Paljud tähtajalised üürilepingud lõpevad hilissügisel, nii et paljudel väikestel üürileandjatel on järgmine ülesanne leida uus üürnik. Paned kuulutuse üles, päringud hakkavad tulema ja varsti on sul kaustatäis võõraid elusid: palgalehed, kontoväljavõtted, ID-fotod, sõnumid laste ja töökoha kohta.

Enamikku sellest sa tegelikult vaja ei läinud. Isikuandmete kaitse üldmäärus (GDPR) kehtib sinu suhtes ka siis, kui välja üürid vaid ühte korterit: üürileandja, kes kogub taotlejatelt isikuandmeid, on nende andmete vastutav töötleja. See tähendab, et kogud ainult seda, mida selge eesmärgi jaoks vaja on, hoiad andmed turvaliselt ja kustutad need, kui eesmärk on kadunud. Hea uudis on, et korralik tegutsemine tähendab vähem paberimajandust, mitte rohkem.

Juhend käib etapi haaval. See tugineb GDPR-ile, nagu seda kohaldatakse kogu EL-is, märkustega Ühendkuningriigi ja Iirimaa kohta. Riikide reeglid erinevad, seega küsi ebaselge kohta andmekaitseasutuselt või juristilt.

1. etapp: esimene päring ja vaatamine

Selles etapis räägid inimestega, mitte ei vali nende vahel. Sa pead saama neile vastata ja teadma, kes sinu uksest sisse astub.

Mida küsida: nimi, telefoninumber või e-posti aadress ning võib-olla see, millal soovitakse sisse kolida ja mitu inimest hakkaks elama.

Mida veel mitte küsida: ID-dokumendi koopiaid, kontoväljavõtteid, palgalehti, tööandja andmeid, isikukoodi ega maksunumbreid.

Iirimaa andmekaitseamet (DPC) on sellest otse kirjutanud. Oma juhises potentsiaalsetelt üürnikelt isikuandmete küsimise kohta märgib ta, et üürileandjad koguvad taotlemise etapis paljudelt taotlejatelt palju teavet, „kellest valdav enamik ei saa lõpuks üürnikuks". Amet leiab, et üksikasjalikku teavet pole tavaliselt vaja enne, kui oled eelistatud üürniku valinud. Juba 2014. aastal ei leidnud amet alust koguda vaatamise etapis pangaandmeid, PPS-numbreid ega kommunaalarveid ning on öelnud, et üürileandjad ei peaks enne lepingu allkirjastamist küsima fotosid ega PPS-numbreid (Irish Timesi artikkel). Juhis on küll Iirimaa oma, kuid selle taga olev põhimõte, andmete minimeerimine, kehtib GDPR-is kõikjal.

2. etapp: tõsiseltvõetav taotleja

Kui keegi on korteri ära näinud, tahab seda ja sa kaalud teda tõsiselt, võid mõistlikult kontrollida kahte asja: kas ta suudab maksta ja kuidas läks tema eelmine üürisuhe?

  • Maksevõime. DPC peab mõistlikuks küsida dokumente, mis kinnitavad, et taotleja suudab üüri maksta. See võib olla värske palgaleht, töölepingu või füüsilisest isikust ettevõtja puhul hiljutine maksuteatis. Kui küsid kontoväljavõtet, ei ole sul vaja iga tehingut: DPC on öelnud, et piisas väljavõttest, kus on näha jooksvad saldod ja tehingute andmed on eemaldatud. Kutsu taotlejaid üles üle kriipsutama kõik, mida sa vaja ei lähe.
  • Eelmise üürileandja soovitus. Lühike kõne või e-kiri taotleja eelmisele üürileandjale, taotleja teadmisel, on tavaliselt kõige kasulikum kontroll, mida teha saad. Küsi, kas üür oli õigeaegselt makstud, mis seisukorras oli üürikoht lõpus ja kas ta annaks sellele üürnikule uuesti üürile. Küsi kontakt taotlejalt; ära otsi seda ise.

Üks asi, mis paljusid üllatab: nõusolek on siin tavaliselt vale õiguslik alus. DPC hoiatab, et üürileandja ja kodu vajava inimese vahelise ebavõrdsuse tõttu ei anta nõusolekut tõenäoliselt vabatahtlikult. Need kontrollid toetuvad tavaliselt lepingu sõlmimiseks vajalikele sammudele või sinu õigustatud huvile, ja just seepärast peavad need jääma proportsionaalseks.

Mõnes riigis on üürnikud harjunud esitama standardset dokumenti, näiteks riikliku krediidibüroo aruannet. Kas ja kuidas seda küsida võid, sõltub kohalikust praktikast, seega uuri see oma riigis välja.

3. etapp: lepingu allkirjastamine

Nüüd on vaja piisavalt andmeid, et osapooli korrektselt tuvastada ja üürisuhet korraldada:

  • iga täiskasvanud üürniku täisnimi ja praegune aadress,
  • tuvastamisandmed, mida sinu riigi tava üürilepingus ootab (näiteks Ungaris märgitakse lepingusse tavaliselt sünniaeg ja -koht ning ema nimi),
  • kontaktandmed,
  • pangakonto, millelt üür tuleb, kui see aitab makseid kokku viia,
  • hädaabikontakt, kui üürnik soovib seda anda.

Selles etapis võid koguda ka kõike, mida seadus nõuab, näiteks üürilepingu registreerimist või maksuandmete esitamist sinu riigis, sest siis on aluseks õiguslik kohustus.

Igal etapil keelatud

Mõne asja kohta ei tohi üldse küsida ega neid uurida:

  • Tervis, religioon, rahvuslik päritolu, poliitilised vaated, seksuaalne sättumus. Need on GDPR-i artikli 9 kohaselt eriliiki andmed ning paljudes riikides võib nende kohta küsimine üürniku valimisel olla ka diskrimineerimine.
  • Sotsiaalmeedia. Taotleja profiilide läbilappamine tähendab andmete kogumist, mida sul vaja ei ole, ja see näitab sulle just seda liiki teavet, mis eespool loetletud. Jäta see tegemata.
  • Karistusandmed. GDPR-i artikli 10 kohaselt tohib andmeid süüdimõistvate kohtuotsuste kohta töödelda ainult ametiasutuse järelevalve all või siis, kui riigisisene õigus seda sõnaselgelt lubab. Paljudes riikides ei ole eraüürileandjal sellist luba, nii et ära küsi karistusregistri tõendit, kui pole kontrollinud, et sinu riigi õigus seda lubab.

Vaata, ära kopeeri: ID-kaart

Tõenäoliselt tahad allkirjastamisel isikut tõendavat dokumenti näha, et veenduda, et sinu ees seisab lepingus nimetatud inimene. Vaata dokumenti, võrdle andmeid lepinguga ja anna see tagasi. Ära tee sellest koopiat ega pilti.

See tugineb Ungari andmekaitseasutuse NAIH üldisele seisukohale. Oma seisukohavõtus dokumendikoopiate tegemise kohta (NAIH/2018/3654) märgib amet, et fotoga isikut tõendava dokumendi esitamine on õige viis isiku tuvastamiseks, koopia ei tõenda midagi originaali kehtivuse kohta ning koopiate säilitamine rikub eesmärgi piirangu ja andmete minimeerimise põhimõtet. NAIH on leidnud, et isikut tõendavate dokumentide kopeerimine ilma konkreetse õigusliku aluseta on ebaseaduslik ka siis, kui isik annab nõusoleku, ning on selle eest organisatsioonidele trahve määranud. NAIH ei ole eraüürileandjate kohta eraldi otsustanud, seega on see meie järeldus, kuid on raske mõista, miks peaks üürileandjat kohtlema teisiti kui panka või tööandjat. Ka teised ELi asutused järgivad üldiselt sarnast minimaalset lähenemist.

Ühendkuningriigi erand. Inglismaal peavad üürileandjad tegema Right to Rent kontrolle ning säilitama dokumentide koopiaid või veebikontrolli tulemust üürisuhte kestel ja vähemalt aasta pärast seda. See on õiguslik kohustus, seega on seal kopeerimine seaduslik. See kehtib ainult Inglismaal ja ainult kontrolli nõutavate dokumentide ja sammude puhul.

Lühike privaatsusteade

Taotlejad peaksid andmete kogumisel teadma, mida sa kogud ja miks. Väikesele üürileandjale piisab paarist reast kuulutuses või lühikesest sõnumist pärast vaatamist:

Kasutan sinu kontaktandmeid vaatamise kokkuleppimiseks ja sulle vastamiseks. Kui jätkame, palun sissetuleku tõendit ja eelmise üürileandja kontakti. Kui sind ei valita, kustutan sinu andmed kuu jooksul pärast seda, kui korter on välja üüritud. Võid mult igal ajal küsida, mis andmeid sinu kohta mul on, või paluda need kustutada.

Lisa oma nimi ja kontaktandmed ning maini andmekaitseasutust kui kohta, kuhu kaebus esitada. Ühendkuningriigis vaata ICO veebilehelt, kas pead maksma andmekaitsetasu.

Turvaline hoiustamine

  • Hoia kõike ühes kohas, mitte laiali telefonis, kahes postkastis ja köögisahtlis.
  • Kasuta tugevat parooli ja kaheastmelist sisselogimist e-posti ja pilvesalvestuse puhul.
  • Pane paberkoopiad lukku ja hävita need, kui neid enam vaja ei ole.
  • Ära edasta taotlejate dokumente kellelegi, kellel neid vaja ei ole.

Kui oled valiku teinud, aitab LeasingTrack asju korras hoida: kutsud uue üürniku e-posti teel ja ta näeb ainult oma üürilepingut, mitte sinu teisi objekte ega teisi taotlejaid.

Mittevajaliku kustutamine

Äraütlenud taotlejad. Kui objekt on välja üüritud ja uus üürileping allkirjastatud, ei ole sul enam põhjust teiste taotlejate palgalehti ega soovitusi hoida. DPC sõnul tuleks need andmed turvaliselt hävitada. GDPR ei sea kindlat päevade arvu; paar nädalat pärast allkirjastamist on mõistlik ja põhjendatav harjumus. Kustuta ka e-kirjad ja manused ning vaata üle allalaadimiste kaust.

Valitud üürnik. Säilita leping ja maksete andmed üürisuhte ajaks ja nii kauaks, kui võid neid hiljem maksu- või õiguslike nõuete tõttu vajada. Need tähtajad sõltuvad riigist (näiteks Ungaris on tsiviilnõuete üldine aegumistähtaeg viis aastat). Taotlemise etapi palgalehed ja kontoväljavõtted on oma töö ära teinud, kui leping on allkirjastatud, nii et tavaliselt võid need siis kustutada.

Lühidalt

  1. Vaatamine: nimi ja kontaktandmed.
  2. Tõsiseltvõetav taotleja: sissetuleku tõend ja eelmise üürileandja soovitus.
  3. Allkirjastamine: mida nõuavad leping ja seadus.
  4. Mitte kunagi: tervis, religioon, seksuaalne sättumus, sotsiaalmeedia ja paljudes riikides karistusandmed.
  5. ID-dokumenti vaata, ära kopeeri, välja arvatud juhul, kui seadus, näiteks Inglismaa Right to Rent, seda nõuab.
  6. Räägi inimestele, mida teed, hoia andmed turvaliselt ja kustuta need, mida enam vaja ei ole.

See on üldjuhend, mitte õigusnõu. Kui sinu olukord on erandlik, küsi nõu andmekaitseasutuselt või juristilt.