Mange tidsbegrænsede lejekontrakter udløber sent på efteråret, så for mange små udlejere er næste opgave at finde en ny lejer. Du lægger annoncen op, henvendelserne strømmer ind, og inden længe har du en mappe fuld af andre menneskers liv: lønsedler, kontoudskrifter, billeder af ID-kort og beskeder om børn og job.

Det meste af det har du aldrig haft brug for. Efter GDPR, som også gælder, selv om du kun udlejer én bolig, er en udlejer, der indsamler personoplysninger fra ansøgere, dataansvarlig for oplysningerne. Det betyder, at du kun indsamler det, du har brug for til et klart formål, opbevarer det sikkert og sletter det, når formålet er væk. Den gode nyhed er, at det giver mindre papirarbejde, ikke mere, når du gør det ordentligt.

Denne guide gennemgår processen trin for trin. Den bygger på GDPR, som den gælder i hele EU, med bemærkninger om Storbritannien og Irland. Nationale regler er forskellige, så spørg din databeskyttelsesmyndighed eller en jurist, hvis noget er uklart.

Trin 1: den første henvendelse og fremvisningen

Her taler du med folk, du vælger ikke mellem dem endnu. Du skal kunne svare dem og vide, hvem der kommer ind ad døren.

Hvad du kan spørge om: navn, telefonnummer eller e-mailadresse og eventuelt, hvornår de ønsker at flytte ind, og hvor mange der skal bo i boligen.

Hvad du ikke skal spørge om endnu: kopi af ID, kontoudskrifter, lønsedler, oplysninger om arbejdsgiver, ID- eller skattenumre.

Den irske databeskyttelsesmyndighed (DPC) har taget direkte stilling til dette. I sin vejledning om anmodning om personoplysninger fra kommende lejere påpeger den, at udlejere ofte indsamler mange oplysninger fra mange ansøgere i ansøgningsfasen, "hvoraf langt de fleste i sidste ende ikke bliver lejere". Dens opfattelse er, at detaljerede oplysninger normalt først er nødvendige, når du har valgt en foretrukken lejer. Allerede i 2014 fandt den, at der ikke var grundlag for at indsamle bankoplysninger, PPS-numre og forsyningsregninger på fremvisningstidspunktet, og den har sagt, at udlejere ikke bør bede om billeder eller PPS-numre, før en lejekontrakt er underskrevet (omtale i Irish Times). Vejledningen er irsk, men princippet bag, dataminimering, findes i GDPR overalt.

Trin 2: den seriøse ansøger

Når nogen har set boligen og gerne vil have den, og du overvejer dem alvorligt, kan du med rimelighed undersøge to ting: kan de betale, og hvordan gik det i deres forrige lejeforhold?

  • Betalingsevne. DPC finder det rimeligt at bede om dokumenter, der bekræfter, at ansøgeren kan betale huslejen. Det kan være en nyere lønseddel, en ansættelseskontrakt eller, for selvstændige, en nylig skatteopgørelse. Hvis du beder om kontoudskrifter, behøver du ikke hver enkelt postering: DPC har sagt, at en udskrift med løbende saldi, hvor transaktionsdetaljerne er fjernet, var nok. Bed ansøgerne om at overstrege det, du ikke har brug for.
  • Reference fra tidligere udlejer. Et kort opkald eller en e-mail til den tidligere udlejer, med ansøgerens vidende, er som regel det mest brugbare tjek, du kan lave. Spørg til, om huslejen blev betalt til tiden, hvordan boligen så ud ved fraflytning, og om vedkommende ville leje ud til personen igen. Bed ansøgeren om kontaktoplysningerne, og lad være med at lede efter dem selv.

Et punkt, der overrasker mange udlejere: samtykke er som regel det forkerte retsgrundlag her. DPC advarer om, at ubalancen mellem en udlejer og en person, der har brug for et sted at bo, gør det usandsynligt, at samtykket er givet frivilligt. Disse tjek bygger normalt på nødvendige skridt forud for indgåelse af en aftale eller på din legitime interesse, og netop derfor skal de holdes proportionale.

I nogle lande er lejere vant til at fremvise et standarddokument, f.eks. en kreditrapport fra et nationalt kreditoplysningsbureau. Om du kan bede om en, og hvordan, afhænger af lokal praksis, så undersøg, hvordan det er hos dig.

Trin 3: underskrivelse af kontrakten

Nu har du brug for nok til at identificere parterne ordentligt og drive lejeforholdet:

  • fulde navn og nuværende adresse på hver voksen lejer,
  • de identifikationsoplysninger, som din nationale praksis forventer i en lejekontrakt (i Ungarn indeholder kontrakter for eksempel sædvanligvis fødselsdato og -sted samt moderens navn),
  • kontaktoplysninger,
  • den bankkonto, huslejen kommer fra, hvis det er nyttigt til at afstemme betalinger,
  • en nødkontakt, hvis lejeren ønsker at oplyse en.

Alt, hvad loven kræver, f.eks. registrering af lejeforhold eller skatteindberetning i dit land, kan du også indsamle på dette tidspunkt, for så har du en retlig forpligtelse som grundlag.

Forbudt område på alle trin

Nogle ting skal du slet ikke spørge om eller grave i:

  • Helbred, religion, etnisk oprindelse, politiske holdninger, seksuel orientering. Det er særlige kategorier af oplysninger efter artikel 9 i GDPR, og i mange lande kan det også være diskrimination at spørge om dem, når man vælger lejer.
  • Sociale medier. Hvis du gennemgår en ansøgers profiler, indsamler du oplysninger, du ikke har brug for, og du vil netop se den slags oplysninger, der er nævnt ovenfor. Lad være.
  • Straffeattester. Efter artikel 10 i GDPR må oplysninger om straffedomme kun behandles under offentlig myndigheds kontrol, eller hvis national ret udtrykkeligt tillader det. I mange lande har en privat udlejer ikke en sådan tilladelse, så bed ikke om en straffeattest, medmindre du har tjekket, at dit lands lovgivning tillader det.

Se, kopiér ikke: ID-kort

Du vil sikkert gerne se et ID-kort ved underskrivelsen for at sikre, at personen foran dig er den, der er navngivet i kontrakten. Se på det, sammenlign oplysningerne med kontrakten, og giv det tilbage. Lad være med at fotokopiere eller fotografere det.

Det bygger på den ungarske myndighed NAIH's generelle holdning. I sin udtalelse om kopiering af dokumenter (NAIH/2018/3654) skriver den, at fremvisning af ID med billede er den rette måde at bekræfte identitet på, at en kopi ikke beviser noget om originalens gyldighed, og at opbevaring af kopier strider mod formålsbegrænsning og dataminimering. NAIH har fastslået, at kopiering af ID-dokumenter uden et særligt retsgrundlag er ulovlig selv med personens samtykke, og den har udstedt bøder til organisationer, der gjorde det. NAIH har ikke taget specifikt stilling til private udlejere, så det er vores egen slutning, men det er svært at se, hvorfor en udlejer skulle behandles anderledes end en bank eller en arbejdsgiver. Andre EU-myndigheder har generelt en lignende minimal tilgang.

Undtagelsen i Storbritannien. I England skal udlejere gennemføre Right to Rent-tjek og beholde kopier af dokumenterne, eller gemme det digitale tjek, så længe lejeforholdet varer og mindst et år efter. Det er en retlig forpligtelse, så kopiering er lovlig dér. Det gælder kun England og kun de dokumenter og trin, tjekket kræver.

En kort privatlivsoplysning

Ansøgere bør vide, hvad du indsamler, og hvorfor, når du gør det. Som lille udlejer er et par linjer i annoncen eller en kort besked efter fremvisningen nok:

Jeg bruger dine kontaktoplysninger til at aftale fremvisningen og vende tilbage til dig. Hvis vi går videre, beder jeg om dokumentation for indkomst og kontaktoplysninger på en tidligere udlejer. Hvis du ikke bliver valgt, sletter jeg dine oplysninger senest en måned efter, at boligen er udlejet. Du kan til enhver tid bede mig om at oplyse, hvad jeg har om dig, eller om at slette det.

Tilføj dit navn og dine kontaktoplysninger, og nævn databeskyttelsesmyndigheden som stedet, man kan klage. I Storbritannien kan du på ICO's hjemmeside tjekke, om du skal betale databeskyttelsesgebyret.

Opbevar det sikkert

  • Hav alt samlet ét sted, ikke spredt over telefonen, to indbakker og en køkkenskuffe.
  • Brug en stærk adgangskode og totrinsgodkendelse til e-mail og skylagring.
  • Lås papirkopier inde, og makulér dem, når du er færdig.
  • Send ikke ansøgernes dokumenter videre til nogen, der ikke har brug for dem.

Når du har valgt, kan LeasingTrack hjælpe med at holde orden: Du inviterer den nye lejer via e-mail, og vedkommende ser kun sin egen lejekontrakt, ikke dine andre boliger eller andre ansøgere.

Slet det, du ikke længere har brug for

Afviste ansøgere. Når boligen er udlejet, og den nye lejekontrakt er underskrevet, har du ikke længere grund til at gemme de andre ansøgeres lønsedler eller referencer. DPC siger, at disse oplysninger skal bortskaffes sikkert. GDPR fastsætter ikke et bestemt antal dage; nogle uger efter underskrivelsen er en fornuftig og forsvarlig vane. Slet også e-mails og vedhæftede filer, og tjek din download-mappe.

Den valgte lejer. Gem kontrakten og betalingsoversigterne for lejeperioden og så længe, du kan få brug for dem til skat eller retlige krav bagefter. Fristerne afhænger af dit land (i Ungarn er den almindelige forældelsesfrist for civilretlige krav for eksempel fem år). Lønsedler og kontoudskrifter fra ansøgningsfasen har gjort deres nytte, når kontrakten er underskrevet, så dem kan du normalt slette på det tidspunkt.

Kort sagt

  1. Fremvisning: navn og kontaktoplysninger.
  2. Seriøs ansøger: dokumentation for indkomst og reference fra tidligere udlejer.
  3. Underskrivelse: det, kontrakten og loven kræver.
  4. Aldrig: helbred, religion, seksuel orientering, sociale medier og i mange lande straffeattester.
  5. Se på ID, kopiér det ikke, medmindre en lov som Englands Right to Rent kræver det.
  6. Fortæl folk, hvad du gør, opbevar det sikkert, og slet det, du ikke længere har brug for.

Dette er en generel guide og ikke juridisk rådgivning. Er din situation usædvanlig, så spørg din databeskyttelsesmyndighed eller en jurist.