La stagione del riscaldamento è iniziata e, se hai in affitto uno o due appartamenti, sai già cosa significa. Nei prossimi mesi buona parte dei contatti con i tuoi inquilini riguarderà qualcosa che ha smesso di funzionare oppure un pagamento, e raramente succede mentre sei seduto al computer.

Nei post recenti siamo tornati spesso su un consiglio: tieni messaggi e documentazione in un unico posto. È più facile se quel posto è anche sul tuo telefono. Oltre all'applicazione web, LeasingTrack ha un'app Android, e non è una versione ridotta: ritrovi gli stessi immobili, contratti di locazione, inquilini, entrate e uscite, documenti e messaggi.

Ecco come funziona in tre situazioni tipiche dell'autunno e dell'inverno.

1. Un inquilino segnala un problema di riscaldamento o umidità mentre sei fuori

È sabato pomeriggio e sei a fare la spesa. L'inquilino ti scrive che il termosifone della camera è freddo, o che in un angolo vicino alla finestra è comparsa una macchia scura.

Se il messaggio arriva con un SMS, una telefonata o un'app di messaggistica, è facile rispondere al volo e poi perderne traccia. Tre settimane dopo nessuno ricorda con precisione quando è stato segnalato il guasto né cosa vi siete detti.

In LeasingTrack gli inquilini inviano le segnalazioni guasto e ti scrivono all'interno del proprio contratto di locazione. Dal telefono puoi aprire la segnalazione, vedere a quale immobile e a quale contratto si riferisce e rispondere subito: quando puoi passare tu o un tecnico, oppure cosa può controllare nel frattempo l'inquilino (la valvola del termosifone è aperta? la stanza viene arieggiata?). La conversazione resta legata a quell'immobile, quindi la ritrovi quando serve: per un sopralluogo successivo, per una discussione su chi abbia causato l'umidità o semplicemente per rinfrescarti la memoria.

Se il problema è l'umidità, la nostra guida precedente su umidità e muffa spiega a cosa fare attenzione e chi di solito si occupa di cosa.

2. Il canone di questo mese è arrivato? A quanto ammonta il saldo?

All'inizio del mese vuoi una risposta rapida a una domanda semplice: l'inquilino ha pagato?

Con un foglio di calcolo tenuto a mano, la risposta onesta è spesso «controllo quando torno a casa». E il saldo è affidabile solo quanto l'ultimo aggiornamento.

In LeasingTrack il saldo del contratto di locazione deriva dalle registrazioni: le entrate e le uscite che hai inserito per quell'immobile e quel contratto. Nessuno deve aggiornare il saldo a parte, quindi non esiste un secondo numero che possa andare fuori allineamento. Apri il contratto nell'app e vedi cosa è stato registrato e a quanto ammonta il saldo.

Se un pagamento è in ritardo, puoi scrivere all'inquilino dallo stesso punto. Un messaggio breve e pacato, con i dati davanti, funziona meglio di un sollecito vago fatto a memoria, ed è il primo passo del piano per i canoni in ritardo che abbiamo descritto in un post precedente.

3. Sei all'appartamento e ti serve il contratto o un documento

Sei sul posto: una consegna delle chiavi, una lettura dei contatori, una visita per guardare quel termosifone freddo. Qualcuno ti chiede del preavviso, di cosa dice il contratto sulle piccole riparazioni o di dove sia il libretto di manutenzione della caldaia.

Poiché i documenti sono conservati insieme all'immobile, puoi aprire subito dal telefono il contratto o il documento che ti serve, invece di promettere di mandarlo più tardi. È utile a entrambi: l'inquilino vede lo stesso documento che citi tu, non il tuo ricordo di quello che c'è scritto.

Per gli inquilini: la vostra parte del contratto

Se affitti da un locatore che usa LeasingTrack, ecco cosa puoi aspettarti:

  • Ricevi un invito via email. Lo invia il locatore; tu lo accetti e ottieni l'accesso.
  • Vedi solo il tuo contratto di locazione. Non gli altri immobili del locatore, né gli altri inquilini.
  • Puoi seguire i tuoi pagamenti, così controlli cosa è stato registrato senza dover chiedere.
  • Puoi inviare segnalazioni guasto – un termosifone freddo, una perdita, l'umidità su una parete – così la segnalazione resta registrata con la data.
  • Puoi scrivere al locatore nello stesso posto, senza che la conversazione si disperda tra app diverse.

Il nostro post dell'8 ottobre sugli inviti agli inquilini approfondisce il passaggio dell'invito.

Da sapere

  • Gratuito fino a due immobili. Se hai uno o due appartamenti in affitto, puoi usare LeasingTrack senza pagare.
  • I portafogli più grandi richiederanno un abbonamento. Il prezzo non è ancora stato pubblicato; lo scriveremo qui quando lo sarà.
  • 13 lingue dell'interfaccia: inglese, ceco, tedesco, spagnolo, francese, italiano, ungherese, olandese, polacco, portoghese, rumeno, slovacco e ucraino. Tu e il tuo inquilino potete usare ciascuno la lingua con cui vi trovate meglio.

Anche quest'inverno il termosifone freddo andrà riparato e il canone andrà controllato. Avere documentazione e conversazioni in tasca significa poter gestire entrambe le cose senza dover prima arrivare a un computer.