Mnoho nájmů na dobu určitou končí na konci podzimu, a pro řadu drobných pronajímatelů tak přichází na řadu hledání nového nájemníka. Zveřejníte inzerát, začnou chodit dotazy a za chvíli máte složku plnou cizích životů: výplatní pásky, bankovní výpisy, fotografie dokladů, zprávy o dětech a zaměstnání.

Většinu z toho jste nikdy nepotřebovali. Podle GDPR, které se na vás vztahuje, i když pronajímáte jediný byt, je pronajímatel, který od uchazečů získává osobní údaje, jejich správcem. Znamená to, že sbíráte jen to, co potřebujete k jasnému účelu, chráníte to a po splnění účelu to smažete. Dobrá zpráva: když to uděláte správně, papírování je spíš menší než větší.

Průvodce prochází jednotlivé fáze výběru. Vychází z GDPR tak, jak platí v celé EU, s poznámkami o Spojeném království a Irsku. Národní pravidla se liší, takže cokoli nejasného si ověřte u úřadu pro ochranu osobních údajů nebo u právníka.

Fáze 1: první dotaz a prohlídka

V tuto chvíli si s lidmi povídáte, ještě mezi nimi nevybíráte. Potřebujete jim umět odpovědět a vědět, kdo vám přijde do bytu.

Na co se ptát: jméno, telefon nebo e-mail a případně kdy by se chtěli nastěhovat a kolik osob by v bytě bydlelo.

Na co se zatím neptat: kopie dokladů, bankovní výpisy, výplatní pásky, údaje o zaměstnavateli, čísla dokladů nebo daňová čísla.

Tuto otázku přímo řešil irský Úřad pro ochranu osobních údajů (DPC). Ve svém doporučení k vyžadování osobních údajů od potenciálních nájemníků uvádí, že pronajímatelé často shromažďují mnoho informací od spousty uchazečů už ve fázi žádosti, „z nichž se drtivá většina nájemníky nakonec nestane“. Podle úřadu podrobné informace obvykle nejsou potřeba, dokud nevyberete preferovaného nájemníka. Už v roce 2014 neshledal důvod, proč by se při prohlídce měly sbírat bankovní údaje, irská čísla sociálního pojištění (PPS) a vyúčtování energií, a uvedl, že by pronajímatelé neměli před podpisem smlouvy žádat o fotografie ani PPS čísla (zpráva Irish Times). Doporučení je irské, ale zásada, na které stojí, tedy minimalizace údajů, je součástí GDPR všude.

Fáze 2: vážný zájemce

Jakmile někdo byt viděl, chce ho a vy ho vážně zvažujete, můžete rozumně ověřit dvě věci: zda je schopen platit a jak dopadl jeho předchozí nájem.

  • Schopnost platit. DPC považuje za přiměřené žádat doklady potvrzující, že uchazeč na nájemné dosáhne. Může jít o poslední výplatní pásku, pracovní smlouvu nebo u osob samostatně výdělečně činných o nedávný daňový doklad. Pokud chcete bankovní výpisy, nepotřebujete každou transakci: podle DPC stačil výpis s průběžnými zůstatky, z něhož byly odstraněny detaily transakcí. Vyzvěte uchazeče, ať zakryje, co nepotřebujete.
  • Reference od předchozího pronajímatele. Krátký telefonát nebo e-mail dřívějšímu pronajímateli, s vědomím uchazeče, je obvykle nejužitečnější ověření, jaké můžete udělat. Zeptejte se na včasné placení, stav bytu při předání a zda by mu pronajal znovu. Kontakt si nechte dát od uchazeče, sami ho nevyhledávejte.

Jedna věc mnoho pronajímatelů překvapí: souhlas zde bývá nesprávným právním základem. DPC upozorňuje, že kvůli nerovnováze mezi pronajímatelem a člověkem, který potřebuje bydlení, je nepravděpodobné, že by souhlas byl udělen svobodně. Tato ověření obvykle stojí na opatřeních přijatých před uzavřením smlouvy nebo na oprávněném zájmu, a právě proto musí zůstat přiměřená.

V některých zemích jsou nájemníci zvyklí předložit standardní dokument, například výpis z národní úvěrové databáze. Zda a jak o něj můžete žádat, závisí na místní praxi, proto si ji ověřte.

Fáze 3: podpis smlouvy

Nyní potřebujete dost údajů k řádné identifikaci stran a správě nájmu:

  • celé jméno a aktuální adresu každého dospělého nájemníka,
  • identifikační údaje, které národní praxe v nájemní smlouvě očekává (v Maďarsku například smlouvy obvykle uvádějí datum a místo narození a rodné jméno matky),
  • kontaktní údaje,
  • bankovní účet, ze kterého bude chodit nájemné, pokud se hodí k párování plateb,
  • kontakt pro případ nouze, pokud ho nájemník chce uvést.

Cokoli, co vyžaduje zákon, například registraci nájmu nebo daňové hlášení ve vaší zemi, můžete shromáždit také v této fázi, protože pak je právním základem zákonná povinnost.

Zakázané v každé fázi

Některé věci se nesmíte ptát ani zjišťovat vůbec:

  • Zdraví, náboženství, etnický původ, politické názory, sexuální orientace. Jde o zvláštní kategorie údajů podle článku 9 GDPR a v mnoha zemích může být dotazování na ně při výběru nájemníka také diskriminací.
  • Sociální sítě. Procházení profilů uchazeče znamená sbírat údaje, které nepotřebujete, a ukáže vám právě ty informace, které jsou uvedeny výše. Nechte to být.
  • Trestní rejstřík. Podle článku 10 GDPR lze údaje o odsouzení v trestním řízení zpracovávat jen pod dohledem orgánu veřejné moci nebo tam, kde to výslovně povoluje vnitrostátní právo. V mnoha zemích takové oprávnění soukromý pronajímatel nemá, proto nežádejte výpis z rejstříku trestů, dokud si neověříte, že to právo vaší země dovoluje.

Prohlédnout, ne kopírovat: občanský průkaz

Při podpisu si doklad totožnosti nejspíš budete chtít ukázat, abyste se ujistili, že člověk před vámi je osoba uvedená ve smlouvě. Prohlédněte si ho, porovnejte údaje se smlouvou a vraťte ho. Nekopírujte ho ani nefoťte.

Vychází to z obecného stanoviska maďarského úřadu NAIH. V jeho stanovisku k pořizování kopií dokladů (NAIH/2018/3654) se uvádí, že předložení dokladu s fotografií je správný způsob ověření totožnosti, že kopie o platnosti originálu nic nedokazuje a že uchovávání kopií porušuje omezení účelu a minimalizaci údajů. NAIH shledal, že kopírování dokladů bez konkrétního právního základu je nezákonné i se souhlasem dotčené osoby, a organizacím, které to dělaly, udělil pokuty. K soukromým pronajímatelům se NAIH konkrétně nevyjadřoval, takže jde o náš výklad, ale je těžké pochopit, proč by se s pronajímatelem mělo zacházet jinak než s bankou či zaměstnavatelem. Jiné úřady v EU zpravidla zastávají podobně minimalistický přístup.

Výjimka ve Spojeném království. V Anglii musí pronajímatelé provádět kontroly práva na nájem (Right to Rent) a uchovávat kopie dokladů, nebo uložit online kontrolu, po dobu nájmu a nejméně jeden rok poté. Jde o zákonnou povinnost, takže kopírování je tam zákonné. Platí to jen pro Anglii a jen pro doklady a kroky, které kontrola vyžaduje.

Krátké informování o ochraně soukromí

Uchazeči by měli v okamžiku sběru vědět, co o nich shromažďujete a proč. Drobnému pronajímateli stačí pár vět v inzerátu nebo krátká zpráva po prohlídce:

Vaše kontaktní údaje používám k domluvě prohlídky a k tomu, abych se vám ozval. Pokud budeme pokračovat, požádám o doklad o příjmu a kontakt na předchozího pronajímatele. Pokud vybrán nebudete, vaše údaje smažu do měsíce od pronajmutí nemovitosti. Kdykoli se mě můžete zeptat, jaké údaje o vás mám, nebo požádat o jejich výmaz.

Doplňte své jméno a kontakt a uveďte úřad pro ochranu osobních údajů jako místo, kam lze podat stížnost. Ve Spojeném království si na webu ICO ověřte, zda musíte platit poplatek za ochranu osobních údajů.

Bezpečné uložení

  • Mějte vše na jednom místě, ne rozeseté v telefonu, dvou schránkách a kuchyňské zásuvce.
  • Používejte silné heslo a dvoufázové přihlášení u e-mailu a cloudového úložiště.
  • Papírové kopie zamykejte a po skončení skartujte.
  • Dokumenty uchazečů nepřeposílejte nikomu, kdo je nepotřebuje.

Až si vyberete, může vám s pořádkem pomoci LeasingTrack: nového nájemníka pozvete e-mailem a on uvidí jen svůj vlastní nájem, ne vaše další nemovitosti ani ostatní uchazeče.

Mazání toho, co už nepotřebujete

Odmítnutí uchazeči. Jakmile je nemovitost pronajata a nová smlouva podepsána, nemáte důvod uchovávat výplatní pásky ani reference ostatních uchazečů. Podle DPC by se tyto údaje měly bezpečně zlikvidovat. GDPR nestanoví pevný počet dnů; rozumným a obhajitelným zvykem je několik týdnů po podpisu. Smažte také e-maily i přílohy a zkontrolujte složku stažených souborů.

Vybraný nájemník. Smlouvu a záznamy o platbách uchovávejte po dobu nájmu a tak dlouho, jak je můžete potřebovat pro daňové či právní nároky. Tyto lhůty se v jednotlivých zemích liší (v Maďarsku je například obecná promlčecí lhůta pro občanskoprávní nároky pět let). Výplatní pásky a bankovní výpisy z fáze žádosti splnily svou úlohu podpisem smlouvy, takže je lze obvykle tehdy smazat.

Stručně

  1. Prohlídka: jméno a kontaktní údaje.
  2. Vážný zájemce: doklad o příjmu a reference předchozího pronajímatele.
  3. Podpis: to, co vyžaduje smlouva a zákon.
  4. Nikdy: zdraví, náboženství, sexuální orientace, sociální sítě a v mnoha zemích ani trestní rejstřík.
  5. Průkaz prohlédnout, nekopírovat, pokud to nevyžaduje zákon, jako anglické Right to Rent.
  6. Řekněte lidem, co děláte, údaje chraňte a smažte, co už nepotřebujete.

Jde o obecného průvodce, nikoli o právní poradenství. Pokud je vaše situace neobvyklá, obraťte se na úřad pro ochranu osobních údajů nebo na právníka.