Het stookseizoen is begonnen. Verhuur je een of twee woningen, dan weet je wat dat meestal betekent. In de komende maanden gaat het contact met je huurders vooral over iets wat niet meer werkt of over een betaling. En dat gebeurt zelden op een moment dat je achter de computer zit.

In eerdere berichten kwamen we steeds op hetzelfde advies terug: houd berichten en administratie op één plek. Dat is makkelijker als die plek ook op je telefoon staat. Naast de webapplicatie heeft LeasingTrack een Android-app. Het is geen afgeslankte versie: je hebt dezelfde woningen, huurovereenkomsten, huurders, inkomsten en uitgaven, documenten en berichten.

Zo werkt dat in drie gewone situaties in de herfst en winter.

1. Een huurder meldt een probleem met verwarming of vocht terwijl je onderweg bent

Het is zaterdagmiddag en je bent boodschappen aan het doen. Je huurder laat weten dat de radiator in de slaapkamer koud blijft, of dat er een donkere vlek in de hoek bij het raam zit.

Komt zo'n melding binnen via sms, telefoon of een chatapp, dan beantwoord je hem snel en raak je hem daarna makkelijk kwijt. Drie weken later weet niemand meer precies wanneer het gemeld is en wat jullie hebben afgesproken.

In LeasingTrack melden huurders reparatieverzoeken en sturen ze je berichten binnen hun huurovereenkomst. Op je telefoon open je de melding, zie je bij welke woning en welke huurovereenkomst die hoort en kun je meteen reageren: wanneer jij of een vakman langs kan komen, of wat de huurder zelf alvast kan nagaan (staat de radiatorkraan open, wordt de kamer gelucht). Het gesprek blijft bij die woning bewaard. Zo kun je het later terugvinden, bijvoorbeeld voor een vervolgbezoek, een discussie over wie het vocht heeft veroorzaakt, of gewoon als geheugensteun.

Gaat het om vocht, lees dan ook onze eerdere gids over vocht en schimmel. Daarin staat waar je op moet letten en wie meestal wat doet.

2. Is de huur van deze maand binnen en wat is het saldo?

Aan het begin van de maand wil je snel antwoord op een simpele vraag: is de huur binnen?

Met een zelfgemaakt spreadsheet is het eerlijke antwoord vaak: "Dat zoek ik thuis even uit." En het saldo is alleen zo betrouwbaar als de laatste keer dat je het bijwerkte.

In LeasingTrack volgt het saldo van de huurovereenkomst uit de administratie: de inkomsten en uitgaven die je voor die woning en huurovereenkomst hebt ingevoerd. Niemand hoeft het saldo apart bij te houden, dus er is geen tweede getal dat uit de pas kan lopen. Open de huurovereenkomst in de app en je ziet wat er is geregistreerd en hoe het saldo er nu voor staat.

Is een betaling te laat, dan stuur je de huurder vanuit dezelfde plek een bericht. Een korte, rustige mededeling met de feiten erbij werkt beter dan een vaag bericht uit je hoofd. Het is ook de eerste stap in het stappenplan voor te late huur dat we in een eerder bericht beschreven.

3. Je bent bij de woning en hebt de huurovereenkomst of een document nodig

Je bent bij de woning: voor een oplevering, een meteropname of een bezoek om naar die koude radiator te kijken. Iemand vraagt naar de opzegtermijn, naar wat de huurovereenkomst zegt over kleine reparaties, of waar het onderhoudsbewijs van de cv-ketel is.

Omdat documenten bij de woning bewaard worden, open je de huurovereenkomst of het betreffende document ter plekke op je telefoon. Je hoeft dan niet te beloven dat je het later opstuurt. Dat is handig voor beide kanten: de huurder ziet hetzelfde document als jij, niet jouw herinnering eraan.

Voor huurders: jouw kant van de huurovereenkomst

Huur je van een verhuurder die LeasingTrack gebruikt, dan kun je dit verwachten:

  • Je wordt per e-mail uitgenodigd. Je verhuurder stuurt de uitnodiging; jij accepteert die en krijgt toegang.
  • Je ziet alleen je eigen huurovereenkomst. Dus niet de andere woningen van de verhuurder en niet andere huurders.
  • Je kunt je betalingen volgen, zodat je kunt nakijken wat er is geregistreerd in plaats van het te moeten vragen.
  • Je kunt reparatieverzoeken melden, zoals een koude radiator, een lekkage of vocht op de muur, zodat de melding met datum is vastgelegd.
  • Je kunt je verhuurder berichten op dezelfde plek, zodat het gesprek niet over allerlei apps verspreid raakt.

In ons bericht van 8 oktober over uitnodigingen voor huurders lees je meer over de uitnodigingsstap.

Goed om te weten

  • Gratis voor maximaal twee woningen. Heb je één of twee huurwoningen, dan gebruik je LeasingTrack zonder te betalen.
  • Grotere portefeuilles hebben een abonnement nodig. De prijs is nog niet bekendgemaakt; zodra dat wel zo is, melden we het hier.
  • 13 talen in de interface: Engels, Tsjechisch, Duits, Spaans, Frans, Italiaans, Hongaars, Nederlands, Pools, Portugees, Roemeens, Slowaaks en Oekraïens. Jij en je huurder kunnen allebei de taal gebruiken waarin jullie je prettig voelen.

Ook deze winter moet de koude radiator gerepareerd worden en moet de huur gecontroleerd worden. Met de administratie en het gesprek in je zak kun je allebei regelen zonder eerst naar een computer te moeten.