De nombreux baux à durée déterminée se terminent à la fin de l’automne : pour beaucoup de petits bailleurs, la prochaine tâche est donc de trouver un nouveau locataire. Vous publiez l’annonce, les demandes arrivent, et bientôt vous détenez un dossier rempli de vies privées : fiches de paie, relevés bancaires, photos de pièces d’identité, messages évoquant les enfants et le travail.

Vous n’avez jamais eu besoin de la plupart de ces éléments. Le RGPD s’applique à vous même si vous ne louez qu’un seul logement : le bailleur qui recueille des données personnelles auprès de candidats est le responsable du traitement de ces données. Concrètement, vous ne collectez que ce qui est nécessaire pour une finalité précise, vous le conservez en sécurité et vous le supprimez lorsque cette finalité a disparu. La bonne nouvelle : bien faire les choses demande moins de paperasse, pas plus.

Ce guide suit les étapes une à une. Il s’appuie sur le RGPD tel qu’il s’applique dans l’ensemble de l’UE, avec des remarques sur le Royaume-Uni et l’Irlande. Les règles nationales diffèrent : pour tout point incertain, renseignez-vous auprès de votre autorité de protection des données ou d’un avocat.

Étape 1 : la première demande et la visite

À ce stade, vous échangez avec des personnes, vous ne les départagez pas encore. Il vous suffit de pouvoir leur répondre et de savoir qui entre chez vous.

Ce que vous pouvez demander : le nom, un numéro de téléphone ou une adresse e-mail, et éventuellement la date d’emménagement souhaitée et le nombre de personnes qui occuperaient le logement.

Ce qu’il ne faut pas encore demander : copies de pièces d’identité, relevés bancaires, fiches de paie, coordonnées de l’employeur, numéros d’identité ou d’identification fiscale.

La Commission irlandaise de protection des données (DPC) a abordé directement cette question. Dans ses recommandations sur la demande de données personnelles aux candidats locataires, elle observe que les bailleurs recueillent souvent beaucoup d’informations auprès de nombreux candidats dès le stade de la candidature, « dont l’écrasante majorité ne deviendra finalement pas locataire ». Selon elle, les informations détaillées ne sont généralement pas nécessaires avant d’avoir choisi un locataire privilégié. Dès 2014, elle avait estimé qu’il n’existait aucune base pour recueillir des coordonnées bancaires, des numéros PPS et des factures de services lors de la visite, et elle a indiqué que les bailleurs ne devraient demander ni photos ni numéros PPS avant la signature du bail (article de l’Irish Times). Ces recommandations sont irlandaises, mais le principe qui les fonde, la minimisation des données, figure dans le RGPD partout.

Étape 2 : le candidat sérieux

Lorsqu’une personne a visité le bien, le souhaite et que vous l’envisagez sérieusement, vous pouvez raisonnablement vérifier deux choses : peut-elle payer, et comment s’est déroulée sa précédente location ?

  • Capacité à payer. La DPC juge raisonnable de demander des documents confirmant que le candidat peut payer le loyer : une fiche de paie récente, un contrat de travail ou, pour un indépendant, un avis ou une déclaration fiscale récents. Si vous demandez des relevés bancaires, vous n’avez pas besoin de chaque opération : la DPC a estimé qu’un relevé indiquant les soldes successifs, sans le détail des opérations, suffisait. Invitez les candidats à masquer ce dont vous n’avez pas besoin.
  • La référence d’un précédent bailleur. Un bref appel ou e-mail à l’ancien bailleur, à la connaissance du candidat, est généralement la vérification la plus utile. Interrogez-le sur la régularité des loyers, l’état du bien à la fin de la location et sur le fait qu’il reloue ou non à cette personne. Demandez le contact au candidat ; ne le cherchez pas vous-même.

Un point surprend beaucoup de bailleurs : le consentement est le plus souvent la mauvaise base juridique. La DPC avertit que le déséquilibre entre un bailleur et une personne qui cherche un logement rend un consentement librement donné peu probable. Ces vérifications reposent normalement sur les mesures précontractuelles ou sur votre intérêt légitime, et c’est précisément pourquoi elles doivent rester proportionnées.

Dans certains pays, les locataires ont l’habitude de fournir un document standard, comme un rapport d’un bureau de crédit national. La possibilité de le demander, et la manière de le faire, dépendent des usages locaux : renseignez-vous.

Étape 3 : la signature du bail

Il vous faut désormais de quoi identifier correctement les parties et gérer la location :

  • nom complet et adresse actuelle de chaque locataire majeur,
  • les éléments d’identification qu’exige la pratique nationale pour un bail (en Hongrie, par exemple, les contrats comportent habituellement la date et le lieu de naissance ainsi que le nom de jeune fille de la mère),
  • les coordonnées,
  • le compte bancaire depuis lequel le loyer sera versé, si cela aide à rapprocher les paiements,
  • une personne à prévenir en cas d’urgence, si le locataire souhaite en indiquer une.

Tout ce que la loi impose, comme l’enregistrement de la location ou une déclaration fiscale dans votre pays, peut aussi être recueilli à ce stade, car vous disposez alors d’une obligation légale comme base.

Ce qui est exclu à toute étape

Certaines choses ne doivent faire l’objet ni de questions ni de recherches :

  • Santé, religion, origine ethnique, opinions politiques, orientation sexuelle. Ce sont des catégories particulières de données au sens de l’article 9 du RGPD, et dans de nombreux pays, les interroger sur ces sujets lors du choix d’un locataire peut aussi constituer une discrimination.
  • Les réseaux sociaux. Parcourir les profils d’un candidat revient à collecter des données dont vous n’avez pas besoin, et vous y découvrirez précisément le type d’informations énumérées ci-dessus. Abstenez-vous.
  • Le casier judiciaire. Selon l’article 10 du RGPD, les données relatives aux condamnations pénales ne peuvent être traitées que sous le contrôle de l’autorité publique ou si le droit national l’autorise expressément. Dans de nombreux pays, un bailleur particulier n’a pas cette autorisation : ne demandez donc pas d’extrait de casier judiciaire sans avoir vérifié que la loi de votre pays le permet.

Regarder, ne pas copier : les pièces d’identité

Vous voudrez sans doute voir une pièce d’identité à la signature, pour vous assurer que la personne en face de vous est bien celle nommée dans le contrat. Regardez-la, comparez les informations avec le contrat, puis rendez-la. Ne la photocopiez pas et ne la photographiez pas.

Cette position découle de l’approche générale de l’autorité hongroise, la NAIH. Dans sa prise de position sur la réalisation de copies de documents (NAIH/2018/3654), elle indique que la présentation d’une pièce d’identité avec photo est la bonne manière de confirmer une identité, qu’une copie ne prouve rien quant à la validité de l’original, et que conserver des copies méconnaît la limitation des finalités et la minimisation des données. La NAIH considère que copier des pièces d’identité sans base juridique précise est illicite même avec le consentement de la personne, et elle a sanctionné des organismes qui le faisaient. La NAIH ne s’est pas prononcée spécifiquement sur les bailleurs particuliers ; il s’agit donc de notre déduction, mais on voit mal pourquoi un bailleur serait traité autrement qu’une banque ou un employeur. D’autres autorités de l’UE adoptent en général une approche minimale similaire.

L’exception britannique. En Angleterre, les bailleurs doivent effectuer des contrôles du droit de louer (Right to Rent) et conserver des copies des documents, ou enregistrer la vérification en ligne, pendant toute la durée de la location et au moins un an après. Il s’agit d’une obligation légale ; la copie y est donc licite. Cela ne concerne que l’Angleterre, et uniquement les documents et démarches que ce contrôle exige.

Une courte note d’information

Les candidats doivent savoir ce que vous collectez et pourquoi, au moment où vous le faites. Pour un petit bailleur, quelques lignes dans l’annonce ou un bref message après la visite suffisent :

J’utilise vos coordonnées pour organiser la visite et vous répondre. Si nous poursuivons, je vous demanderai un justificatif de revenus et les coordonnées d’un précédent bailleur. Si votre candidature n’est pas retenue, je supprimerai vos informations dans le mois suivant la location du bien. Vous pouvez à tout moment me demander quelles données je détiens sur vous ou en demander la suppression.

Ajoutez votre nom et vos coordonnées, et mentionnez l’autorité de protection des données comme lieu où introduire une réclamation. Au Royaume-Uni, vérifiez sur le site de l’ICO si vous devez payer la redevance de protection des données.

Conserver en sécurité

  • Gardez tout au même endroit, et non dispersé entre votre téléphone, deux messageries et un tiroir de cuisine.
  • Utilisez un mot de passe robuste et une double authentification pour votre messagerie et votre stockage en ligne.
  • Rangez les copies papier sous clé et détruisez-les au broyeur une fois terminé.
  • Ne transmettez les documents des candidats à personne qui n’en a pas besoin.

Une fois votre choix fait, LeasingTrack peut aider à garder les choses en ordre : vous invitez le nouveau locataire par e-mail, et il ne voit que son propre bail, ni vos autres biens ni les autres candidats.

Supprimer ce dont vous n’avez plus besoin

Les candidats non retenus. Dès que le bien est loué et le nouveau bail signé, vous n’avez plus de raison de garder les fiches de paie ou références des autres candidats. La DPC indique que ces données doivent être éliminées de manière sécurisée. Le RGPD ne fixe pas de délai précis ; quelques semaines après la signature constituent une habitude raisonnable et défendable. Supprimez aussi les e-mails et les pièces jointes, et vérifiez votre dossier de téléchargements.

Le locataire retenu. Conservez le contrat et les justificatifs de paiement pendant la location, puis aussi longtemps que vous pourriez en avoir besoin pour des raisons fiscales ou en cas de litige. Ces durées dépendent de votre pays (en Hongrie, par exemple, le délai général de prescription des actions civiles est de cinq ans). Les fiches de paie et relevés bancaires de la phase de candidature ont rempli leur rôle une fois le bail signé : vous pouvez donc en général les supprimer à ce moment-là.

En résumé

  1. Visite : nom et coordonnées.
  2. Candidat sérieux : justificatif de revenus et référence d’un précédent bailleur.
  3. Signature : ce que le contrat et la loi exigent.
  4. Jamais : santé, religion, orientation sexuelle, réseaux sociaux et, dans de nombreux pays, casier judiciaire.
  5. Regardez la pièce d’identité sans la copier, sauf si une loi, comme le Right to Rent anglais, l’exige.
  6. Informez les personnes de ce que vous faites, conservez en sécurité, et supprimez ce dont vous n’avez plus besoin.

Ce guide est général et ne constitue pas un conseil juridique. Si votre situation est inhabituelle, interrogez votre autorité de protection des données ou un avocat.