Muitos contratos de arrendamento de duração determinada terminam no fim do outono, pelo que, para muitos pequenos senhorios, a tarefa seguinte é encontrar alguém novo. Publica o anúncio, chegam os contactos e, pouco depois, tem uma pasta cheia de vidas alheias: recibos de vencimento, extratos bancários, fotografias de documentos de identificação, mensagens sobre filhos e empregos.

Quase nada disso foi necessário. Ao abrigo do RGPD, que se aplica a si mesmo que arrende um único apartamento, o senhorio que recolhe dados pessoais de candidatos é o responsável pelo tratamento desses dados. Isto significa que recolhe apenas o que é necessário para uma finalidade clara, guarda os dados em segurança e apaga-os quando a finalidade deixa de existir. A boa notícia é que fazê-lo bem dá menos papelada, não mais.

Este guia segue as várias fases. Baseia-se no RGPD tal como se aplica na UE, com notas sobre o Reino Unido e a Irlanda. As regras nacionais diferem, por isso esclareça qualquer dúvida com a autoridade de proteção de dados ou com um advogado.

Fase 1: o primeiro contacto e a visita

Nesta fase está a falar com pessoas, não a escolher entre elas. Precisa de poder responder-lhes e de saber quem vai entrar em casa.

O que perguntar: nome, número de telefone ou endereço de email e, eventualmente, quando gostariam de entrar e quantas pessoas viveriam no imóvel.

O que ainda não pedir: cópias de documentos de identificação, extratos bancários, recibos de vencimento, dados da entidade patronal, números de identificação ou fiscais.

A Comissão de Proteção de Dados irlandesa (DPC) abordou o tema diretamente. Na sua orientação sobre o pedido de dados pessoais a potenciais inquilinos, nota que os senhorios recolhem muitas vezes uma grande quantidade de informação de muitos candidatos na fase da candidatura, "a esmagadora maioria dos quais não virá a ser inquilino". Na sua opinião, a informação detalhada normalmente só é necessária depois de escolhido o inquilino preferido. Já em 2014 entendera que não havia fundamento para recolher dados bancários, números PPS e faturas de serviços na fase da visita, e afirmou que os senhorios não devem pedir fotografias nem números PPS antes de assinado o contrato (notícia do Irish Times). A orientação é irlandesa, mas o princípio que lhe está subjacente, a minimização de dados, consta do RGPD em toda a parte.

Fase 2: o candidato sério

Quando alguém viu o imóvel, o quer e você o está a considerar a sério, pode razoavelmente verificar duas coisas: consegue pagar e como correu o arrendamento anterior?

  • Capacidade de pagamento. A DPC considera razoável pedir documentos que confirmem que o candidato pode pagar a renda. Pode ser um recibo de vencimento recente, um contrato de trabalho ou, no caso de trabalhadores independentes, uma declaração fiscal recente. Se pedir extratos bancários, não precisa de todos os movimentos: a DPC já referiu que um extrato com os saldos sucessivos, sem o detalhe das transações, era suficiente. Convide os candidatos a tapar o que não é necessário.
  • Referência do senhorio anterior. Um telefonema ou email breve ao anterior senhorio, com conhecimento do candidato, é normalmente a verificação mais útil que pode fazer. Pergunte se a renda foi paga a tempo, em que estado ficou o imóvel no fim e se voltaria a arrendar a essa pessoa. Peça o contacto ao candidato; não o procure por si próprio.

Um ponto que surpreende muitos senhorios: o consentimento é, em regra, o fundamento jurídico errado. A DPC alerta que o desequilíbrio entre um senhorio e alguém que precisa de casa torna improvável que o consentimento seja dado livremente. Estas verificações assentam normalmente em diligências prévias à celebração de um contrato ou no seu interesse legítimo, e é precisamente por isso que têm de se manter proporcionadas.

Em alguns países, os inquilinos estão habituados a apresentar um documento-padrão, como um relatório de crédito de uma central de crédito nacional. Saber se pode pedi-lo, e como, depende da prática local, por isso informe-se sobre a do seu país.

Fase 3: a assinatura do contrato

Agora precisa do suficiente para identificar devidamente as partes e gerir o arrendamento:

  • nome completo e morada atual de cada inquilino adulto,
  • os elementos de identificação que a prática do seu país espera num contrato de arrendamento (na Hungria, por exemplo, os contratos incluem habitualmente data e local de nascimento e nome da mãe),
  • dados de contacto,
  • a conta bancária de onde virá a renda, se for útil para conciliar pagamentos,
  • um contacto de emergência, se o inquilino quiser indicar um.

Tudo o que a lei exija, como o registo do arrendamento ou as obrigações fiscais declarativas no seu país, pode também ser recolhido nesta fase, porque aí tem uma obrigação legal como fundamento.

Fora de questão em qualquer fase

Há coisas sobre as quais não deve perguntar nem investigar de todo:

  • Saúde, religião, origem étnica, opiniões políticas, orientação sexual. São categorias especiais de dados nos termos do artigo 9.º do RGPD e, em muitos países, perguntar por elas ao escolher um inquilino pode também constituir discriminação.
  • Redes sociais. Percorrer os perfis de um candidato é recolher dados de que não precisa, e vai mostrar-lhe exatamente o tipo de informação acima listado. Deixe-as em paz.
  • Registo criminal. Nos termos do artigo 10.º do RGPD, os dados sobre condenações penais só podem ser tratados sob o controlo de uma autoridade pública ou quando o direito nacional o permita especificamente. Em muitos países um senhorio particular não tem essa permissão, pelo que não peça certificado de registo criminal sem ter verificado que a lei do seu país o permite.

Ver, não copiar: documentos de identificação

É natural que queira ver um documento de identificação na assinatura, para se certificar de que a pessoa à sua frente é a que consta do contrato. Veja-o, compare os dados com o contrato e devolva-o. Não o fotocopie nem fotografe.

Isto decorre da posição geral da autoridade húngara NAIH. Na sua tomada de posição sobre a realização de cópias de documentos (NAIH/2018/3654), afirma que a exibição de um documento de identificação com fotografia é a forma adequada de confirmar a identidade, que uma cópia nada prova quanto à validade do original e que guardar cópias viola a limitação da finalidade e a minimização de dados. A NAIH considerou que copiar documentos de identificação sem fundamento legal específico é ilícito mesmo que a pessoa consinta, e aplicou coimas a organizações que o fizeram. A NAIH não se pronunciou sobre senhorios particulares em concreto, pelo que isto é uma inferência nossa, mas é difícil ver por que razão um senhorio seria tratado de forma diferente de um banco ou de uma entidade patronal. Outras autoridades da UE adotam, em geral, uma abordagem minimalista semelhante.

A exceção do Reino Unido. Em Inglaterra, os senhorios têm de efetuar as verificações de Right to Rent e de guardar cópias dos documentos, ou guardar a verificação em linha, durante todo o arrendamento e, pelo menos, um ano depois. É uma obrigação legal, pelo que copiar é lícito aí. Aplica-se apenas a Inglaterra e apenas aos documentos e passos que a verificação exige.

Uma breve nota de privacidade

Os candidatos devem saber o que recolhe e porquê, no momento em que o recolhe. Para um pequeno senhorio, bastam algumas linhas no anúncio ou uma mensagem curta depois da visita:

Uso os seus dados de contacto para marcar a visita e para lhe responder. Se avançarmos, pedirei comprovativo de rendimentos e o contacto de um senhorio anterior. Se não for escolhido, apagarei os seus dados no prazo de um mês após o arrendamento do imóvel. Pode pedir-me, a qualquer momento, que lhe diga que dados tenho sobre si ou que os apague.

Acrescente o seu nome e contactos, e indique a autoridade de proteção de dados como local para apresentar reclamações. No Reino Unido, verifique no site do ICO se tem de pagar a taxa de proteção de dados.

Guardar em segurança

  • Mantenha tudo num único sítio, não espalhado pelo telemóvel, por duas caixas de correio e por uma gaveta da cozinha.
  • Use uma palavra-passe forte e autenticação de dois fatores no email e no armazenamento na nuvem.
  • Guarde as cópias em papel sob chave e destrua-as quando terminar.
  • Não reencaminhe os documentos dos candidatos a quem não precise deles.

Depois de escolher, o LeasingTrack pode ajudar a manter tudo arrumado: convida o novo inquilino por email e ele vê apenas o seu próprio contrato de arrendamento, não os seus outros imóveis nem os outros candidatos.

Apagar o que já não é necessário

Candidatos recusados. Depois de o imóvel estar arrendado e o novo contrato assinado, deixa de ter motivo para guardar os recibos de vencimento ou as referências dos outros candidatos. A DPC indica que estes dados devem ser eliminados de forma segura. O RGPD não fixa um número de dias; umas semanas após a assinatura é um hábito sensato e defensável. Apague também os emails e anexos, e verifique a pasta de transferências.

O inquilino escolhido. Guarde o contrato e os registos de pagamento durante o arrendamento e pelo tempo em que possa precisar deles para efeitos fiscais ou para eventuais ações judiciais. Esses prazos dependem do país (na Hungria, por exemplo, o prazo geral de prescrição para ações cíveis é de cinco anos). Os recibos de vencimento e extratos bancários da fase de candidatura cumpriram a sua função quando o contrato é assinado, pelo que normalmente pode apagá-los nessa altura.

Em resumo

  1. Visita: nome e dados de contacto.
  2. Candidato sério: comprovativo de rendimentos e referência de um senhorio anterior.
  3. Assinatura: o que o contrato e a lei exigem.
  4. Nunca: saúde, religião, orientação sexual, redes sociais e, em muitos países, registo criminal.
  5. Veja o documento de identificação, não o copie, salvo se uma lei, como o Right to Rent em Inglaterra, o exigir.
  6. Diga às pessoas o que faz, guarde os dados em segurança e apague o que já não é necessário.

Este é um guia geral, não aconselhamento jurídico. Se a sua situação for invulgar, consulte a autoridade de proteção de dados ou um advogado.