A época de aquecimento começou e, se tem um ou dois apartamentos arrendados, já sabe o que isso costuma significar. Nos próximos meses, a maior parte do contacto com os inquilinos será sobre algo que deixou de funcionar ou sobre um pagamento, e raramente isso acontece quando está sentado ao computador.

Em artigos recentes voltámos várias vezes ao mesmo conselho: mantenha as mensagens e os registos num só sítio. Fica mais fácil se esse sítio também estiver no seu telemóvel. O LeasingTrack tem uma app Android a par da aplicação web, e não é uma versão reduzida: tem os mesmos imóveis, contratos de arrendamento, inquilinos, receitas e despesas, documentos e mensagens.

Veja como isto funciona em três situações comuns de outono e inverno.

1. Um inquilino comunica um problema de aquecimento ou humidade quando você está fora

É sábado à tarde e está a fazer compras. O inquilino escreve que o radiador do quarto está frio, ou que apareceu uma mancha escura no canto junto à janela.

Se a mensagem chegar por SMS, chamada ou aplicação de redes sociais, é fácil responder na hora e depois perder o rasto. Três semanas depois, ninguém se lembra exatamente de quando foi comunicado nem do que ficou combinado.

No LeasingTrack, os inquilinos enviam pedidos de reparação e mensagens dentro do respetivo contrato de arrendamento. No telemóvel, pode abrir o pedido, ver a que imóvel e contrato pertence e responder logo: quando pode ir você ou um técnico, ou o que o inquilino pode verificar entretanto (se a válvula do radiador está aberta, se o espaço está a ser arejado). A conversa fica associada ao imóvel, por isso está lá quando precisar dela, seja para uma nova visita, para uma discussão sobre a origem da humidade ou simplesmente para refrescar a memória.

Se o problema for humidade, o nosso guia anterior sobre humidade e bolor explica o que deve observar e quem costuma fazer o quê.

2. A renda deste mês já chegou? Qual é o saldo?

No início do mês, quer uma resposta rápida a uma pergunta simples: a renda já entrou?

Com uma folha de cálculo feita à mão, a resposta honesta é muitas vezes «vejo quando chegar a casa». E o saldo só é tão fiável quanto a última vez que o atualizou.

No LeasingTrack, o saldo do contrato de arrendamento resulta dos registos: as receitas e despesas que introduziu para esse imóvel e contrato. Ninguém tem de manter o saldo à parte, por isso não existe um segundo valor que possa ficar desfasado. Abra o contrato na app e veja o que foi registado e qual é o saldo.

Se um pagamento estiver em atraso, pode enviar uma mensagem ao inquilino a partir do mesmo local. Uma nota curta e serena, com os factos à frente, funciona melhor do que um lembrete vago feito de memória, e é o primeiro passo do plano para rendas em atraso que descrevemos num artigo anterior.

3. Está no apartamento e precisa do contrato ou de um documento

Está no imóvel: uma entrega de chaves, uma leitura de contadores, uma visita para ver aquele radiador frio. Alguém pergunta pelo prazo de pré-aviso, pelo que o contrato diz sobre pequenas reparações, ou onde está o registo de manutenção da caldeira.

Como os documentos ficam guardados junto do imóvel, pode abrir o contrato ou o documento em causa no telemóvel, ali mesmo, em vez de prometer enviá-lo mais tarde. É útil para ambas as partes: o inquilino vê o mesmo documento que você está a citar, e não a sua recordação dele.

Para inquilinos: a sua parte do contrato

Se arrenda a um senhorio que usa o LeasingTrack, o que pode esperar é isto:

  • Recebe um convite por email. O senhorio envia o convite; você aceita e fica com acesso.
  • Vê apenas o seu próprio contrato. Não vê os outros imóveis do senhorio nem outros inquilinos.
  • Pode acompanhar os seus pagamentos, para consultar o que foi registado em vez de perguntar.
  • Pode comunicar pedidos de reparação – um radiador frio, uma fuga, humidade numa parede – ficando o pedido registado com data.
  • Pode enviar mensagens ao senhorio no mesmo local, para que a conversa não se espalhe por várias aplicações.

O nosso artigo de 8 de outubro sobre convites a inquilinos explica o passo do convite com mais pormenor.

Bom saber

  • Gratuito até dois imóveis. Se tem um ou dois arrendamentos, pode usar o LeasingTrack sem pagar.
  • Carteiras maiores vão precisar de uma subscrição. O preço ainda não foi publicado; indicaremos aqui quando for.
  • 13 idiomas na interface: inglês, checo, alemão, espanhol, francês, italiano, húngaro, neerlandês, polaco, português, romeno, eslovaco e ucraniano. Você e o seu inquilino podem usar cada um o idioma com que se sentem mais à vontade.

Neste inverno, o radiador frio continuará a precisar de reparação e a renda continuará a precisar de verificação. Ter os registos e a conversa no bolso permite tratar de ambos sem ter de ir primeiro até ao computador.