Daug terminuotų nuomos sutarčių baigiasi vėlyvą rudenį, todėl daugeliui smulkių nuomotojų kitas darbas – rasti naują nuomininką. Paskelbiate skelbimą, pradeda plaukti užklausos, ir netrukus turite aplanką, pilną svetimų gyvenimų: atlyginimo lapelių, banko išrašų, tapatybės dokumentų nuotraukų, žinučių apie vaikus ir darbą.

Didžiosios dalies šių duomenų jums niekada nereikėjo. Pagal BDAR, kuris taikomas net ir tada, kai nuomojate vieną butą, nuomotojas, renkantis kandidatų asmens duomenis, yra duomenų valdytojas. Tai reiškia, kad renkate tik tai, ko reikia aiškiam tikslui, saugote duomenis saugiai ir ištrinate, kai tikslas išnyksta. Gera žinia ta, kad tai daryti tinkamai reikia mažiau popierizmo, o ne daugiau.

Šiame vadove einame etapas po etapo. Jis grindžiamas BDAR, kaip jis taikomas visoje ES, su pastabomis dėl Jungtinės Karalystės ir Airijos. Nacionalinės taisyklės skiriasi, todėl neaiškius dalykus pasitikslinkite su duomenų apsaugos priežiūros institucija arba teisininku.

1 etapas: pirmoji užklausa ir apžiūra

Šiuo metu jūs kalbatės su žmonėmis, o ne renkatės tarp jų. Jums reikia galėti jiems atsakyti ir žinoti, kas ateis į butą.

Ko klausti: vardo, pavardės, telefono numerio ar el. pašto adreso, galbūt – kada norėtų įsikelti ir kiek žmonių gyventų.

Ko kol kas neklausti: tapatybės dokumentų kopijų, banko išrašų, atlyginimo lapelių, darbdavio duomenų, asmens ar mokesčių mokėtojo kodų.

Airijos duomenų apsaugos komisija (DPC) šį klausimą nagrinėjo tiesiogiai. Savo rekomendacijose dėl asmens duomenų prašymo iš būsimų nuomininkų ji pažymi, kad nuomotojai paraiškos etape dažnai renka daug informacijos iš daugelio kandidatų, „iš kurių didžioji dauguma galiausiai nuomininkais netaps“. Jos nuomone, išsamios informacijos paprastai nereikia, kol neišsirinkote pageidaujamo nuomininko. Dar 2014 m. ji konstatavo, kad nėra pagrindo apžiūros etape rinkti banko duomenų, PPS numerių ir komunalinių paslaugų sąskaitų, o vėliau nurodė, kad nuomotojai neturėtų prašyti nuotraukų ar PPS numerių, kol nepasirašyta nuomos sutartis (Irish Times straipsnis). Šios rekomendacijos – airiškos, bet jų pagrindas, duomenų kiekio mažinimo principas, yra BDAR visur.

2 etapas: rimtas kandidatas

Kai žmogus apžiūrėjo būstą, jį nori nuomotis ir jūs rimtai svarstote jo kandidatūrą, galite pagrįstai patikrinti du dalykus: ar jis gali mokėti ir kaip klostėsi ankstesnė nuoma.

  • Gebėjimas mokėti. DPC mano, kad prašyti dokumentų, patvirtinančių, jog kandidatas pajėgs mokėti nuomos mokestį, yra pagrįsta. Tai gali būti naujausias atlyginimo lapelis, darbo sutartis arba savarankiškai dirbančiam – neseniai išduota mokesčių pažyma. Jei prašote banko išrašų, jums nereikia visų operacijų: DPC nurodė, kad pakako išrašo su likučiais, kuriame operacijų detalės pašalintos. Pasiūlykite kandidatams užtamsinti tai, ko jums nereikia.
  • Ankstesnio nuomotojo atsiliepimas. Trumpas skambutis ar laiškas ankstesniam nuomotojui, kandidatui apie tai žinant, paprastai yra naudingiausias patikrinimas. Paklauskite, ar nuomos mokestis mokėtas laiku, kokios būklės buvo būstas pabaigoje ir ar nuomotų šiam žmogui dar kartą. Kontaktą paprašykite pateikti paties kandidato – patys jo neieškokite.

Vienas dalykas daugelį nuomotojų nustebina: sutikimas čia dažniausiai yra netinkamas teisinis pagrindas. DPC įspėja, kad dėl nuomotojo ir būsto ieškančio žmogaus nelygiavertės padėties sutikimas vargu ar būtų duotas laisva valia. Šie patikrinimai paprastai grindžiami veiksmais, reikalingais prieš sudarant sutartį, arba jūsų teisėtu interesu – todėl jie ir turi likti proporcingi.

Kai kuriose šalyse nuomininkai įpratę pateikti standartinį dokumentą, pavyzdžiui, nacionalinio kredito biuro ataskaitą. Ar galite jos prašyti ir kaip, priklauso nuo vietos praktikos, todėl pasitikslinkite savo šalyje.

3 etapas: sutarties pasirašymas

Dabar jums reikia pakankamai duomenų, kad tinkamai nustatytumėte šalis ir galėtumėte vykdyti nuomą:

  • kiekvieno pilnamečio nuomininko vardas, pavardė ir dabartinis adresas,
  • identifikavimo duomenys, kurių nuomos sutartyse tikimasi pagal jūsų šalies praktiką (pavyzdžiui, Vengrijoje sutartyse įprastai nurodoma gimimo data, vieta ir motinos vardas),
  • kontaktiniai duomenys,
  • banko sąskaita, iš kurios bus mokamas nuomos mokestis, jei tai naudinga mokėjimams sutikrinti,
  • pagalbos kontaktas, jei nuomininkas nori jį nurodyti.

Viską, ką reikalauja įstatymai, pavyzdžiui, nuomos registravimą ar pranešimus mokesčių institucijoms jūsų šalyje, taip pat galite rinkti šiame etape, nes tuomet jūsų pagrindas yra teisinė prievolė.

Draudžiama bet kuriame etape

Kai kurių dalykų neturėtumėte klausti ar aiškintis visai:

  • Sveikatos, religijos, etninės kilmės, politinių pažiūrų, seksualinės orientacijos. Tai specialių kategorijų duomenys pagal BDAR 9 straipsnį, o daugelyje šalių klausimai apie juos renkantis nuomininką gali būti ir diskriminacija.
  • Socialinių tinklų. Naršyti kandidato profilius reiškia rinkti duomenis, kurių jums nereikia, ir pamatysite būtent tokią informaciją, kuri išvardyta aukščiau. Palikite ją ramybėje.
  • Teistumo duomenų. Pagal BDAR 10 straipsnį duomenis apie apkaltinamuosius nuosprendžius galima tvarkyti tik prižiūrint oficialiai institucijai arba kai tai konkrečiai leidžia nacionalinė teisė. Daugelyje šalių privatus nuomotojas tokio leidimo neturi, tad neprašykite pažymos apie teistumą, jei nepatikrinote, kad jūsų šalies teisė tai leidžia.

Pažiūrėti, bet nekopijuoti: tapatybės dokumentai

Pasirašant sutartį tikriausiai norėsite pamatyti tapatybės dokumentą, kad įsitikintumėte, jog prieš jus sėdintis žmogus yra tas, kuris nurodytas sutartyje. Pažiūrėkite, palyginkite duomenis su sutartimi ir grąžinkite. Nekopijuokite ir nefotografuokite.

Tai grindžiama bendra Vengrijos institucijos NAIH pozicija. Savo nuomonėje dėl dokumentų kopijavimo (NAIH/2018/3654) ji teigia, kad tinkamas tapatybės patvirtinimo būdas – parodyti dokumentą su nuotrauka, kad kopija nieko neįrodo apie originalo galiojimą, o kopijų saugojimas pažeidžia tikslo ribojimo ir duomenų kiekio mažinimo principus. NAIH laikosi nuomonės, kad tapatybės dokumentų kopijavimas be konkretaus teisinio pagrindo yra neteisėtas net ir asmeniui sutikus, ir yra skyrusi baudų tai darančioms organizacijoms. NAIH konkrečiai dėl privačių nuomotojų nepasisakė, todėl tai – mūsų išvada, tačiau sunku suprasti, kodėl nuomotojas turėtų būti vertinamas kitaip nei bankas ar darbdavys. Kitos ES institucijos paprastai laikosi panašaus minimalistinio požiūrio.

Jungtinės Karalystės išimtis. Anglijoje nuomotojai privalo atlikti teisės nuomotis patikras (Right to Rent) ir saugoti dokumentų kopijas arba išsaugoti internetinę patikrą visą nuomos laikotarpį ir bent vienerius metus po jo. Tai teisinė prievolė, todėl kopijuoti ten leidžiama. Tai taikoma tik Anglijoje ir tik tiems dokumentams bei veiksmams, kurių reikalauja patikra.

Trumpas privatumo pranešimas

Kandidatai turėtų žinoti, ką renkate ir kodėl, kai tai darote. Smulkiam nuomotojui pakanka kelių eilučių skelbime arba trumpos žinutės po apžiūros:

Jūsų kontaktinius duomenis naudoju apžiūrai suderinti ir jums atsakyti. Jei tęsime, paprašysiu pajamų įrodymo ir ankstesnio nuomotojo kontakto. Jei nebūsite pasirinktas (-a), jūsų duomenis ištrinsiu per mėnesį nuo būsto išnuomojimo. Bet kada galite paprašyti pateikti, ką apie jus turiu, arba tai ištrinti.

Nurodykite savo vardą ir kontaktus bei paminėkite duomenų apsaugos priežiūros instituciją, kuriai galima skųstis. Jungtinėje Karalystėje ICO svetainėje patikrinkite, ar turite mokėti duomenų apsaugos mokestį.

Saugus laikymas

  • Laikykite viską vienoje vietoje, o ne išsimėčiusį telefone, dviejose pašto dėžutėse ir virtuvės stalčiuje.
  • Naudokite stiprų slaptažodį ir dviejų veiksnių prisijungimą el. paštui bei debesijos saugyklai.
  • Popierines kopijas laikykite užrakintas, o nebereikalingas sunaikinkite smulkintuvu.
  • Kandidatų dokumentų nesiųskite niekam, kam jų nereikia.

Kai išsirinksite, „LeasingTrack“ gali padėti išlaikyti tvarką: naują nuomininką pakviečiate el. paštu, o jis mato tik savo nuomos sutartį – ne kitus jūsų objektus ar kitus kandidatus.

Nebereikalingų duomenų ištrynimas

Atmesti kandidatai. Kai būstas išnuomotas ir nauja nuomos sutartis pasirašyta, nebėra priežasties saugoti kitų kandidatų atlyginimo lapelių ar rekomendacijų. DPC nurodo, kad šie duomenys turi būti saugiai sunaikinti. BDAR nenustato konkretaus dienų skaičiaus; kelios savaitės po pasirašymo – protingas ir pagrindžiamas įprotis. Ištrinkite ir laiškus su priedais, ir patikrinkite atsisiuntimų aplanką.

Pasirinktas nuomininkas. Sutartį ir mokėjimų įrašus saugokite visą nuomos laikotarpį ir tiek, kiek jų gali prireikti mokesčių ar teisiniams reikalavimams vėliau. Šie terminai priklauso nuo šalies (pavyzdžiui, Vengrijoje bendrasis civilinių reikalavimų senaties terminas yra penkeri metai). Paraiškos etapo atlyginimo lapeliai ir banko išrašai savo darbą atliko, kai sutartis pasirašyta, todėl paprastai juos galima tada ištrinti.

Trumpai

  1. Apžiūra: vardas ir kontaktiniai duomenys.
  2. Rimtas kandidatas: pajamų įrodymas ir ankstesnio nuomotojo atsiliepimas.
  3. Pasirašymas: tai, ko reikalauja sutartis ir įstatymai.
  4. Niekada: sveikata, religija, seksualinė orientacija, socialiniai tinklai ir daugelyje šalių – teistumas.
  5. Tapatybės dokumentą pažiūrėkite, bet nekopijuokite, nebent to reikalauja įstatymas, pavyzdžiui, Anglijos Right to Rent.
  6. Pasakykite žmonėms, ką darote, saugokite duomenis saugiai ir ištrinkite tai, ko nebereikia.

Tai bendro pobūdžio vadovas, o ne teisinė konsultacija. Jei jūsų situacija neįprasta, kreipkitės į duomenų apsaugos priežiūros instituciją arba teisininką.