Sok határozott idejű bérleti szerződés késő ősszel jár le, így sok kisbérbeadónál most jön a következő lépés: új bérlőt kell találni. Feladod a hirdetést, jönnek a megkeresések, és hamar ott egy mappa tele mások életével: bérpapírok, bankszámlakivonatok, igazolványfotók, üzenetek a gyerekekről és a munkahelyről.

Ennek nagy része soha nem kellett. A GDPR akkor is vonatkozik rád, ha egyetlen lakást adsz ki: aki a jelentkezőktől személyes adatot gyűjt, az ezek adatkezelője. Ez azt jelenti, hogy csak annyit kérsz, amennyi egy világos célhoz kell, biztonságban tartod, és törlöd, amikor a cél megszűnt. A jó hír: ha jól csinálod, kevesebb papírral jár, nem többel.

Az alábbi útmutató szakaszonként halad. Az uniós GDPR-ra épül, a kitekintések az Egyesült Királyságra és Írországra vonatkoznak. A nemzeti szabályok eltérhetnek, ezért a bizonytalan eseteket érdemes az adatvédelmi hatósággal vagy ügyvéddel megbeszélni.

1. Első megkeresés és lakásmegtekintés

Ebben a szakaszban még beszélgetsz az emberekkel, nem választasz közülük. Annyi kell, hogy vissza tudj nekik írni, és tudd, ki érkezik a lakáshoz.

Amit kérhetsz: név, telefonszám vagy e-mail-cím, esetleg hogy mikortól költözne, és hányan laknának a lakásban.

Amit még ne: igazolványmásolat, bankszámlakivonat, bérpapír, munkáltató adatai, személyi szám vagy adóazonosító jel.

Az ír adatvédelmi hatóság (DPC) külön útmutatót adott ki arról, mit kérhet a bérbeadó a leendő bérlőktől. Azt írja, hogy a bérbeadók gyakran sok jelentkezőtől gyűjtenek rengeteg adatot, holott ezek túlnyomó többségéből soha nem lesz bérlő. Álláspontja szerint részletes adatokra általában csak akkor van szükség, amikor már kiválasztottad, kinek ajánlod a lakást. Már 2014-ben megállapította, hogy a megtekintéskor nincs alap bankszámla-adatok, ír személyi azonosító (PPS-szám) vagy közüzemi számlák gyűjtésére, és azt is kimondta, hogy a szerződéskötés előtt ne kérjenek fényképet és PPS-számot (Irish Times). Ez ír útmutató, de az alapelv, az adattakarékosság, a GDPR-ban mindenhol ugyanaz.

2. Komoly jelentkező

Ha valaki megnézte a lakást, kéri, és te is komolyan fontolgatod, két dolgot ésszerűen ellenőrizhetsz: ki tudja-e fizetni a bérleti díjat, és hogyan alakult az előző bérlete.

  • Fizetőképesség. A DPC szerint ésszerű olyan iratot kérni, amely igazolja, hogy a jelentkező tudja fizetni a díjat. Ez lehet egy friss bérpapír, munkáltatói igazolás, vállalkozónál friss adóigazolás vagy bevallás. Ha bankszámlakivonatot kérsz, nem kell minden tétel: a DPC szerint elég volt egy olyan kivonat, amelyen az egyenleg látszik, a tranzakciók részletei pedig nem. Szólj, hogy nyugodtan kitakarhatja, amire nincs szükséged.
  • Előző bérbeadó referenciája. Egy rövid telefon vagy e-mail az előző bérbeadónak, a jelentkező tudtával, általában a leghasznosabb ellenőrzés. Kérdezd meg, rendben fizetett-e, milyen állapotban adta vissza a lakást, és kiadná-e neki újra. Az elérhetőséget a jelentkezőtől kérd, ne te nyomozd ki.

Ami sok bérbeadót meglep: a hozzájárulás itt általában nem megfelelő jogalap. A DPC figyelmeztet, hogy a bérbeadó és a lakást kereső ember közötti erőviszonyok miatt a hozzájárulás aligha önkéntes. Ezek az ellenőrzések jellemzően a szerződéskötést megelőző lépésekre vagy a jogos érdekedre épülnek, és éppen ezért kell arányosnak maradniuk.

Néhány országban megszokott, hogy a bérlő maga hoz egy szabványos iratot, például hitelinformációs kivonatot. Hogy ez nálad szokás-e és kérhető-e, az helyi gyakorlattól függ.

3. Szerződéskötés

Most annyi adat kell, hogy a feleket egyértelműen azonosítsd, és a bérletet kezelni tudd:

  • minden nagykorú bérlő teljes neve és jelenlegi lakcíme,
  • a szerződésben szokásos azonosító adatok (Magyarországon jellemzően a születési hely és idő, valamint az anyja neve),
  • elérhetőségek,
  • a bankszámla, amelyről a díj érkezik, ha ez segít a befizetések azonosításában,
  • vészhelyzeti kapcsolattartó, ha a bérlő szeretne megadni.

Amit jogszabály ír elő (például adózási vagy nyilvántartási kötelezettség az adott országban), azt is ilyenkor kérheted, mert akkor a jogalap a jogi kötelezettség.

Amihez egyik szakaszban se nyúlj

  • Egészség, vallás, etnikai származás, politikai nézet, szexuális irányultság. Ezek a GDPR 9. cikke szerinti különleges adatok, és sok országban a bérlőválasztásnál feltett ilyen kérdés hátrányos megkülönböztetésnek is minősülhet.
  • Közösségi média. Ha végigpörgeted a jelentkező profiljait, olyan adatokat gyűjtesz, amelyekre nincs szükséged, és pont a fenti, különleges adatokba futsz bele. Hagyd ki.
  • Bűnügyi múlt. A GDPR 10. cikke szerint büntetőjogi felelősség megállapítására vonatkozó adatot csak hatósági felügyelet alatt vagy akkor lehet kezelni, ha azt jogszabály kifejezetten megengedi. Sok országban, így tudomásunk szerint Magyarországon sem ad ilyen felhatalmazást jogszabály a magánbérbeadónak, ezért erkölcsi bizonyítványt csak akkor kérj, ha meggyőződtél róla, hogy a te országod joga ezt lehetővé teszi.

Nézd meg, de ne másold le: a személyi igazolvány

Szerződéskötéskor érthető, hogy látni szeretnéd a személyit, hogy a veled szemben ülő ember valóban az, aki a szerződésben szerepel. Nézd meg, vesd össze az adatokat a szerződéssel, és add vissza. Ne fénymásold, ne fotózd le.

Ez a NAIH általános álláspontjából következik. Az okmánymásolatok készítéséről szóló állásfoglalásában (NAIH/2018/3654) kimondja, hogy a személyazonosság igazolására a fényképes igazolvány bemutatása a megfelelő mód, a másolat nem bizonyítja, hogy érvényes okmányról készült, a másolatok kezelése pedig ellentétes a célhoz kötöttség és az adattakarékosság elvével. A NAIH szerint külön törvényi felhatalmazás nélkül az okmánymásolás akkor is jogsértő, ha az érintett hozzájárul, és ilyen gyakorlat miatt már bírságolt is. Magánbérbeadókról a NAIH külön nem foglalt állást, ez tehát a mi következtetésünk, de nehéz lenne indokolni, miért ítélne meg egy bérbeadót másként, mint egy bankot vagy egy munkáltatót.

A brit kivétel. Angliában a bérbeadónak kötelező a Right to Rent ellenőrzés, és a dokumentumok másolatát (vagy az online ellenőrzés eredményét) a bérlet idejére és utána legalább egy évig meg kell őriznie. Ott ez jogi kötelezettség, tehát a másolás jogszerű, de csak Angliában, és csak az ellenőrzéshez szükséges iratokra.

Rövid adatkezelési tájékoztató

A jelentkezőnek az adatgyűjtéskor tudnia kell, mit kérsz és miért. Kisbérbeadónál elég néhány sor a hirdetésben vagy egy rövid üzenet a megtekintés után:

Az elérhetőségedet a megtekintés egyeztetésére és a visszajelzésre használom. Ha továbblépünk, jövedelemigazolást és az előző bérbeadód elérhetőségét kérem. Ha nem téged választalak, a lakás kiadását követő egy hónapon belül törlöm az adataidat. Bármikor megkérdezheted, mit tárolok rólad, vagy kérheted a törlést.

Írd mellé a neved és elérhetőséged, és jelezd, hogy panasszal a NAIH-hoz lehet fordulni.

Biztonságos tárolás

  • Tarts mindent egy helyen, ne szétszórva a telefonodon, két postafiókban és a fiókban.
  • Az e-mailhez és a felhőtárhelyhez használj erős jelszót és kétlépcsős azonosítást.
  • A papírokat zárd el, a végén pedig iratmegsemmisítővel semmisítsd meg.
  • Ne továbbítsd a jelentkezők iratait senkinek, akinek nincs rá szüksége.

Ha megvan a kiválasztott bérlő, a LeasingTrack segíthet rendben tartani a dolgokat: e-mailben meghívod, és ő csak a saját bérleti szerződését látja, a többi ingatlanodat és a többi jelentkezőt nem.

Törlés, amikor már nincs rá szükség

Akiket nem választottál. Ha a lakás kiadva, a szerződés aláírva, nincs okod megtartani a többiek bérpapírjait és referenciáit. A DPC szerint ezeket biztonságosan meg kell semmisíteni. A GDPR nem ír elő konkrét határidőt; néhány héttel a szerződéskötés után törölni ésszerű, jól védhető szokás. A leveleket és a mellékleteket is töröld, és nézz bele a letöltések mappába is.

A kiválasztott bérlő. A szerződést és a befizetések nyilvántartását a bérlet alatt, és utána addig őrizd, amíg adózási vagy jogi igény miatt szükség lehet rá. Ez országonként eltér; Magyarországon például a polgári jogi igények általános elévülési ideje öt év. A jelentkezéskor kapott bérpapírok és kivonatok a szerződéskötéssel betöltötték a céljukat, ezeket általában ekkor törölheted.

Röviden

  1. Megtekintés: név és elérhetőség.
  2. Komoly jelentkező: jövedelemigazolás és az előző bérbeadó referenciája.
  3. Szerződéskötés: amit a szerződés és a jogszabály megkövetel.
  4. Soha: egészség, vallás, szexuális irányultság, közösségi média, és sok országban a bűnügyi múlt.
  5. A személyit nézd meg, ne másold le, hacsak törvény (mint az angol Right to Rent) elő nem írja.
  6. Tájékoztass, tárold biztonságban, és töröld, ami már nem kell.

Ez általános tájékoztató, nem jogi tanácsadás. Ha a helyzeted szokatlan, kérdezd meg a NAIH-t vagy egy ügyvédet.