Daudzi termiņa īres līgumi beidzas vēlā rudenī, tāpēc daudziem maziem izīrētājiem nākamais uzdevums ir atrast jaunu īrnieku. Jūs ievietojat sludinājumu, sāk ienākt jautājumi, un drīz vien jums ir mape, pilna ar citu cilvēku dzīves ziņām: algas lapām, bankas izrakstiem, personu apliecību foto, ziņām par bērniem un darbu.

Lielāko daļu no tā jums nekad nevajadzēja. Vispārīgā datu aizsardzības regula (VDAR) attiecas arī uz jums, pat ja izīrējat vienu dzīvokli: izīrētājs, kas vāc pretendentu personas datus, ir šo datu pārzinis. Tas nozīmē, ka vācat tikai to, kas vajadzīgs skaidram mērķim, glabājat to droši un izdzēšat, kad mērķis ir beidzies. Labā ziņa ir tāda, ka, rīkojoties pareizi, papīru kļūst mazāk, nevis vairāk.

Šis ceļvedis iet cauri posmiem. Tas balstīts uz VDAR, kāda tā darbojas visā ES, ar piezīmēm par Apvienoto Karalisti un Īriju. Valstu noteikumi atšķiras, tāpēc neskaidros jautājumus noskaidrojiet datu aizsardzības uzraudzības iestādē vai pie jurista.

1. posms: pirmais jautājums un apskate

Šajā brīdī jūs runājat ar cilvēkiem, nevis izvēlaties starp viņiem. Jums jāspēj viņiem atbildēt un jāzina, kas ienāks pa durvīm.

Ko jautāt: vārdu, uzvārdu, tālruņa numuru vai e-pasta adresi, varbūt – kad cilvēks vēlētos ievākties un cik personu dzīvotu īpašumā.

Ko pagaidām nejautāt: personu apliecību kopijas, bankas izrakstus, algas lapas, ziņas par darba devēju, personas kodu vai nodokļu numurus.

Īrijas Datu aizsardzības komisija (DPC) to ir izskaidrojusi tieši. Norādījumos par personas datu pieprasīšanu potenciālajiem īrniekiem tā atzīmē, ka izīrētāji pieteikuma posmā bieži vāc daudz informācijas no daudziem pretendentiem, “no kuriem lielākā daļa galu galā netiks par īrniekiem”. Komisijas viedoklis: detalizēta informācija parasti nav vajadzīga, kamēr neesat izvēlējies vēlamo īrnieku. Jau 2014. gadā komisija bija secinājusi, ka nav pamata vākt bankas rekvizītus, PPS numurus un komunālo maksājumu rēķinus apskates posmā, un teikusi, ka izīrētājiem nevajadzētu prasīt fotogrāfijas vai PPS numurus pirms īres līguma parakstīšanas (Irish Times ziņojums). Šie norādījumi ir Īrijas, taču to pamatā esošais datu minimizēšanas princips ir VDAR visur.

2. posms: nopietns pretendents

Kad cilvēks ir apskatījis īpašumu, vēlas to īrēt un jūs viņu nopietni apsverat, varat saprātīgi pārbaudīt divas lietas: vai viņš spēs maksāt un kā noritēja iepriekšējā īre.

  • Spēja maksāt. DPC uzskata par saprātīgu lūgt dokumentus, kas apliecina, ka pretendents var samaksāt īres maksu. Tā var būt nesena algas lapa, darba līgums vai pašnodarbinātajiem – nesens nodokļu pārskats. Ja lūdzat bankas izrakstus, jums nav vajadzīgi visi darījumi: DPC ir norādījusi, ka pietika ar izrakstu, kas rāda kontu atlikumus, bez darījumu detaļām. Aiciniet pretendentus aizklāt to, kas jums nav vajadzīgs.
  • Iepriekšējā izīrētāja atsauksme. Īss zvans vai e-pasts iepriekšējam izīrētājam ar pretendenta ziņu parasti ir noderīgākā pārbaude. Pajautājiet par īres maksas savlaicīgu samaksu, īpašuma stāvokli īres beigās un to, vai viņš šo cilvēku izīrētu vēlreiz. Kontaktu lūdziet pašam pretendentam, nemeklējiet to paši.

Kas daudzus izīrētājus pārsteidz: piekrišana šeit parasti ir nepareizs tiesiskais pamats. DPC brīdina, ka nevienlīdzība starp izīrētāju un cilvēku, kuram vajadzīgs mājoklis, nozīmē, ka piekrišana diez vai būs brīvprātīga. Šīs pārbaudes parasti balstās uz darbībām, kas vajadzīgas pirms līguma slēgšanas, vai uz jūsu leģitīmajām interesēm – tieši tāpēc tām jāpaliek samērīgām.

Dažās valstīs īrnieki ir pieraduši uzrādīt standarta dokumentu, piemēram, kredītvēstures ziņojumu no valsts kredītbiroja. Vai to drīkst prasīt un kā, ir atkarīgs no vietējās prakses, tāpēc noskaidrojiet savā valstī.

3. posms: līguma parakstīšana

Tagad jums vajag pietiekami daudz ziņu, lai pareizi identificētu puses un varētu vadīt īri:

  • katra pieaugušā īrnieka pilns vārds, uzvārds un pašreizējā adrese;
  • identificējošās ziņas, ko jūsu valsts prakse paredz īres līgumā (piemēram, Ungārijā līgumos pieņemts norādīt dzimšanas datumu un vietu un mātes vārdu);
  • kontaktinformācija;
  • bankas konts, no kura tiks maksāta īres maksa, ja tas noder maksājumu sasaistei;
  • avārijas kontaktpersona, ja īrnieks vēlas to norādīt.

Šajā posmā var vākt arī visu, ko prasa likums, piemēram, īres reģistrāciju vai nodokļu ziņošanu jūsu valstī, jo tad pamats ir juridisks pienākums.

Nekad nav pieļaujams

Dažas lietas nedrīkst jautāt un par tām nedrīkst izzināt vispār:

  • Veselība, reliģija, etniskā izcelsme, politiskie uzskati, seksuālā orientācija. Tās ir īpašas datu kategorijas saskaņā ar VDAR 9. pantu, un daudzās valstīs, izvēloties īrnieku, jautājumi par tām var būt arī diskriminācija.
  • Sociālie tīkli. Pretendenta profilu pārlūkošana ir tādu datu vākšana, kas jums nav vajadzīgi, un jūs uzzināsiet tieši tādas ziņas, kas uzskaitītas iepriekš. Atstājiet to.
  • Sodāmība. Saskaņā ar VDAR 10. pantu datus par krimināltiesisku sodāmību drīkst apstrādāt tikai oficiālas iestādes kontrolē vai tad, ja to īpaši pieļauj valsts tiesību akti. Daudzās valstīs privātam izīrētājam šādas atļaujas nav, tāpēc neprasiet sodāmības neesamības izziņu, ja neesat pārbaudījis, ka jūsu valsts tiesību akti to pieļauj.

Apskatīt, nevis kopēt: personas apliecības

Iespējams, parakstīšanas brīdī vēlēsieties redzēt personas apliecību, lai pārliecinātos, ka cilvēks, kas stāv jums pretī, ir tas pats, kas minēts līgumā. Apskatiet to, salīdziniet datus ar līgumu un atdodiet. Nekopējiet un nefotografējiet.

Tas izriet no Ungārijas uzraudzības iestādes NAIH vispārējās nostājas. Paziņojumā par dokumentu kopiju izgatavošanu (NAIH/2018/3654) tā norāda, ka fotogrāfijas dokumenta uzrādīšana ir pareizs veids, kā apliecināt identitāti, ka kopija neapliecina oriģināla derīgumu un ka kopiju glabāšana pārkāpj mērķa ierobežojuma un datu minimizēšanas principus. NAIH ir atzinusi, ka identitātes dokumentu kopēšana bez konkrēta tiesiskā pamata ir nelikumīga pat tad, ja cilvēks piekrīt, un ir sodījusi organizācijas, kas to darījušas. NAIH nav lēmusi par privātiem izīrētājiem konkrēti, tāpēc tas ir mūsu secinājums, taču grūti saprast, kāpēc izīrētājam būtu jāpieiet citādi nekā bankai vai darba devējam. Citas ES iestādes parasti ievēro līdzīgu minimālisma pieeju.

Apvienotās Karalistes izņēmums. Anglijā izīrētājiem jāveic tiesību īrēt pārbaudes (Right to Rent) un jāglabā dokumentu kopijas vai saglabāta tiešsaistes pārbaude visu īres laiku un vēl vismaz vienu gadu pēc tās. Tas ir juridisks pienākums, tāpēc kopēšana tur ir likumīga. Tas attiecas tikai uz Angliju un tikai uz tiem dokumentiem un soļiem, ko pārbaude prasa.

Īss privātuma paziņojums

Pretendentiem datu vākšanas brīdī jāzina, ko un kāpēc jūs vācat. Mazam izīrētājam pietiek ar dažām rindām sludinājumā vai īsu ziņu pēc apskates:

Jūsu kontaktinformāciju izmantoju, lai noteiktu apskates laiku un sazinātos ar jums. Ja turpināsim, lūgšu ienākumu apliecinājumu un iepriekšējā izīrētāja kontaktu. Ja netiksiet izvēlēts, savus datus izdzēsīšu mēneša laikā pēc īpašuma izīrēšanas. Jebkurā brīdī varat pajautāt, kādas ziņas par jums glabāju, vai lūgt tās dzēst.

Pievienojiet savu vārdu un kontaktinformāciju un norādiet datu aizsardzības uzraudzības iestādi kā vietu, kur iesniegt sūdzību. Apvienotajā Karalistē ICO tīmekļa vietnē pārbaudiet, vai jums jāmaksā datu aizsardzības nodeva.

Droša glabāšana

  • Glabājiet visu vienuviet, nevis izkaisītu pa tālruni, diviem e-pasta kontiem un virtuves atvilktni.
  • Izmantojiet drošu paroli un divfaktoru pieteikšanos e-pastam un mākoņkrātuvei.
  • Papīra kopijas turiet aizslēgtas un pēc lietošanas sasmalciniet.
  • Nepārsūtiet pretendentu dokumentus nevienam, kam tie nav vajadzīgi.

Kad esat izvēlējies, LeasingTrack var palīdzēt uzturēt kārtību: jūs uzaicināt jauno īrnieku pa e-pastu, un viņš redz tikai savu īres līgumu – nevis jūsu citus īpašumus vai citus pretendentus.

Dzēšana, kad dati vairs nav vajadzīgi

Noraidītie pretendenti. Kad īpašums ir izīrēts un jaunais īres līgums parakstīts, jums vairs nav iemesla glabāt citu pretendentu algas lapas vai atsauksmes. DPC norāda, ka šie dati jāiznīcina droši. VDAR nenosaka konkrētu dienu skaitu; dažas nedēļas pēc parakstīšanas ir saprātīgs un argumentējams ieradums. Dzēsiet arī e-pastus un pielikumus un pārbaudiet lejupielāžu mapi.

Izvēlētais īrnieks. Glabājiet līgumu un maksājumu uzskaiti visu īres laiku un tik ilgi, cik tie var būt vajadzīgi nodokļu vai tiesisku prasību vajadzībām pēc tam. Šie termiņi atšķiras pa valstīm (piemēram, Ungārijā vispārējais civilprasību noilguma termiņš ir pieci gadi). Pieteikuma posmā iesniegtās algas lapas un bankas izraksti savu uzdevumu ir izpildījuši, tiklīdz līgums parakstīts, tāpēc parasti tos var dzēst jau tad.

Īsumā

  1. Apskate: vārds, uzvārds un kontaktinformācija.
  2. Nopietns pretendents: ienākumu apliecinājums un iepriekšējā izīrētāja atsauksme.
  3. Parakstīšana: tas, ko prasa līgums un likums.
  4. Nekad: veselība, reliģija, seksuālā orientācija, sociālie tīkli un daudzās valstīs – sodāmība.
  5. Personas apliecību apskatiet, nekopējiet, ja vien likums, piemēram, Anglijas Right to Rent, to neprasa.
  6. Pastāstiet cilvēkiem, ko darāt, glabājiet datus droši un dzēsiet tos, kas vairs nav vajadzīgi.

Šis ir vispārīgs ceļvedis, nevis juridisks padoms. Ja jūsu situācija ir neparasta, vērsieties datu aizsardzības uzraudzības iestādē vai pie jurista.