La saison de chauffe a commencé et, si vous louez un ou deux logements, vous savez ce que cela signifie. Ces prochains mois, la plupart des échanges avec vos locataires porteront sur quelque chose qui ne fonctionne plus ou sur un paiement, et rarement au moment où vous êtes devant un ordinateur.

Dans nos derniers articles, un conseil revenait sans cesse : gardez les messages et les écritures au même endroit. C’est plus simple quand cet endroit est aussi sur votre téléphone. LeasingTrack propose une application Android en plus de l’application web, et il ne s’agit pas d’une version au rabais : vous retrouvez les mêmes biens, baux, locataires, recettes et dépenses, documents et messages.

Voici ce que cela donne dans trois situations très ordinaires d’automne et d’hiver.

1. Un locataire signale un problème de chauffage ou d’humidité alors que vous êtes absent

Un samedi après-midi, vous êtes en train de faire vos courses. Votre locataire vous écrit que le radiateur de la chambre reste froid, ou qu’une tache sombre est apparue dans l’angle, près de la fenêtre.

Quand le message arrive par SMS, par téléphone ou par une application de messagerie sociale, il est facile de répondre sur le moment, puis d’en perdre la trace. Trois semaines plus tard, plus personne ne sait exactement quand le problème a été signalé ni ce dont vous étiez convenus.

Dans LeasingTrack, les locataires signalent leurs demandes d’intervention et vous écrivent au sein de leur bail. Depuis votre téléphone, vous ouvrez la demande, voyez à quel bien et à quel bail elle se rattache, et répondez aussitôt : quand vous-même ou un artisan pourrez passer, ou ce que le locataire peut vérifier en attendant (le robinet du radiateur est-il ouvert, la pièce est-elle aérée). La conversation reste rattachée au bien : vous la retrouverez plus tard, que ce soit pour une nouvelle visite, un désaccord sur l’origine de l’humidité, ou simplement pour vous rafraîchir la mémoire.

Si l’humidité est en cause, notre précédent guide sur l’humidité et les moisissures explique ce qu’il faut observer et qui fait généralement quoi.

2. Le loyer de ce mois est-il arrivé, et où en est le solde ?

En début de mois, vous voulez une réponse rapide à une question simple : le loyer a-t-il été payé ?

Avec un tableur tenu à la main, la réponse honnête est souvent : « Je vérifierai en rentrant. » Et le solde n’est fiable que dans la mesure où vous l’avez mis à jour récemment.

Dans LeasingTrack, le solde du bail découle des écritures : les recettes et les dépenses que vous avez saisies pour ce bien et ce bail. Personne n’a à tenir le solde à part, donc aucun second chiffre ne risque de se désynchroniser. Ouvrez le bail dans l’application : vous voyez ce qui a été enregistré et où en est le solde.

Si un paiement est en retard, vous pouvez écrire au locataire depuis le même endroit. Un message court et posé, avec les faits sous les yeux, vaut mieux qu’un rappel approximatif fait de mémoire. C’est aussi la première étape du plan en cas de loyer en retard que nous avons décrit dans un article précédent.

3. Vous êtes sur place et avez besoin du bail ou d’un document

Vous êtes au logement : état des lieux, relevé de compteurs, visite pour examiner ce fameux radiateur froid. Quelqu’un vous interroge sur le préavis, sur ce que prévoit le bail pour les petites réparations, ou sur l’endroit où se trouve le carnet d’entretien de la chaudière.

Comme les documents sont conservés avec le bien, vous pouvez ouvrir sur-le-champ le bail ou le document utile sur votre téléphone, au lieu de promettre de l’envoyer plus tard. C’est utile pour les deux parties : le locataire voit le même document que celui que vous citez, et non le souvenir que vous en avez.

Pour les locataires : votre côté du bail

Si votre bailleur utilise LeasingTrack, voici à quoi vous attendre :

  • Vous êtes invité par e-mail. Votre bailleur envoie l’invitation ; vous l’acceptez et obtenez l’accès.
  • Vous ne voyez que votre propre bail. Pas les autres biens du bailleur, pas les autres locataires.
  • Vous pouvez suivre vos paiements : vous consultez ce qui a été enregistré au lieu de poser la question.
  • Vous pouvez signaler des demandes d’intervention – radiateur froid, fuite, humidité sur un mur – de sorte que le signalement soit consigné avec sa date.
  • Vous pouvez écrire à votre bailleur au même endroit, pour que la conversation ne soit pas éparpillée entre plusieurs applications.

Notre article du 8 octobre sur les invitations aux locataires détaille davantage l’étape de l’invitation.

Bon à savoir

  • Gratuit jusqu’à deux biens. Si vous avez un ou deux logements en location, vous pouvez utiliser LeasingTrack sans payer.
  • Les portefeuilles plus importants nécessiteront un abonnement. Son prix n’a pas encore été publié ; nous l’indiquerons ici dès qu’il le sera.
  • 13 langues d’interface : anglais, tchèque, allemand, espagnol, français, italien, hongrois, néerlandais, polonais, portugais, roumain, slovaque et ukrainien. Vous et votre locataire pouvez chacun utiliser la langue dans laquelle vous êtes à l’aise.

Cet hiver, il faudra encore réparer le radiateur froid et vérifier les loyers. Avoir les écritures et la conversation dans votre poche vous permet de gérer l’un et l’autre sans devoir d’abord retrouver un ordinateur.