la habitación). La conversación queda unida a ese inmueble, así que la tendrás más adelante cuando la necesites, ya sea para una nueva visita, para una discusión sobre quién ha causado la humedad o simplemente para refrescar tu memoria.

Si el problema es la humedad, nuestra guía anterior sobre humedades y moho explica a qué prestar atención y quién suele encargarse de qué.

2. ¿Ha llegado el alquiler de este mes? ¿Cuál es el saldo?

A principios de mes quieres una respuesta rápida a una pregunta sencilla: ¿ha entrado el alquiler?

Con una hoja de cálculo hecha a mano, la respuesta sincera suele ser «lo miro cuando llegue a casa». Y el saldo solo es tan fiable como la última vez que lo actualizaste.

En LeasingTrack, el saldo del contrato se deduce de los registros: los ingresos y gastos que has anotado para ese inmueble y ese contrato. Nadie tiene que mantener el saldo por separado, así que no hay un segundo número que pueda quedar desfasado. Abre el contrato en la app y verás lo que se ha registrado y cuál es el saldo.

Si un pago se retrasa, puedes escribir al inquilino desde el mismo sitio. Una nota breve y tranquila, con los datos delante, funciona mejor que un recordatorio vago hecho de memoria, y es el primer paso del plan para alquileres impagados que describimos en una entrada anterior.

3. Estás en el piso y necesitas el contrato o un documento

Estás en el inmueble: una entrega de llaves, una lectura de contadores, una visita para mirar ese radiador frío. Alguien pregunta por el plazo de preaviso, por lo que dice el contrato sobre las reparaciones menores o por dónde está el registro de revisión de la caldera.

Como los documentos se guardan junto al inmueble, puedes abrir el contrato o el documento correspondiente en el móvil allí mismo, en lugar de prometer que lo enviarás más tarde. Es útil para ambas partes: el inquilino ve el mismo documento que citas tú, no tu recuerdo de él.

Para inquilinos: tu parte del contrato

Si alquilas a un propietario que usa LeasingTrack, esto es lo que puedes esperar:

  • Te invitan por correo electrónico. Tu propietario te envía la invitación; la aceptas y obtienes acceso.
  • Solo ves tu propio contrato. No los otros inmuebles del propietario ni a otros inquilinos.
  • Puedes seguir tus pagos, de modo que compruebas lo que se ha registrado en lugar de preguntar.
  • Puedes comunicar incidencias (un radiador frío, una fuga, humedad en una pared), de forma que el aviso quede registrado con su fecha.
  • Puedes escribir a tu propietario en el mismo lugar, para que la conversación no se disperse entre distintas aplicaciones.

Nuestra entrada del 8 de octubre sobre las invitaciones a inquilinos explica con más detalle el paso de la invitación.

Conviene saber

  • Gratis hasta dos inmuebles. Si tienes uno o dos alquileres, puedes usar LeasingTrack sin pagar.
  • Las carteras más grandes necesitarán una suscripción. Todavía no se ha publicado su precio; lo diremos aquí cuando se publique.
  • 13 idiomas de interfaz: inglés, checo, alemán, español, francés, italiano, húngaro, neerlandés, polaco, portugués, rumano, eslovaco y ucraniano. Tú y tu inquilino podéis usar cada uno el idioma con el que os sintáis más cómodos.

Este invierno, el radiador frío seguirá necesitando arreglo y el alquiler seguirá necesitando comprobación. Tener los registros y la conversación en el bolsillo te permite ocuparte de ambas cosas sin tener que llegar antes a un ordenador.